實施ERP促進物資管理水平提升

1.原有物資管理模式滯后性剖析

遼河油田總醫院供應站承擔著總部各部門和遼油礦區內全部x家醫院日常物資的計劃、采購、存儲、發放、配送及售后服務工作，對遼河油田總醫院各個單位的正常經營活動起著舉足輕重的作用。

1.1 物資積壓嚴重，流動資金大量沉淀

由于此前在油田很多地點都設有自己的物資供應站，各供應站又要設立多個庫房，這樣造成物資處處存放、層層積壓，無法盤活各物資供應站及下屬各處庫房的庫存物資；再由于物資存儲倉庫分散，有時貨到后入庫單不能送達到倉庫，時間一長宕賬現象比較嚴重，造成物資囤積甚至毀損變質。導致資金使用效率低，物資積壓嚴重，沉淀了大量的流動資金。

1.2 數據不能共享，信息嚴重滯后

由于各物資供應站分別隸屬于油田不同的礦區，甚至跨市設立，造成總部與周邊礦區的站與站之間、站與庫房之間信息溝通困難，數據無法共享；大量的物資入庫、出庫單依靠人工簡單的分類統計，數據處理和傳遞時間長，形成的采集數據信息嚴重滯后。加上各部門的數據入口不一致，統計的標準也各不相同，數出多家，統計數據不準確，給總部物資管理的全方位管理帶來困難。

1.3 物資管理費時費力，管理效率低下

各礦區的物資管理人員除了做大量繁瑣復雜的核算工作，每月大量的收、發、存單據，使得管理成本高、效率低、誤差大。對每一種（類）物料的合理儲備數量、合理的儲備期限缺少分析，容易造成超儲或短缺，使庫存長短不齊，急用的缺料，不急用的庫存積壓不少。

1.4 全方位管理不到位，監督功能相對薄弱

由于總醫院物資供應站承擔著油區內醫療所需物資的采購和供應任務，采購和供應業務量大，其涉足點多、攤大。相應管理部門，特別是財務人員在沒有ERP技術信息系統支持的條件下，對總庫、各供應站和庫房的庫存物資的管理是“鞭長莫及”，在途材料和物資采購過程更是缺乏有效的監督，對物資采購的方式、價格、供應商選擇等環節，難以做到事前、事中的監督和控制。

2.ERP系統實施后物資管理水平得到有效提升

2.1 推進了集中采購管理的進程

ERP物資供應管理是企業實行歸口管理、集中采購、統一儲備和統一結算的物資供應管理體制有利平臺。對物資主數據中不同采購類型（直接集中采購、組織集中采購、自采）的設置，有效地控制了主要物資集中到物資供應部門實施集中采購，避免了多頭重復采購，規范了物資供應管理體制和運行機制，用先進的信息化技術手段取代了以往靠規章制度和事后監督考核的傳統管理方式。

2.2 實現了物流、信息流和資金流的同步運行

通過物資供應模塊（MRO）與項目管理模塊（PS）、財務模塊（FI/CO）的高度集成，各模塊不再是相對獨立的信息孤島，基礎信息高度共享，物流、資金流和信息流“三流合一”，在整個系統運行中得到較好體現。物資供應用戶在系統上完成相關收發業務的操作后，在財務模塊中自動產生相應的財務憑證；項目管理模塊產生的甲方供料預留和非安裝設備采購申請能自動傳遞到物資供應模塊，實現了信息集成。

2.3 實現了對采購計劃和采購價格的有效控制

通過項目模塊自動產生的物資需求信息或物資需求單位在系統中直接錄入的需求信息，運行ERP，自動進行物料需求計劃平衡，產生采購計劃，極大地改善了傳統的手工進行平庫存，解決了由于人為因素造成的采購計劃準確性偏低的問題。線上通過物料帳實時更新，并可對更新結果進行對比和實施對每筆業務的價格審核、審批，實現價格的動態監控，堵塞采購漏洞。

2.4 及時、準確地反映了材料成本

長期以來，各單位物資供應部門的材料成本核算采用的是物資計劃價格計價，通過材料價差來反映材料真實成本。當市場價格偏差較大，物資庫存和企業內部各單位領用的材料成本不能及時、準備的反映出來。實施ERP后，物資價格會隨著采購價格的變動而進行更新調整，與市場價格趨于一致，及時、真實地反映了庫存物資價值。

