淺談基層社會保障檔案管理工作

褚洪濤

摘 要：社會保障體系建設(shè)是構(gòu)建社會主義和諧社會的一項(xiàng)重要內(nèi)容，健全的社會保障體系是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推進(jìn)器，也是社會穩(wěn)定和諧的安全網(wǎng)和減震器。我國社會保障工作正在向法制化、社會化、規(guī)范化、廣泛化方向發(fā)展。社會保障檔案管理工作，是社會保障工作的一個(gè)重要內(nèi)容，也必然需要進(jìn)行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：社會保障；檔案；管理

一、社會保障檔案的特點(diǎn)

（1）廣泛性。指的是參與社會保障的人員涉及廣泛。現(xiàn)在，養(yǎng)老、醫(yī)療保健等社會保障措施的主要對象是城鎮(zhèn)居民，隨著社會保障制度的改革，中國參與社會保障體制的人員將會逐步向農(nóng)村延伸，最終使整個(gè)社會的全體公民在辦理社會保障時(shí)都會形成社會保障檔案。

（2）動態(tài)性。指的是社會保障檔案是一個(gè)動態(tài)變化的檔案。社會保障檔案會隨著每個(gè)人工作單位的變動而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移；個(gè)人工資的增減也直接影響著其各種社會保障的繳費(fèi)情況發(fā)生響應(yīng)的變化；一些社會保險(xiǎn)項(xiàng)目，如醫(yī)療保險(xiǎn)、住房公積金等經(jīng)常會出現(xiàn)支用、給付等情況，這些變動都要在其社會保障檔案中形成相應(yīng)的更改記錄。

（3）人本性。指的是社會保障檔案辦理的對象是個(gè)體的人，人是社會保障檔案的最基本的形成單位，在參與社會保障后，都會對每個(gè)人建立各自的檔案，所以說，社會保障檔案即是個(gè)人參與社會保障原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益的重要證據(jù)。以人為本，人人參與，服務(wù)人人。

（4）規(guī)范性。指的是社會保障檔案是基于有關(guān)規(guī)范來辦理的。一是活動的規(guī)范，即各類社會保險(xiǎn)具有統(tǒng)一的處理程序、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；其次是材料的規(guī)范，即各類社會保險(xiǎn)都規(guī)定有標(biāo)準(zhǔn)的記錄卡，登記記錄和報(bào)告，不管什么單位的員工，都將形成一致性的相關(guān)材料。

二、社會保障檔案管理中存在的問題

在整個(gè)社保工作中，社會保障檔案具有非常重要的地位，它是實(shí)現(xiàn)社會保障信息交流與共享的保證，是人民維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑據(jù)，也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的必要條件。社會保障檔案管理應(yīng)與社保體制發(fā)展相適應(yīng)，并能促進(jìn)社保事業(yè)的發(fā)展。但是，我國的社會保障檔案管理工作中存在許多問題，這些問題影響了社保事業(yè)的健康發(fā)展。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）對社會保障檔案重視不夠。由于社會保障檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對社會保障檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況，在全國普遍存在，有些部門沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重。

（2）社會保障檔案多頭管理，管理機(jī)制沒有理順。社會保障檔案由于涉及的面比較廣泛，我國不同的類別社會保障檔案分別歸屬不同的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不同的檔案分屬不同的部門，各部門之間信息溝通困難，一個(gè)人的保險(xiǎn)資料分別保存在不同的機(jī)構(gòu)，且管理方法各異，沒有一個(gè)完整的檔案信息中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社會保障檔案信息。

（3）缺乏專業(yè)社會保障檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會保障檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各地在相繼制訂了一些社會保障檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，如有的地市制定了公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有，造成社會保障檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、加強(qiáng)社會保障檔案管理的建議

根據(jù)社會保障檔案的特點(diǎn)和社保工作的發(fā)展，改進(jìn)和完善我國的社會保障檔案工作，將是社保工作和檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，筆者認(rèn)為，當(dāng)前社會保障檔案工作可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行一些改進(jìn)：

（1）加強(qiáng)宣傳，加大投入。在全社加大社會保障檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保障檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會保障檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對社會保障檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社會保障檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實(shí)際問題，為建設(shè)和完善社會保障檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

（2）完善管理機(jī)制。理順社保工作管理機(jī)制，盡可能將社保的職能工作，集中在一個(gè)職能單位完成，即實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會保障工作的統(tǒng)一管理，推行一條龍式的服務(wù)模式，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)社會保障檔案的集中管理，充分體現(xiàn)社會保障檔案的人本性特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)社會保障檔案“記錄一生，服務(wù)一生”的管理目標(biāo)。

（3）加強(qiáng)制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。大力加強(qiáng)社會保障檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化建設(shè)，實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理。加強(qiáng)對社會保障檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社會保障檔案管理規(guī)范，努力促進(jìn)社會保障檔案信息資源的整合與共享，提高社會保障檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。

（4）大膽創(chuàng)新，開創(chuàng)新的管理模式。在以人為本的指導(dǎo)思想下，樹立檔案為人服務(wù)的新觀念，努力開創(chuàng)新的管理模式。如長春市社保局建立了退休人員檔案管理中心，解決了退休人員的養(yǎng)老金發(fā)放、社會保障檔案管理問題；南寧市推出了社會保障檔案托管服務(wù)。這些新的服務(wù)形式的開創(chuàng)，進(jìn)一步推動了社會保障工作社會化的進(jìn)程，使社會保障檔案的管理不再依賴于企業(yè)，使職工不再為企業(yè)的破產(chǎn)和自己的退休而擔(dān)心社會保障檔案的管理問題，同時(shí)也給社會保障檔案管理帶來了新的活力。在社會保障工作社會化的大背景下，數(shù)量龐大的社會保障檔案管理必然會成為社會保障部門的一項(xiàng)重要開支，單純由政府出資來建立的社會保障檔案信息中心已經(jīng)很困難，社保部門可以以公共產(chǎn)品理論為指導(dǎo)，積極探索新的形式，如采取政府相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，第三方出資建立的方式，建立社會保障檔案信息中心，實(shí)現(xiàn)社會檔案的保管、利用集中統(tǒng)一管理。

（5）加快社會保障檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)統(tǒng)一的社會保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)迫在眉睫。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，社保部門可以實(shí)現(xiàn)所有社保繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、保費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)支付，可以利用社會保障檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率；用戶可以通過社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社保號就可以查詢到自己的社保繳費(fèi)等情況，輕松完成繳費(fèi)、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過網(wǎng)絡(luò)，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進(jìn)行信息交互，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此，各地社會保障部門要重視社會保障檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社會保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]鐘聞，勞動就業(yè)和社會保障體系專業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，中國檔案，2005（8）.

[2]李春燕、丁建定，武漢市低保管理中存在的問題與改進(jìn)對策分析，長江論壇，2006（1）.

（作者單位：山東省鄆城縣人力資源和社會保障局，山東 鄆城 274700）