教學秘書隊伍工作倦怠現(xiàn)狀的研究與對策

◆李慧君

(浙江中醫(yī)藥大學)

高校教學秘書是高校教學管理中的基層人員，是學校各項教學工作的具體實施者，是聯(lián)系教務(wù)部門和教學單位之間、教師與教師之間、教師與學生之間的橋梁和紐帶，是教學工作正常運行的保障，是高校的一個重要組成部分。因此，教學秘書的工作狀態(tài)、職業(yè)道德、價值觀和人生觀，直接影響高校教學管理水平、教學質(zhì)量和社會聲譽。

工作倦怠是個體不能順應對工作壓力時的一種極端反應，是個體伴隨于長期壓力體驗下而產(chǎn)生的情感、態(tài)度和行為的衰竭狀態(tài)。當今社會已經(jīng)步入了知識經(jīng)濟時代，高等教育的人才培養(yǎng)模式也從“精英教育”轉(zhuǎn)換成了“大眾教育”。對于教學秘書而言，高校擴招、專業(yè)細化，意味著更多的工作量，更高的挑戰(zhàn)和更大的工作壓力。因此，采取必要的措施避免或者消除教學秘書的工作倦怠，成為高校教學秘書隊伍建設(shè)中不容忽視的問題。

一、高校教學秘書工作倦怠的表現(xiàn)及其原因

工作倦怠(job burnout)，又稱為“職業(yè)倦怠”、“職業(yè)衰竭”或“職業(yè)枯竭”，是用來形容一種在工作的重壓下身心俱疲的狀態(tài)，1974年由美國的精神病學家Freudenberger H.J引入心理健康領(lǐng)域。他認為工作怠倦是一種最容易在服務(wù)行業(yè)中出現(xiàn)的情緒性耗竭癥狀。后由Maslach和Jackson等人從心理社會角度來探討工作中的情感壓力，把對工作上長期的情況及人際應激源做出反應而產(chǎn)生的心理綜合癥稱為工作倦怠。中國人力資源開發(fā)網(wǎng)曾公布的《中國“工作倦怠指數(shù)”調(diào)查報告》表明:中國有70%的職業(yè)人士出現(xiàn)了不同程度的工作倦怠，已經(jīng)成為中國職場人士的“通病”。

Maslach和Jackson提出工作倦怠感的三維概念，即情緒衰竭(emotional exhaustion)、疏遠(cynicism)、無效能感(inefficacy)。

教學秘書的工作倦怠主要體現(xiàn)在以下三個方面:

1.情緒衰竭

情緒衰竭是工作倦怠最明顯的癥狀。其表現(xiàn)是缺乏活力，沒有精力面對工作中的人和事，工作沒有熱情、缺乏主動性，經(jīng)常感到身心俱疲、緊張、焦慮，對前途感到渺茫，對工作失去熱情和耐心。絕大部分的教學秘書要么工作到1～2年就立即調(diào)崗，剩下的都是長時間從事教學秘書崗位工作，都感受到工作沒有挑戰(zhàn)性。而且日常突發(fā)性、臨時性的工作很多，身心具疲，壓力大，對工作缺乏沖勁和動力，情緒衰竭比較嚴重。

2.疏離

疏離指以冷漠、疏遠的態(tài)度對待工作，降低對工作的付出，甚至放棄自己的理想和目標，從而嚴重影響工作狀態(tài)和工作效率。教學秘書成天忙于處理各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案整理，疲于對付數(shù)字和文字，基本沒有時間去考慮額外的工作創(chuàng)新和效能的提高，更無暇談及個人的理想和目標。長期以往，也容易在工作產(chǎn)生“應付”的心理。

3.工作效能低

指對自己的工作能力、工作成效及工作意義的評價低，覺得沒有成就感，缺乏自信。教學秘書是教學管理崗位中最基層、最繁瑣、最辛苦的崗位，工作量大、面廣、事雜，而且都是些事務(wù)性、程序性、時效性很強的工作。很多人都認為，只要是態(tài)度好、工作認真點的人都能做好教學秘書的工作，甚至不少教學秘書都認為自己的工作無足輕重。 作為服務(wù)者，教學秘書面對教師時沒有信心，覺得低人一等，影響了教學秘書正常的心理狀態(tài)，對自己的崗位評價低，沒有成就感。

