論電子檔案管理中的安全性

黃念

【摘 要】隨著電子技術的更新和網絡的快速發展，電子檔案也隨之悄然發展，如何加強對電子檔案的安全管理已成為一個十分重要的課題。文章結合工作實踐，分析了電子檔案在存儲、使用和維護過程中可能產生的安全問題，并提出相應的改進措施。

【關鍵詞】電子檔案；安全性

隨著電子技術的更新和網絡的快速發展，越來越多的機關、企事業單位大力開發OA軟件、推廣無紙化辦公。文件通過電子技術在加速處理，紙質載體這一形式正逐漸被計算機代碼所取代，并在日常文書、檔案管理工作中占據越來越重的地位，發揮著不可替代的作用。在我國電子文件可解釋為“適合于數字計算機操作、傳遞和處理的文件“；電子檔案定義為“具有保存價值的已歸檔的電子文件”，兩者的出現和使用，提高了檔案的利用效率，減輕了從業人員的勞動強度，是檔案發展的必然趨勢。

我國的文獻檔案歷史由來已久，對于傳統載體的檔案，早已摸索出一套保護檔案安全、維護檔案真實的方法和技術。上世紀90年代起，電子技術的發展，檔案數字化的出現，對電子檔案的安全保障提出了新的要求，加之電子檔案與生俱來的特點決定了它在安全管理上的特性，傳統的保障方法不再適用于電子檔案管理。作為檔案從業人員，應不斷探求和摸索確保電子檔案安全的方法。

一、建立健全電子檔案管理制度

制度的空白，極易導致使用不規范、責任分解不到位，由此迫切需要建立一套適合本單位的切實可行的電子檔案保障制度，來規范網絡層、系統層、用戶層和管理層、員工層的操作使用流程，并嚴格執行，落實到位。制度是一切管理之根基，“人”是在管理工作是最不易受到約束的一環，每個人都具有個自的性格特點、思維模式、處事風格，如果缺乏制度約束，勢必造成辦事流程不規范，制度的關鍵就是在于對“人”的管理。

二、注重加強專業人員隊伍建設

注重加強檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意隊伍職業素質的再教育培養。電子檔案事業的發展壯大，從業人員不光要求具備檔案方面的專業知識，熟悉檔案工作的各個環節，還需努力掌握科學管理的原則和方法，有較強的計算機運用能力，能適應電子技術發展帶來的新挑戰，從而提高工作效率，提高檔案質量。

三、保障電子檔案環境安全

電子檔案的環境包括存放環境及電子檔案所依賴的計算機設備的硬件環境和軟件環境。

（一）建立適合磁盤光盤等介質的保存環境，保證電子檔案載體的安全

確保適合存儲介質存放的溫度、濕度并定期進行空氣凈化；將電子檔案避光保存，避免陽光直射，而使得介質彎曲、變形；電子檔案應采用密封保存的形式，盡量減少灰塵的侵蝕；防蟲害、防外力碰撞、防化學試劑腐蝕；避開磁場、電力等特殊場所等。

（二）使用帶有防御功能的硬件設備

計算機設備是電子檔案所必須依賴的載體，隨著各種情報竊取、“黑客”入侵、病毒出現，提高設備安全性，設置多重“防火墻”、及時查補安全漏洞，更新系統、安裝殺毒軟件等措施能有效阻止“黑客”及病毒的入侵。保存高密級檔案的計算機，應切斷與外部互聯網的物理連接，從而達到有效的防控。

（三）采用安全級別高的專業檔案管理軟件

電子檔案的管理軟件，一方面能有效管理檔案，另一方面防止無權限者操作系統和信息資源，加之采用身份驗證和文檔加密等手段，進一步確保檔案安全，防止非法用戶截獲機密文檔，以真正確保電子文件的完整和安全。

四、規范電子檔案的使用

電子文件要做到及時歸檔，及時備份。網絡和計算機等硬件設備出現故障將造成非常大的危害，這就要求及時將信息備份。電子文件形成電子檔案后，應做到至少備制三份，一份用來保存、一份查閱，一份異地保存，以防止突發情況造成的不可挽回的損失。

依據電子檔案的機密級別，授予訪問者不同的權限，從而進行有效管理。對于內容不是完全公開的電子檔案，不宜用副本方式提供使用；對于副本的提供，必須在有效的監控下進行。

五、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

因電子檔案的原始性、真實性、完整性等特性，紙質檔案相較于電子檔案仍具有它的優勢，在一段時間內，仍將與電子檔案互補并存，“雙套制”不失為一種理想選擇。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔，它的管理特點是避免兩種載體的不足，充分發揮各自在檔案管理上的優勢，既具有紙質文件的完整性、原始性，又有電子文件的方便快捷，將安全與便捷共存，有在效提升使用效率的同事，確實檔案的信息安全。

隨著科技技術及互聯網的快速發展，電子檔案安全管理方面將面臨越來越多的新課題，需要我們從者業不斷提高專業素質，不斷更新專業技能來適應新時代的檔案管理要求。

參考文獻

[1] 王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].北京：清華大學出版社，2006.

[2] 薛四新，楊艷，黃存勛.現代檔案管理基礎[M].北京：機械工業出版社，2006.endprint