在當(dāng)前如何鞏固檔案建設(shè)成果

李榮晶

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的綜合工程，我們目前雖然取得了一點(diǎn)微不足道的進(jìn)步，但是離檔案事業(yè)全面服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)的客觀要求，離各級(jí)檔案主管部門的要求還有一定距離。在今后的工作中，我們將進(jìn)一步推進(jìn)依法治檔，不斷加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，促進(jìn)全系統(tǒng)檔案管理的協(xié)調(diào)持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；基礎(chǔ)；建設(shè)

根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)我局檔案業(yè)務(wù)工作的意見，近年來，我們積極采取措施，重點(diǎn)把好“五關(guān)”，強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，多措并舉提高檔案管理質(zhì)量。

1 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

一是把好“收集歸檔關(guān)”。按照新修訂的“三合一”制度，各單位、各部門都一一明確了檔案收集歸檔的范圍和責(zé)任，各負(fù)其責(zé)收集相關(guān)檔案，并按要求及時(shí)移交綜合檔案室。局綜合檔案室對(duì)照考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)逐次逐條嚴(yán)抓樞組，尤其是在案卷規(guī)范上，組織人員集中力量對(duì)庫藏全部檔案逐卷逐條地進(jìn)行檢查和對(duì)照，將原有不規(guī)范的案卷全部打散后進(jìn)行重新整理、分類、組卷、編目和裝訂，對(duì)案卷中極個(gè)別有三色筆等不耐久的文件材料，及時(shí)行進(jìn)補(bǔ)簽和搶救，確保了入庫檔案的齊全完整合規(guī)。

二是把好“檔案整理關(guān)”。在檔案整理過程中，我們嚴(yán)格按照省、市檔案局的有關(guān)規(guī)定和我局修訂的“三合一”制度要求，對(duì)各種門類和載體的檔案進(jìn)行了科學(xué)分類。對(duì)于各科室、二級(jí)單位的各類檔案，我們都嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對(duì)檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。同時(shí)，我們將人事檔案與業(yè)務(wù)檔案分離，由人事股負(fù)責(zé)，加強(qiáng)人事檔案的保密性。編制了機(jī)關(guān)工作大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專題目錄索引、全引目錄等較為齊全的編研資料，做到組卷合理，排列有序，編目規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。

三是把好“檔案保管關(guān)”。五年來，綜合檔案室始終堅(jiān)持做好庫房溫濕度記錄，及時(shí)進(jìn)行降溫和除濕操作；堅(jiān)持做好庫房衛(wèi)生，庫房裝具擺放整齊有序，庫房?jī)?nèi)無霉變、蟲咬和亂堆放雜物等現(xiàn)象；入庫檔案保管齊全完整，未出現(xiàn)丟失和損毀等現(xiàn)象。

四是把好“統(tǒng)計(jì)鑒定銷毀關(guān)”。每年我們都要對(duì)入庫檔案進(jìn)行清理核對(duì)，及時(shí)填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)，并按時(shí)向檔案主管部門報(bào)送。對(duì)省、市各級(jí)檔案執(zhí)法檢查、調(diào)查、統(tǒng)計(jì)，均積極配合，按時(shí)完成有關(guān)工作要求，多次受到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)。同時(shí)，我們認(rèn)真做好到期檔案的鑒定與銷毀工作，對(duì)無保存價(jià)值的檔案，由檔案室列出清單，登記造冊(cè)、經(jīng)檔案鑒定小組鑒定簽字后，按規(guī)定進(jìn)行監(jiān)督銷毀。

五是強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，以往的檔案管理手段顯得相對(duì)滯后。在我市財(cái)政系統(tǒng)局域網(wǎng)建成開通之后，我系統(tǒng)的財(cái)稅征管網(wǎng)、辦公自動(dòng)化網(wǎng)已經(jīng)全部連接開通。如何將檔案管理融入現(xiàn)代化科技之中，發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì)，更快、更便捷地搞好檔案服務(wù)，是我們面對(duì)的緊要問題。2003年，我們以微機(jī)管理為突破，運(yùn)用市檔案局推薦的 專用軟件，對(duì)近5年來的各類檔案的分類號(hào)、主題詞、形成時(shí)間等輸入了微機(jī)，并通過建立文檔一體化計(jì)算機(jī)管理，將各類文書的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、借閱以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理、提供利用相互銜接，形成了一個(gè)有序的整體。目前，我們已經(jīng)建立了財(cái)務(wù)收支、預(yù)算外資金、周轉(zhuǎn)金使用、企業(yè)財(cái)務(wù)指標(biāo)等8套財(cái)政數(shù)據(jù)庫，完成了計(jì)算機(jī)輔助的檔案管理系統(tǒng)，初步建成了數(shù)字化檔案室，真正做到檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸和資源共享。

2 加強(qiáng)在檔案開發(fā)利用

搞好檔案工作的目的就是為財(cái)政中心工作服好務(wù)，服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，這既是檔案工作的基本要求，也是檔案工作的價(jià)值所在。幾年來，我局檔案工作以為財(cái)政中心服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為機(jī)關(guān)基層服務(wù)為己任，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)方式，檔案工作煥發(fā)出了新的活力。

一是檔案檢索工具編制齊全。我們編制了案卷目錄、全引目錄、電子檔案目錄、科技檔案目錄等各種齊全配套的檢索工具索引，對(duì)庫藏檔案進(jìn)行了條形碼編碼處理，能夠方便快捷地直接檢索到文件的頁號(hào)。

