紹興高校基層自助文印系統規范化實踐探索研究

史春芳

【摘 要】本文分析了紹興高校文印管理現狀及存在的問題，闡述了以校園一卡通平臺建立自助文印系統的優勢，以解決當前存在的問題。

【關鍵詞】高校；自助文印；實踐

隨著計算機技術的廣泛應用和互聯網的不斷發展，紹興高校數字化建設也在大踏步地前進，文件資料的復印、打印、掃描成為文獻資料傳播以及知識管理的重要方式。但是傳統模式下管理及運營方式已經跟不上現代高校數字化的發展需要，也無法滿足高校師生日益增長的需求。在這背景之下，高校自助文印系統應運而生。

高校自助文印系統平臺是構建在現有校園一卡通網絡平臺上，利用數字復印機的功能，使用一卡通自助復印、打印、掃描，并且可以根據復印打印的紙張類型、數量和收費標準自動從卡中扣費，真正實現無人化管理。

1 紹興高校文印管理現狀及存在的問題

1.1 管理模式落后、工作效率低

紹興高校一般設立一個文印中心或在各樓層設置復印點，師生需要復印文檔時交由專人進行復印同時以現金方式收取一定費用，設備管理人員每天花大量的時間處理各個設備出現的各種狀況，（耗材、維修等），管理模式相對落后，效率低、成本高，受時間和空間的限制，無法實現24小時服務。

1.2 設備較多且功能單一，無法滿足師生日益增長的需求，無法實現網絡化管理和維護

紹興高校有數量眾多的復印設備，但是只能實現簡單的黑白復印功能。無法滿足師生日益增長的彩色復印、網絡打印和掃描等需求，更重要的是無法通過網絡實現統一計費管理，必須由人工收取費用，無法進行詳細的成本核算和管理。大部份文印設備并沒有連接到局域網中來，管理人員不能及時通過網絡掌握設備運行狀況和文件輸出量，浪費人力、物力、財力。

1.3 文檔文件的打印缺乏安全性

紹興高校師生需要打印很多文檔文件，他們必須先用存儲盤 、郵件下載的方式將打印復印內容拷貝到打印復印點，再進行打印復印，這樣不但需要提供存儲介質，而且加大了病毒傳播危險性，容易造成校園網內病毒泛濫 ，缺乏安全性。

2 自助文印系統的優勢及對現在的改變

2.1 自助復印、打印、掃描，無人化管理

師生可以在使用電腦上從校園網下載高校自助文印系統客戶端安裝插件，通過身份人證后，可以隨意提交管理打印文檔、下載掃描文件、查旬自己的使用記錄、查看各復印機服務網點位置、服務時間、復印機運行狀態等。高校自助文印系統利用校園現成的網絡，師生打印不受時間、空間限制，在校園任何可以連到文印系統服務器的電腦上都可以提交打印任務，然后在任何規定的期間去自助點刷卡交費提取所需打印文擋。

2.2 自動扣款，便于財務對賬

高校自助文印系統支持高校一卡通無縫連接，學生自助復印、打印、掃描，系統會自動扣款，記錄上傳一卡通中心，并在文印系統后臺自動生成記錄與報表，解決長期文印服務對帳難、收費麻煩的問題。

2.3 管理人員可以遠程控制，及時了解設備運作狀況

管理人員在遠程管理端輕松看到所有復印機的參數和IP、運行狀態是否正常，各類紙張還有多少，系統能夠在缺墨、少紙、卡紙、網絡故障等非正常情況提醒管理員，系統自動停止非正常情況下復印機的各類相關服務。管理員可以通系統遠程設置每臺復印機打印，復印、掃描的各中費率靈活設置，并可設置各復印機服務時間，對故障進行及時維修。

2.4 方便校園設點、節約成本、 低碳環保

高校可以根據師生的學習區和生活區的密集度采用多點服務，方便學生全天候復印、打印、掃描。高校通過自主文印系統，將無需打印的文稿以電子文件保存，大大地減少了紙張的浪費，增強了師生的節約意識，低碳環保；有利于學生提高學習效率，營造良好的學習氛圍。

3 實踐案例

在國內，自助式文印系統是近來在高校逐步流行的一種自助式服務系統，如中山大學、華南理工大學等眾多高校已投入使用，得到了廣大師生的好評和認可；極大地幫助了師生提高工作和學習的效率。在實施該系統后發現，師生的復印、打印量的總額大大增加，充分說明了該系統在高校中的受歡迎程度和實用性。

4 結束語

隨著近年來數字化校園的建設以及校園一卡通等信息技術的廣泛應用，現代高校的發展也越來越離不開信息技術的支撐。復印、打印、掃描系統作為文獻資料重要的傳播途徑也正在受到越來越多的重視。自助文印系統能夠規范紹興高校的文印工作，滿足師生日益增長的需求，加大校園數字化建設的發展速度。紹興高校可以根據自身的辦學條件，權衡利弊，將自助文印系統與一卡通整合起來，為師生提供更加高效、快捷的服務方式。

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[責任編輯：楊玉潔]