科研經費結算管理系統(tǒng)在財務管理中的應用

徐昆龍++馬福云++饒志堅++戴瑤

【摘 要】 隨著高校科研經費來源渠道的多元化和科研經費總量的急劇增加，科研經費管理工作量隨之增加，如何有效利用財務信息化管理手段加強科研經費管理是高校面臨的新課題。文章探討了學校財務結算系統(tǒng)與各類科研經費預算科目以及結算報表之間如何實現(xiàn)項目經費支出自動歸結和匹配于各類報表，從而實現(xiàn)科研經費的實時動態(tài)管理。

【關鍵詞】 科研經費； 財務信息化； 結算管理系統(tǒng)

中圖分類號：F232；G475 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）24-0115-02

一、高校科研經費管理現(xiàn)狀

高校科研經費主要來源于兩個渠道，一是來自教育、科技等部門的財政性撥款和高校內部預算安排撥付的經費，經費來源性質屬于中央或地方財政資金，俗稱縱向科研經費；二是來自企業(yè)、公司、集團等，經費來源性質屬于社會資金的技術開發(fā)、技術協(xié)作、技術支持、培訓咨詢、科技成果轉讓等社會性質投入科研經費，也稱橫向科研經費。目前，高校科研項目的管理大多采用項目主持人負責制。項目在申報階段由項目主持人根據(jù)申報項目要求提出經費預算，經專家評審通過后，項目主管單位正式下達項目經費預算，學校在接到縱向和橫向科研經費后，依據(jù)各類經費的管理辦法設置經費代碼后單獨立項管理。項目主持人對所承擔項目的經費使用和管理負責，科技處、財務處行使對項目經費的審批、監(jiān)督和核算等工作。由于科研經費研究周期大多為1—5年，時間跨度長、類型多（如973、863、國家支撐計劃、國家基金、省基金、教育廳項目和橫向項目等），同時各類項目的經費管理辦法、預算科目、結算報表以及事中、事后檢查的要求不盡相同，大多數(shù)項目主持人和課題組成員缺乏財務知識以及對各類經費的管理辦法重視不夠，預算編制時很少全面、系統(tǒng)地考慮經費使用的時效性、合理性和特殊性，也不請財務部門參與，使得項目經費預算的準確性不高，偏差較大，失去了預算應有的嚴密性和嚴肅性，往往預算與結算存在一定差異，在經費列支中出現(xiàn)隨意性和違規(guī)性，不能嚴格執(zhí)行預算。一旦項目面臨中期檢查、結題和財務審計時，項目主持人往往面對項目經費支出明細賬不知如何填報財務報表、經費支出如何歸類（科目）。決算報表與財務部門實際核算賬目不一致，課題經費的預（決）算科目和會計核算科目不一致，導致課題不能順利結題驗收，財務管理部門也疲于應付科研經費查賬、復印財務發(fā)票和憑證、調賬、審核結算報表真實性等工作。

對于缺乏財務知識的科研人員來說，根據(jù)會計核算明細賬來準確填報課題結算報表不是件容易的事，會計分錄對于大部分科技人員來講有難度，而且需要花費大量的時間和精力，使課題組成員不能安心從事科研工作。作為財務管理部門，也希望能夠幫助每一課題組來完成財務報表，但隨著課題數(shù)量和經費總量的不斷增加，財務管理部門力不從心。為了有效解決科研經費財務結算報表填制和跟蹤預算科目經費使用進度等問題，結合縱向和橫向科研項目的不同特點和管理要求，根據(jù)國家和學校關于科研經費管理的相關規(guī)定，云南農業(yè)大學財務處于2010年在原有的經費指標查詢系統(tǒng)的基礎上開發(fā)了科研經費結算管理系統(tǒng)①，提高了科研經費的管理效率。

二、高校科研經費結算管理系統(tǒng)的開發(fā)應用

科研經費結算管理系統(tǒng)的設計核心在于學校財務結算系統(tǒng)與各類科研經費預算科目以及財務結算報表之間實現(xiàn)項目支出經費的財務數(shù)據(jù)能自動歸結和匹配于各類報表，會計科目合理地歸集到科研經費預（決）算科目中，從而實現(xiàn)科研經費預算科目使用的實時跟蹤和填報各類報表。云南農業(yè)大學科研經費結算系統(tǒng)會計科目歸集對應規(guī)則如表1所示。

