公文作者與公文讀者關系解讀

曹 紅

公文作者與讀者都是特定的

1.公文作者具有專任性

公文以“傳達貫徹黨和國家的方針、政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況”為基本職能，這一職能決定了公文必須由專人制作和發布，即公文作者必須是法定作者（指依法成立并能以自己名義行使權力或承擔義務的組織及其領導人）,包括黨政機關、企事業單位和人民團體等，除此之外的其他組織和個人都不得擅自制發公文。

2.公文讀者具有特定性

公文讀者（即行文對象）也是特定的，一般分為兩類：主送機關和抄送機關。主送機關指的是公文的主要受理機關，抄送機關是除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關。一份公文的讀者是誰，從起草時就已有明確的指向：下級機關、上級機關、平級或不相隸屬機關以及社會大眾。公文寫作這種讀者的指向性是由公文的工具性功能所決定的，是其他文體所不具備的。

3.公文的實際讀者遠大于收文機關的范圍

公文的基本運轉流程是從機關到機關。任何一個機關既是公文作者（發文機關），也是公文讀者（收文機關）。除此之外，社會大眾也是公文的重要讀者。當今社會，各個機關、單位的公務信息都可以通過媒體、網絡等多渠道獲知，這使得公務信息由封閉性運轉（即公對公）變為開放性傳播。社會大眾不僅是公文的閱讀者以及部分內容的執行者，還是公文質量和執行效果的監督者。公文內容的影響力隨著傳播范圍的擴大而增大，對發文機關的形象也有不同于以往的影響。

因而，公文作者與讀者之間的關系發生了變化，由重視擬寫變為既重寫，更重讀和用。要考慮讀者的理解和感受，不能只從起草者的角度寫自己想寫的、想說的，而是要換位思考，讓讀者能夠在理解的基礎上，接受并執行公文的內容，充分發揮公文的特定效力。

公文的直接功用性要求起草公文應當換位思考

1.公文寫作活動具有直接功用性

公文作為黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的重要工具，服務于黨和國家的管理活動、體現黨和國家的意志。正是基于這一基本屬性，使得公文帶有極強的功用性。這種功用性被表達得直截了當：下行文要求行文對象貫徹執行、令行禁止；上行文要求行文對象了解下情、作出指示；平行文要求行文對象互通信息、商洽合作；廣行文要求行文對象周知遵守。

由于公文的閱讀對象是明確的，公文作者要求該范圍內的所有讀者要準確領會行文意圖，不得產生歧義，追求的是公文的直接效用。所以，公文只有在作者與讀者對公文目的、意圖的認識達成一致之后才能充分發揮其效用。

2.公文讀者的閱讀活動具有特定功用性

對于文學作品，讀者的閱讀活動帶有欣賞性和創造性，個體領悟能力不同，對作品內涵的解讀以及從中獲得的審美感悟也各不相同，作者不會也不能要求讀者對作品得出與他或其他讀者一致的認識。而公文讀者在閱讀公文后，不僅要知曉其內容，還要根據公文要求采取相應的行動：或遵守或執行或回復等。如果公文讀者對公文內容的認知與公文作者的行文意圖高度一致，則公文的執行效果和處理質量都會非常高。反之，則會引起公文讀者在理解和執行上的偏差，使公文無法真正發揮其特定效用。

因此，公文作者在寫作過程中要換位思考，有意識地將讀者的理解能力、接受心理等因素納入寫作思維活動當中，從而促使自己準確定位公文主題，提出切實要求，合理安排材料，運用恰當表達方式，在傳達與接受之間找到平衡點。

2013年12月在北京舉行的中央城鎮化工作會議中提出城市化戰略格局，其中一項工作任務是提高城鎮建設水平：“要體現尊重自然、順應自然、天人合一的理念，依托現有山水脈絡等獨特風光，讓城市融入大自然，讓居民望得見山、看得見水、記得住鄉愁”。這一段帶有藝術化的文字將城鎮建設水平的具體標準表述得栩栩如生，一改公文原有的呆板枯燥的形象，讀者容易理解，便于執行到位。

精心擬制標題，引導讀者思路與行文目的達成一致

一份高質量的公文既能清楚準確地表達發文機關的行文意圖和要求，又能使行文對象對公文的內容透徹領會和執行。因此，起草公文先要明確主旨，用標題引導讀者思路，一環扣一環，層層推進，最終得出與行文目的一致的認識。

1.公文標題事由部分要能一錘定音，讓讀者明了行文意圖

公文標題要用一句話概括該文的核心內容，擬寫標題的關鍵在事由部分。“事由”應當起到畫龍點睛的作用，讓讀者一看標題就能明了該文的主旨。比如某份公文的標題經過兩次修改：《關于安全檢查的通知》——《關于開展安全大檢查的通知》——《關于開展安全生產大檢查，嚴防惡性事故發生的通知》，之前的標題平直呆板，缺少目的；改后的標題顯得頗有氣勢、針對性強、目的明確、主旨突出，便于公文讀者理解、貫徹。

2.正文中一級小標題應當顯示段旨，引領讀者思路

正文如果內容多、篇幅長，應分層闡述主旨，其表現形式就是用序號加上小標題。這些小標題既分解了公文的主旨，同時又能表明公文作者對該項工作的結論，從而喚起讀者注意，引領讀者順著作者思路去接受該文的傾向性結論。比如某省住建廳在向上級匯報工作的報告中，使用的小標題如下：

