強化疾控檔案交接工作

嚴潔

疾病預防控制中心（CDC）的檔案是疾控工作者在為防止疾病傳播流行、增進人民身心健康的科學和技術活動中長期積累的歷史記錄，對于開展疫情的預測預報、流行病學分析、保障公共衛生安全具有重要意義。在市、縣、區三級疾控機構中檔案人員多為兼職，且更換頻繁。筆者在工作中發現，不少單位疾控檔案處于數不清、情況不明、管理脫節的狀態。

1 疾控檔案交接工作現狀

1.1 未進行規范整理。前任檔案員對所管理的各類檔案資料沒有規范整理就整包整捆移交，造成檔案數量不清，不齊全不完整。疾控機構在日常活動中形成的檔案，主要是對其所轄區內或對被劃定為本中心管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監測服務中所形成的材料。疾病控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律來自長期的大量的日常性監測材料的積累。這些常規性監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更是在若干年以后，對疫情流行規律作出分析。因整理時間無規律、不固定，整理方法復雜，材料收集有難度，往往不能及時歸檔，甚至很重要的檔案，如監測記錄、控制結果、疫情處理報告等材料不能及時歸檔整理，有用時著急找不到，即使能找到也既費工又費時。如此一來，該整理的檔案沒整理或整理不規范，離崗交接時便著了急，要么交一捆，要么交一包。當追問原因時，把責任推卸給前任或前任的前任。這種交“包袱”作風一代傳一代，把許多寶貴的檔案材料蒙在紙堆里。造成工作越積越多，難度越來越大，面對幾代人沒有整理的檔案資料無從下手。前人不管，后人遭難！即使重新整理也很難保證內容的系統性和完整性。若碰到不明情況或馬虎粗心的，也許會把保留多年有價值的材料當作多余的廢物處理掉，造成檔案的損失。

1.2 交接時不規范。因前任交代不明，致使后任家底不清，造成管理不便、利用困難。交接過程中，許多人僅僅帶接管人員走馬觀花地看看，檔案室的有關柜架和檔案資料，只簡單地介紹一番，就把鑰匙交了；有的連簡單的介紹也沒有，把交檔案當作交鑰匙；還有的前任該走走了，后任找其要鑰匙都找不到人，更別說交接了。這都使后任對檔案室里到底有幾類檔案，每一類檔案有多少數量、案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、分類目錄等檢索工具其數量、狀況、存放何處等摸不清底細，造成管理混亂、利用困難。

1.3 責任難以劃分。《檔案法》明確規定：“對損毀、丟失國有檔案的，對直接負責的主管人員或責任人依法給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。”在檔案交接過程中，交接手續不認真、沒有交接，出了問題是誰的責任？扯不清、道不明，一本糊涂賬。我們從事檔案工作應從基礎做起，確保檔案材料的齊全、完整、分類科學、管理規范，采取必要的措施和手段保證交接工作不被弱化，不走過場。

2 做好疾控檔案交接工作的建議

2.1 態度要端正。首先，交接雙方要杜絕“甩包袱”“撂桃子”的思想，防止馬虎和依賴思想。其次，雙方在交接過程中要緊密合作，交方做到知無不言，言無不盡，接方做到謹慎、細致，有疑必問有漏必查，有缺必補，不接糊涂賬，不接爛攤子。最后，不能把交接工作看作是交物交鑰匙，完整的交接應該包括工作經驗、工作方法乃至責任心、事業心的傳、幫、帶。

2.2 監管要到位。單位領導要重視，不能只抓安排不抓落實，只管布置不問結果。不能對檔案員一換了事，要考慮主管領導的抓落實情況。移交人、接收人、監交人落實到位，手續完備，交接記錄、交接清單一應俱全。要求檔案員對檔案該收回的收回，該補充的補充，對檔案資料登記臺賬、檢索工具的數量、狀況、存放地點一一列舉清楚，從而認真指導監督檔案工作人員的交接工作。

2.3 制度要落實。科學規范的管理依賴于建立完善的切實可行的管理制度。首先，建立完善的交接制度。規定檔案員在交接檔案時應干什么、怎么干。一個稱職的檔案員，不僅要把檔案收集齊全、分類科學、鑒定準確、立卷規范、管理科學、確保檔案安全，還要做好交接工作，保證檔案的連續性。其次，把交接工作納入檔案人員的崗位責任制，作為考核的依據。如果每一任檔案員，都嚴格落實崗位責任制，所管的檔案做到管理科學規范，交接檔案嚴格按制度辦事，認真交接，手續完備不再整包、整捆、整堆移交，這樣才能保證檔案完整交接，這樣的檔案員才能算是稱職的。最后，推行檔案人員目標考核，建立完善的獎懲機制。將檔案的日常管理和檔案交接工作明確列入相應的考核指標，與獎懲掛鉤。

（作者單位：開封市疾病預防控制中心 來稿日期：2014-06-15）