二、教學秘書工作倦怠的原因

導致個體產(chǎn)生工作倦怠感的因素很多，大致可以分為三大類:一是工作和職業(yè)特征因素，包括角色沖突和角色模糊、工作超過負荷、職業(yè)類型等;二是組織因素，包含組織的獎懲體系、組織支持、組織給予、員工的參與程度、組織變革等;三是個體因素，包括內(nèi)、外控、自身水平、自我效能感、個體期望值等。

1.角色沖突大

教學秘書的角色是多重的，在行政上受院系的領(lǐng)導，業(yè)務(wù)上又受教務(wù)處的領(lǐng)導。崗位信息獲取和行政指令來源具有多源性的特點。在校院二級管理模式下，教學秘書既是執(zhí)行者，也是管理者。教學秘書是教學領(lǐng)導的參謀和助手，在具體的教學運行過程中，還充當著學校職能部門、學院以及教師、學生間的聯(lián)系和溝通者。眾多的角色使教學秘書在工作中忙于轉(zhuǎn)變形象和態(tài)度，容易失去自我，導致精神衰弱和疲勞。

2.工作量大、責任重

大部分教學秘書反映工作的時間遠遠超過8個小時的負荷，加班的現(xiàn)象比比皆是。從專業(yè)的申報、評估到人才培養(yǎng)方案的制定、教學大綱的編寫、教學任務(wù)的落實、課程安排、考試的安排、畢業(yè)論文工作的組織、畢業(yè)實習的匯總等一系列教學管理過程。教學秘書的工作性質(zhì)和特點，決定了其繁瑣性。同時，教學秘書還是教學院長的助手，既要做好日常行政工作的上傳下達工作，組織協(xié)調(diào)各教學工作中的每一個環(huán)節(jié)，與教務(wù)處、兄弟院系、教研室和各位任課教師等打交道。此外，教學秘書還需要負責教學文件資料的收集、整理、歸檔、保存等，工作雜，頭緒多，極易產(chǎn)生工作倦怠感。

3.心理壓力大

一方面，教學秘書的工作要嚴格遵循學校教學管理制度。另一方面，在實際的工作中，又得在組織內(nèi)實行較為松散的人際管理，對教學過程、人才培養(yǎng)方式下放較大的自由度。這種矛盾經(jīng)常讓教學秘書處于尷尬的狀態(tài)。再者，教學秘書在協(xié)調(diào)各個部門的工作時，難免會產(chǎn)生一些摩擦和矛盾，往往因為一個細節(jié)而得罪人，導致人際關(guān)系緊張，從而造成較大的心理壓力和神經(jīng)高度緊張。

4.體現(xiàn)價值小

各大高校重視教師的教學和科研水平，提供了眾多的進修和培養(yǎng)機會，卻忽視了教學秘書等的教輔人員的培養(yǎng)。在高校的工作中，教學秘書地位越發(fā)渺小，越發(fā)邊緣化。高校還缺乏教學秘書的評獎評優(yōu)平臺，通常在總結(jié)和匯報里的工作成績和榮譽都是屬于一線教師或者學院的，屬于教學秘書個人的榮譽幾乎沒有。因此，大部分的教學秘書覺得比較自卑，個人成就感低，對自己缺乏信心和價值認同感。

三、消除工作倦怠的對策

1.培養(yǎng)高校教學秘書良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神

教學秘書只有牢固地樹立起愛崗敬業(yè)、樂于奉獻和吃苦耐勞的精神，樹立起良好的職業(yè)道德觀念，才能主動熱忱地為師生服務(wù)，為學校的教學工作服務(wù)，高質(zhì)量、高效率地完成各項教學管理任務(wù)，從而在實踐中體現(xiàn)出自身所應具有的基本素養(yǎng)。

2.提高對教學秘書崗位的重視

校領(lǐng)導應該充分認識到教學秘書崗位的重要性，高度重視教學秘書隊伍的建設(shè)。常規(guī)性的教師隊伍和管理隊伍建設(shè)規(guī)劃中，加入對教學秘書的培養(yǎng)和隊伍建設(shè)，提高教學秘書在管理體系中的地位。鑒于高校的教學秘書基本都是年輕女性，學校相關(guān)部門更應該未雨綢繆，及時的“儲備干部”，避免教學秘書請產(chǎn)假后，無人接替工作等尷尬情況出現(xiàn)。