二是檔案利用效果豐富。據(jù)統(tǒng)計(jì)，近年來，市局綜合檔案室平均每年要接待查檔100多人次，調(diào)閱檔案300余卷（件），我們均做好了查詢登記和利用效果登記，在《行政許可法》實(shí)施前，需對(duì)各類行政許可設(shè)定的文件進(jìn)行清理。通過積極主動(dòng)提供利用檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作的開展發(fā)揮了重要作用，取得了明顯的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

三是檔案編研成效初現(xiàn)。在堅(jiān)持做好發(fā)文匯集、專題匯編、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編的同時(shí)，我們還編印了《財(cái)政政策匯編》、《年度工作總結(jié)匯編》、《年度信息調(diào)研匯編》等20余種檔案編研資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、為機(jī)關(guān)各部門、為基層各單位主動(dòng)提供了服務(wù)，有效促進(jìn)了各項(xiàng)工作的開展，如在文明創(chuàng)建中，市局檔案室充分發(fā)揮大本營的作用，積極為創(chuàng)建提供各類參考資料；在行風(fēng)評(píng)議中，綜合檔案室積極收集整理行風(fēng)建設(shè)相關(guān)規(guī)章制度，協(xié)助籌辦行風(fēng)建設(shè)專題展板；在各類財(cái)政專項(xiàng)檢查中，綜合檔案室及時(shí)匯編政策法規(guī)手冊(cè)，指導(dǎo)開展專項(xiàng)行動(dòng)等等。市局被評(píng)為先進(jìn)集體，這些成就里面，都少不了檔案工作效用的積極發(fā)揮。

3 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和加強(qiáng)制度建設(shè)

強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)方面。近年來，每年我們都通過多種形式學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》、《湖北省檔案管理?xiàng)l例》、《湖北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法》等檔案法律規(guī)章，使全局干部職工和檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案工作既是對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的重要事業(yè)，也是適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展變化的一項(xiàng)重要的系統(tǒng)工程。在實(shí)際工作中，我們通過普法學(xué)習(xí)、周四學(xué)習(xí)日不定期的組織檔案知識(shí)講座、答題測(cè)試等形式，講解檔案工作與財(cái)稅征管、稽查等工作的聯(lián)系，把檔案工作貼近工作實(shí)際，把一年一度的檔案歸檔工作變?yōu)槿粘９ぷ鳎瑥亩苊饬艘酝欠N年終突擊整理檔案的被動(dòng)局面，有效提升了干部職工管理檔案的責(zé)任意識(shí)。全系統(tǒng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也將檔案工作抓在手上，使檔案工作在整個(gè)財(cái)政工作中有了“位子”；各基層工作人員更是將檔案用于日常管理活動(dòng)中，利用檔案提高工作效率已經(jīng)成為基層財(cái)政干部的共識(shí)。

強(qiáng)化制度建設(shè)方面。為保證全系統(tǒng)檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)并形成良性循環(huán)，我們始終做到“三個(gè)堅(jiān)持”：其一是堅(jiān)持職能管理。為切實(shí)履行市局對(duì)二級(jí)單位的檔案管理指導(dǎo)職能，每年，我局都要按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，由市局辦公室對(duì)所屬市直二級(jí)單位和市局機(jī)關(guān)各股室檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，嚴(yán)格文書處理和立卷標(biāo)準(zhǔn)，確保了文件材料的收集齊全。其二是堅(jiān)持制度規(guī)范管理。在抓好檔案法律法規(guī)宣傳貫徹的基礎(chǔ)上，我們依據(jù)《檔案法》，結(jié)合《湖北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法》重新修訂、補(bǔ)充完善了《檔案工作管理規(guī)定》、《檔案人員崗位制度》，《立卷歸檔制度》、《檔案借閱保密制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案利用統(tǒng)計(jì)制度》等一系列規(guī)章制度，從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用以及安全、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)均建立健全了完備的制度及措施，并將制度的落實(shí)情況納入檔案工作人員崗位責(zé)任進(jìn)行考核，進(jìn)一步規(guī)范了檔案工作行為，使依法治檔工作納入了法制化的管理軌道；在完善檔案室各項(xiàng)工作制度和檔案管理制度的基礎(chǔ)上，我們根據(jù)省、市檔案局的規(guī)定和要求，結(jié)合實(shí)際，對(duì)各部門的工作職責(zé)、各門類檔案的立卷分工、案卷整理標(biāo)準(zhǔn)、移交保管、開發(fā)利用等工作環(huán)節(jié)都做出了明確的規(guī)定和要求，并印發(fā)所屬單位和部門執(zhí)行，使全系統(tǒng)檔案工作步入有法可依、有章可循的制度管理軌道。其三是堅(jiān)持考核管理。近年來市局堅(jiān)持實(shí)行每年一次的能級(jí)考核管理，考核內(nèi)容涵蓋了檔案管理的方方面面，并以此加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理工作的檢查指導(dǎo)，促進(jìn)了基層檔案管理的規(guī)范化。

最后，檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的綜合工程，我們目前雖然取得了一點(diǎn)微不足道的進(jìn)步，但是離檔案事業(yè)全面服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)的客觀要求，離各級(jí)檔案主管部門的要求還有一定距離。在今后的工作中，我們將進(jìn)一步推進(jìn)依法治檔，不斷加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，創(chuàng)新管理，創(chuàng)新服務(wù)，與時(shí)俱進(jìn)，奮發(fā)有為，切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量和水平，促進(jìn)全系統(tǒng)檔案管理的協(xié)調(diào)持續(xù)發(fā)展，更好地為財(cái)政中心工作服務(wù)，促進(jìn)財(cái)政事業(yè)的健康發(fā)展。