從表1可以看出，設備購置費、差旅費、會議費、勞務費和咨詢費等可以直接從會計科目中提取數(shù)據(jù)，而燃料動力費、出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費和管理費等無法直接從會計科目中提取，可以結合預算提取數(shù)據(jù)，生成結算報表后，再根據(jù)課題明細賬支出摘要加以微調。由于各類科研經費結算報表格式、科目等存在差異，因此，可以在系統(tǒng)開發(fā)時設計不同類型（如973、863、國家支撐計劃、國家基金、省基金和教育廳項目等）的經費結算報表格式供課題負責人選擇使用。

三、云南農業(yè)大學科研經費決算管理系統(tǒng)的應用

云南農業(yè)大學科研經費結算管理系統(tǒng)支持從學校賬務系統(tǒng)中根據(jù)提取規(guī)則自動提取相關科目的支出明細及匯總數(shù)據(jù)，自動填寫Word或Excel格式的報表文件，可直接將支出的憑證明細數(shù)據(jù)導出至Excel，實現(xiàn)科研項目經費結算報表的自動生成。該系統(tǒng)操作界面友好，人機互動性強，支持自定義報表格式和取數(shù)公式，支持跨年度數(shù)據(jù)匯總，可實時查詢科研經費預算科目支出情況和匯總決算報表，具有科研經費預算管理功能（馬福云、徐昆龍等，2008）。系統(tǒng)應用時課題負責人首先登錄云南農業(yè)大學財務處門戶網(wǎng)站，錄入自己的登錄編號和密碼并登錄系統(tǒng)，完成系統(tǒng)身份備案，同時可在界面上看到自己所承擔的所有項目經費的代碼和課題名稱，選擇需要的課題以及課題所屬類型，如973項目、國家自然科學基金、國家支撐項目、國家公益行業(yè)計劃項目和省基金項目等，按照項目立項批準的預算錄入經費預算明細表，完成項目預算經費的初始化數(shù)據(jù)。

在項目執(zhí)行過程中，如果需要查詢預算明細科目經費的使用進度和填報財務結算報表時，可點擊“生成決算報表”，系統(tǒng)就可以根據(jù)預先設定的會計科目和課題預（決）算科目的對應關系，到學校賬務系統(tǒng)中提取相應數(shù)據(jù)并生成各類項目結算報表，在生成課題經費支出結算報表的同時還可生成各類支出（如材料費、差旅費、勞務費、燃料動力費等）對應的明細表供統(tǒng)計查詢使用，也可導出各類支出憑證明細數(shù)據(jù)至Excel表或打印各類支出明細。三年的應用結果表明，該系統(tǒng)具有兩大優(yōu)點：一是課題主持人可以通過互聯(lián)網(wǎng)實時自動生成的科研經費結（決）算報表，實時跟蹤課題經費預算科目執(zhí)行情況，以便及時調整經費支出科目，從源頭上控制經費使用與預算不一致的問題；二是課題主持人只需要花幾分鐘就可以完成幾萬元到幾千萬元不等的各類科研項目經費的財務結（決）算報表的填制、明細導出和打印，系統(tǒng)按照項目類型結算報表要求對支出經費歸類準確，與財務賬一一對應，減少了財務管理部門對各類科研經費財務報表蓋章時的核實工作，節(jié)省了大量的人力和財務審核時間，提高了財務管理水平和效率，深得廣大科研工作者的歡迎。

總之，加強高校科研經費信息化管理是財務管理的發(fā)展方向，有利于對科研經費進行實時監(jiān)督，提高科研資金使用效益，降低財務管理人員勞動強度，為科研管理部門和項目主持人提供及時、完整和準確的財務信息，實現(xiàn)項目進度管理與經費預算管理協(xié)調一致。

【參考文獻】

[1] 教育部.關于進一步加強高校科研項目管理的意見[S].教技[2012]14號.

[2] 馬福云，徐昆龍，等.搭建高校財務管理信息化平臺提升服務水平[J].會計之友，2008（3下）：19-21.endprint