3.加強高校教學秘書的崗位技能培訓

任職前，應該有詳細的教學秘書崗前培訓，以便教學秘書在工作中少走彎路。教學秘書需要“精于管理，懂得教育”，應該掌握教育學方面的基本理論，對高等教育理論及發(fā)展方向有所了解，熟悉教育學、心理學、管理學和秘書學的相關(guān)知識。在教學秘書人員培訓和知識更新方面，學校要加大投入，在政策和經(jīng)費上予以保障。制定切實可行的短、中、長期培訓計劃，多渠道、多形式地加強教學秘書的培訓，培養(yǎng)穩(wěn)定的專業(yè)的教學秘書隊伍。

4.開展教學秘書的崗位考核，引入合理的激勵機制

在工作中，必須明確教學秘書的崗位職責，進一步完善崗位責任制，努力做好責、權(quán)、利相結(jié)合。完善對教學秘書的考評標準，加強競爭，實行崗位責任制、聘任制，將考核結(jié)果和評職稱、晉升、等實質(zhì)性措施掛鉤。

5.幫助教學秘書設(shè)計職業(yè)生涯規(guī)劃

創(chuàng)新職業(yè)發(fā)展機制，解決教學秘書職業(yè)發(fā)展問題，幫助教學秘書設(shè)計職業(yè)生涯規(guī)劃。要建立完善的教學管理人員的輪崗和升遷制度，研究除教學管理系列外的多種職業(yè)發(fā)展渠道，開辟崗位間的交換和流動，真正實現(xiàn)人才的流動和全面培養(yǎng)。從長遠角度來看，教學秘書走專業(yè)化發(fā)展道路。教學管理本身就是一門非常專業(yè)的管理科學，需要專門的才人不斷的去研究、實踐和創(chuàng)造出更科學的管理模式。而現(xiàn)在大部分高校的教學管理一直在經(jīng)驗管理和行政管理模式的主導下進行運作，管理的專業(yè)性沒有引起重視。因此，教學秘書專業(yè)化是我國高等教育發(fā)展的一個必然趨勢。

6.增加對教學秘書的情感支持

高校對待教學秘書有“重使用，輕培養(yǎng)”的趨勢，普遍關(guān)注教學秘書的工作，而忽略了教學秘書本人的心理健康和職業(yè)發(fā)展。教學秘書普遍產(chǎn)生了較為強烈的情感需求，需要被理解和被尊重。所以，來自領(lǐng)導和同事的情感關(guān)懷和激勵對于教學秘書的健康成長尤為重要。

2014年國家公務(wù)員考試的主題就是心理健康，開篇就是體制內(nèi)的職業(yè)倦怠，結(jié)尾的命題作文則引用了2013年剛獲得諾貝爾文學獎的加拿大女作家愛麗絲·門羅的一句話“幸福總是充滿著缺陷”，說明工作倦怠現(xiàn)象普遍存在于各行各業(yè)。人們想在工作中實現(xiàn)個人價值，獲取成就感和幸福感，除了必須的付出和努力外，還會遭遇很多不盡人意的事情，也正是這些缺陷讓幸福感更加真切，真實。作為任何一個工作者，工作倦怠這種心理反應是無法避免的，采取必要的措施及時回避和消除工作倦怠才是上策。作為一名教學管理者，應本著“學校無小事，處處是教育”的原則，教書育人、服務(wù)育人，為高等教育和教學管理做出一份貢獻。作為高校和教育機構(gòu)，也應該關(guān)注教學管理人員的心理健康，才能保證教學質(zhì)量和教學管理的穩(wěn)定提高和健康發(fā)展。

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［2］柳靚南，尚慶為.關(guān)于高校教學秘書現(xiàn)狀的思考與建議［M］.商業(yè)經(jīng)濟，2010，(7).

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［4］吳方領(lǐng).高校教學秘書不良心理成因分析及其調(diào)適［M］.湖北師范學院學報，2006，(3).