一、推進城鎮化

二、城市（縣城）垃圾、污水處理

三、保障性安居工程建設情況

四、建議

作為一篇主動向上級機關匯報工作的報告，上述四個一級小標題僅僅說明了匯報的工作內容，卻不夠準確凝練，未能表明工作成果，即工作完成得好壞。作為上級領導，這樣的小標題不能使它得到任何引導性，還要花較多時間閱讀每個一級標題下的具體內容，然后自己歸納結論，作出評判。對于公文作者來講，工作會陷入被動，本來是做出了成績的，但錦衣夜行，未能明確展示出來；對于公文讀者來說，閱讀這樣的長篇報告花費了很多時間，而得出的結論未必與公文作者的初衷相吻合。基于以上問題，可以將該報告的一級小標題作出如下修改：

一、貫徹中央文件，加快推進了城鎮化的建設進度

二、多數市縣超額完成了垃圾、污水處理考核指標

三、保障性安居工程建設各項指標繼續走在全國前列

四、關于上述工作的幾點建議

經過修改，每個一級標題的傾向性非常明顯，在這樣的標題引導下，上級機關才會得出公文作者希望給上級留下的好印象并認可這些結論。

閱讀心理的差異性對公文內容和表達方式的要求不同

公文讀者雖然具有明確指向性，但行文方向不同，其讀者的閱讀心理也有差異。

1.簡——向上請示要求說理精準、請求適度，篇幅短小

請示內容的重點在于請示理由的說明和請示要求的尺度上。公文作者在多數情況下唯恐理由說得不夠充足，缺少說服力，要求難以獲得上級批準；要求盡量提得高出實際需求一倍以上，預留出被上級打折、降低的空間。這樣的請示反而容易招致上級機關的反感，效果適得其反，達不到請示目的。作為下級機關，其上級機關只有一到兩個；但上級機關要面對的是十幾個甚至幾十個下級機關，工作繁忙，閱文時間有限，希望“開短會、說短話、閱短文”，處理公文往往帶有求簡心理。因此，好的請示應順應上級這種心理，在說明理由時可強調形勢上的必要性和時間上的迫切性，在提出要求時可遵循尺度上的合理性和操作上的可行性原則。合情合理，篇幅不長。同時，用語謙恭，諸如“擬”“宜”“可否”“請”之類的詞語要常用，以示對上級的尊重；在提出要求時，還要給出自己的傾向性意見或辦法供上級決策時參考，獲得上級機關批準和指示的可能性與時效性都會大大提高。

2.敬——向下指示要求明確無疑，切忌含混，兼顧各方利益

下級機關對上級來文抱有敬畏心理，對文中所提要求會認真貫徹執行；同時也希望得到上級應有的尊重和體察。因此，下行文在內容上必須符合黨和國家的方針、政策以及上級機關的文件指示精神，做到“師出有名”，主旨明確；布置工作、提出要求時還要合乎本地區、本部門的實際情況，調動公文讀者的工作積極性，實現行文目的。

為了使公文讀者對行文目的一目了然，要注意根據不同的內容選擇使用恰當的結尾用語，如“請認真貫徹執行”、“請結合本地區實際情況參照執行”或“請研究執行”等，要求不能提得含混不清。

3.尊——平行文作者與讀者間關系對等，要求說理有節，用語平和

平行文的行文對象是平級或不相隸屬機關，由于彼此沒有領導與被領導或指導與被指導關系，公文讀者的心理相較于下行文和上行文就顯得復雜、敏感，更多的是一種求尊心理。因此在向對方請求支持、幫助、答復時，敘事要清楚，說理要有節，用語要平和，相互尊重，使對方充分理解并能引起感情共鳴，才能取得圓滿的效果。

在內容層次的安排上，也要揣摩對方見文后的心理，采用不同寫法。比如在答復對方來文時，如果是肯定性的，則在開頭就直截了當地表態，然后再敘述其他相關事宜；如果是否定性的，開頭可先簡要懇切地說明理由，再表明否定態度，使對方感到否定是合理的、可以諒解的，不至于產生誤解，保證今后可以繼續合作。

4.易——廣行文面向社會發布，要嚴肅對待，簡短通俗

廣行文中“公告”和“通告”的作者是不同的。“公告”的“公”字代表的是黨和國家，只有黨和國家的高級管理機關才有資格使用；“通告”的“通”字是傳達的意思，地方各級行政主管部門（如金融、稅務、教育、工商等），根據自身權限發布周知事項，應當使用“通告”。因此公文作者在選用廣行文的文種時要嚴肅對待，不可亂用。

廣行文是面向全社會的告知性文件，它的行文對象是社會公眾，行文目的是廣而告之應當遵守或周知的事項。撰寫廣行文應當短之又短，語言通俗易懂。如果長篇大論，穿靴戴帽，就不僅違背了“告知”的本意，而且公眾難以掌握，當然也就難以遵守。

隨著公務活動范圍的擴大和傳播渠道的增加，如何使用公文這一重要工具快速、準確、有效地加強公務管理，是各級機關、單位必須關注的一個新焦點。黨政機關不僅是公文的作者，也是公文的讀者；不僅要樹立主體意識，還應增強受體意識，使寫作活動更加具有針對性，為實現公文的直接功用性打下堅實基礎。

[1]桂維民，岳海翔.公文寫作[M].西安：陜西人民出版社，2013，9.

[2]李煥.以人為本的行政公文受體與功用性芻議[J].陜西教育(高教版)，2012，12.