如何做好醫(yī)院基建檔案管理工作

趙彥喬進(jìn)(江蘇省南通市第三人民醫(yī)院檔案室 226006)

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手資料，它是基建項(xiàng)目從醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工整個(gè)過(guò)程直接形成、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容、反映了建設(shè)項(xiàng)目管理各種的真實(shí)過(guò)程。基建檔案是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中形成的寶貴財(cái)富，因此加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理工作顯得十分重要。

1 基建檔案的特點(diǎn)

基建檔案是醫(yī)院科技檔案的一個(gè)重要組成部分，其主要有以下四個(gè)特點(diǎn)(1)專業(yè)性。集中體現(xiàn)在基本建設(shè)項(xiàng)目文件的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)都具有不同于其他行業(yè)鮮明的專業(yè)特點(diǎn)。(2)成套性。基建工程是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行的，伴隨著基建工程的進(jìn)行，規(guī)律性地形成了一系列相關(guān)的文件資料。(3)現(xiàn)實(shí)性。基建檔案不僅為醫(yī)院的整體規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供歷史依據(jù)，還為醫(yī)院建筑物的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，為資料查詢、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛調(diào)節(jié)處理以及科學(xué)研究提供原始憑證，對(duì)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)起著現(xiàn)實(shí)作用。(4)周期長(zhǎng)。一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等多個(gè)階段，在此行程的文件要經(jīng)過(guò)主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位等多個(gè)部門，一般要經(jīng)過(guò)幾個(gè)月甚至幾年的時(shí)間。以我院建設(shè)醫(yī)療綜合大樓為例，從2004年開始規(guī)劃、征地、建設(shè)，到2010年竣工為止，前后經(jīng)歷了6年的時(shí)間。

2 加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理工作的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、增強(qiáng)檔案意識(shí)領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理各種的重要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把基建檔案管理納入到醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展、大力宣傳醫(yī)院基建檔案管理的重要意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案整理的重要性，更好地支持檔案工作。

2.2 建立健全基建檔案管理制度 把檔案工作納入工程建設(shè)整體規(guī)劃，制定和完善相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，同時(shí)把檔案工作納入工程有關(guān)人員和檔案人員的職責(zé)范圍，部門檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)照章管理，從材料的形成積累管理歸檔有序進(jìn)行。檔案人員對(duì)基建檔案做到及時(shí)、主動(dòng)地收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、移交等;定期歸檔并經(jīng)常檢查，反復(fù)過(guò)濾，以此來(lái)確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

2.3 加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力 檔案管理人員是醫(yī)院檔案工作的具體實(shí)施者，檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的水平。加強(qiáng)檔案管理人才得培養(yǎng)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，是促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。一要強(qiáng)化檔案專業(yè)技能。醫(yī)院檔案管理人員要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的新要求。而要掌握現(xiàn)代化管理技能，熟練掌握電子文檔管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代信息管理的技能。目前，越來(lái)越多的電子文件被運(yùn)用到醫(yī)院基建檔案領(lǐng)域，如三維效果圖、設(shè)計(jì)圖等以磁性材料和電子材料為載體的電子文檔將逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，學(xué)會(huì)運(yùn)用IT技術(shù)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理師檔案管理的必修課。三要提高綜合素質(zhì)。醫(yī)院基建檔案管理人員必須具備相應(yīng)的組織能力、管理能力、協(xié)調(diào)能力、與建設(shè)單位培養(yǎng)良好的密切的協(xié)作關(guān)系。

2.4 做好檔案的開發(fā)利用工作，滿足不同的利用要求檔案部門應(yīng)對(duì)基建檔案的利用借閱情況進(jìn)行分析、總結(jié)，有針對(duì)性地開展介紹性和參考性的編研工作，如介紹基建檔案的庫(kù)藏情況、利用范圍等。編制基建工程項(xiàng)目介紹，對(duì)考察利用較高的信息點(diǎn)如工程名稱、工程許可證號(hào)、施工單位、開工日期、竣工日期、建筑結(jié)構(gòu)面積等內(nèi)容，以建筑物為單位，逐一從檔案中提取信息并匯編成冊(cè)，供相關(guān)部門參考使用。

3 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院基本建設(shè)檔案是醫(yī)院整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院建設(shè)和管理起著重要的作用。為了適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的血藥，必須加強(qiáng)基建檔案的管理，落實(shí)行之有效的措施，從而保證基建檔案的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性，為醫(yī)院今后的發(fā)展提供可靠地檔案資料。