2.5 規范了操作和過程控制

利用ERP系統的審核、控制功能，采購計劃經線上審批后，才能進行后續業務操作；采購訂單經審批后，才能進行過程控制和收貨業務處理；供應商基本信息和準入產品目錄同步到系統中，未經準入的供應商或超準入產品目錄范圍不能在系統中創建采購訂單，也不能支付貨款。總之，任何一個環節若未按規定程序實行審核、審批，相應的業務均不能向下一個環節運行，有效地規范了物資采購行為。

3.ERP物資管理應用中存在的問題

當前企業ERP物資管理模塊在應用中還存在一些問題，具體體現在以下4個方面：

3.1 操作界面陌生以及沒有待辦工作的提示

由于ERP實施所使用的是德國SAP軟件，這個SAP軟件的界面不像已經熟悉的國內研發軟件界面那樣直觀，這對系統的操作帶來一些不便，特別是在系統中每做一件事都要輸入事務代碼，對初期使用的人員來說是一個不小的麻煩。同時，對于參與人員眾多的系統，不同專業人員要通過電話聯系或者采取定期檢查以及時解決工作中的問題，這在一定程度上影響了業務人員的工作效率。

3.2 庫存物資根據評估類來發放，需做工廠內的轉儲，人為增加了工作量

ERP實施對生產單位庫存物資進行更精細的劃分，即分為工程物資和原材料。庫存物資在向不同評估類發放材料時都要做工廠內的邏輯轉儲后才能發料。這種庫存物資評估類精細劃分的初衷是為了解決在建工程物資的資金計息準確，但因當期發料不用計息，ERP系統實施不得不分兩步來做工作，這樣既不能解決工作中任何實質性的問題，又增加了倉庫保管員的工作量，需要進行完善。

3.3 ERP系統的物資平庫范圍是以二級單位為界，不能以根據庫存位置靈活進行選擇平庫

眾所周知，物資平庫的目的是減少庫存物資的積壓，充分挖掘企業內部資源，但這種以二級單位為范圍的平庫只考慮到物資需要量與物資資源的平衡，沒有考慮到物資需要量與可能的平衡（如運輸條件、運輸距離、運輸費用）。如遼河油田地跨遼寧三市，按照二級單位為范圍的平庫，運輸距離將達到250km，這種不計成本的平庫勢必會失去其應有的意義。

3.4 對形成的庫存物資追溯源頭困難

在ERP系統中要查某種具體庫存物資的形成原因，不如以前使用的物資管理信息系統簡單、便捷。

4.深化ERP物資管理的對策

4.1 積極轉變觀念，充分認識ERP物資管理的本質在于精細化管理

企業的業務管理人員對ERP物資管理一定要從業務管理的角度來認識，而不要被ERP理論或計算機技術所困惑，要用業務管理知識確立在ERP中的主導地位，只有更好地運用新的管理信息系統，才能提高管理效率，達到實施ERP物資管理的目的。

4.2 加強學習，以不斷適應現代化管理的需要

對ERP本身而言，它僅僅是一個管理工具，只是這個管理工具跟其他工具的不同之處在于不同專業的業務管理人員要以協調的方式共同使用。那么，作為管理工具本身，其使用效率的好壞取決于工具的使用者，要想成為熟練的使用者，必須加強業務管理知識的學習。

4.3 各專業參與人員要發揮團隊精神，為ERP物資管理營造一個整體環境

ERP物資管理知識ERP系統中的一個模塊，具體實施中涉及項目、設備、物資、銷售、財務等不同專業管理人員參與的項目。ERP物資管理的成功運行，沒有任何僥幸取勝之道，只有靠各專業參與人員循序漸進，將前一部分的實施作為后一部分的基礎，大家風雨同舟，緊密配合，方能獲得ERP運用的最大功效。

4.4 充分認識ERP物資管理實施風險

ERP物資管理的實施是一項企業管理的改革，是改革就必然面對傳統與革新的沖突，那么它在實施中困難是不可避免的，如工作習慣的改變、新流程操作的適應等。每一位參與實施的ERP物資管理的業務管理人員要充分認識實施風險，嚴格、認真、持續地在所屬專業模塊中完成各自的工作。

5.結束語

ERP系統功能強大，現在使用的僅是其中的很少一部分，就見到了比較好的效果。要想充分發揮ERP的作用，仍需深入學習研究，使之更好地服務于業務工作，進一步提高物資采購工作績效和物資管理水平。

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