中職學校檔案信息化研究

謝麗芬

摘 要：中職院校檔案信息化管理工作是中職院校信息化建設中的重要組成部分。本文從中職學校檔案工作檔案信息化建設的重要意義出發，對中職院校開展檔案信息化建設工作中出現的問題進行了分析，并對中職學校檔案信息化的建設提出了有效措施，希望對推進中職學校檔案信息化建設提供一定的參考。

關鍵詞：中職學校；檔案；信息化

1 前言

中職學校檔案管理信息化是學校信息資源現代化的基礎和重要組成部分。信息化檔案管理模式是一個網絡化、數字化、智能化有機結合的新型教育、學習和研究的校園檔案平臺。信息化檔案管理是以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學為最新理論指導，按照信息社會和我國檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。本文從中職學校檔案工作檔案信息化建設的重要意義出發，對中職院校開展檔案信息化建設工作中出現的問題進行了分析，并對中職學校檔案信息化的建設提出了有效措施，希望對推進中職學校檔案信息化建設提供一定的參考。

2 中職學校檔案信息化建設的重要性

對于學校而言，檔案是非常重要的信息來源，因此檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。首先，中職學校檔案中記載了全校師生員工的德、勤、績，真實客觀的記錄了學校的發展歷程，是學校歷史的載體。其次，中職學校檔案中匯集了學校在發展進程中所有的知識成果，具有十分巨大的開發利用價值，是學校建設重要的依據和參考。隨著計算機網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的發展，檔案工作也逐漸進入了信息化、網絡化、數字化時代。檔案的信息化建設對學校的發展有很大的影響。首先，檔案信息化打破了傳統的檔案利用方式，人們能夠利用網絡隨時隨地的查看檔案信息。其次，檔案信息化使檔案的歸檔工作和查閱更加便利及時。最后，檔案信息化管理使得檔案工作從檔案實體的管理編程了信息控制，對檔案的工作職能產生了很大的影響。

3 中職學校檔案信息化建設中存在的問題

首先，中職學校在檔案信息化建設上重視不夠，有些學校領導認為中職學校規模不大，檔案資料和文件數量不多，因此信息化建設沒有必要。并且許多檔案管理人員身兼數職，不能專職做檔案工作，因此對檔案信息化建設并不上心。其次，即使是學校領導有意向進行檔案信息化建設，在學校中也缺少專門人才負責這項工作。當前中職院校的檔案管理人員業務水平相對低下，缺乏專業的檔案信息化管理知識，因此無法勝任學校檔案信息化建設的要求。再次，在檔案信息化建設過程中需要投入一定的經費，為本來經費十分緊張的中職院校加重了負擔。因此，必須采取有效的措施，才能夠真正的開展中職院校檔案信息化建設，才能夠通過檔案信息化建設為學校師生帶來更多的資源。

4 對中職學校檔案信息化建設的建議

4.1 加強對檔案信息化建設的重視程度

中職院校要想進行檔案信息化建設，首先需要提高對檔案信息化建設的重視程度。學校領導應該充分認識到檔案信息化建設的重要意義，認識到檔案信息化為學校發展帶來的諸多優勢，大力支持檔案信息化建設。檔案管理人員也必須更新觀念，盡快改進管理模式，學習新的檔案管理知識，不斷提高業務素養和技術技能，盡早將計算機技術應用于檔案管理、數據庫建立、檔案檢索與應用當中。

4.2 加大檔案信息化基礎設施的投入與技術運用

檔案信息化基礎設施的投入是保證檔案信息化建設的基本前提條件。在檔案信息化建設過程中，必須投入充足的計算機、打印機、掃描儀、聯網設備以及聲像處理設備等等硬件設施，同時還要購買或者合作開發適合中職院校使用的軟件管理系統。除此之外，還要注意網絡安全方面的工作，要建立完善的數據備份、防火墻、防病毒、密碼技術以及身份認證等相關網絡安全措施。

4.3 積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設

首先，加強電子文檔的歸檔管理是構建檔案數據庫的基本工作。在學校中，應該大量推進電子文件全文歸檔工作的進行。學校必須將電子文件歸檔工作納入到日常工作當中，盡快將電子文件的歸檔與管理工作開展起來。并且要能夠實現網絡全文查閱、資源共享、下載等功能，從而提高檔案服務的效率和質量。另外，對于之前形成的紙質文件，要建立起電子文件，并且移交。在電子文件歸檔工作進行的過程中，學校要加強監督管理，保證文件資料的真實性和完整性。另外，學校還要積極推進室藏檔案全文數據庫的建設，從而有效的實現檔案全文信息的檢索。學校的檔案室也要利用掃描、翻拍等手段將館藏珍貴檔案進行數字化處理，從而納入到檔案信息庫當中。

5 結束語

檔案管理的規范創新及檔案管理信息化建設對實現中職學校檔案管理工作的高效化和社會化有非常突出的現實意義。中職院校領導與相關檔案管理人員應該充分認識到檔案信息化建設的重要性，并且加大對檔案信息化建設的投入，保證中職院校檔案信息化建設的順利進行。

參考文獻

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