試論高校檔案管理中的可持續發展

周向東

摘 要：當前，高校檔案管理存在一些不足，主要體現在專業化水平低、管理模式落后、管理人員缺乏等方面。為了應對這些問題，今后在實際工作中，需要推動管理工作的可持續發展，加強各項基礎建設工作、提高檔案管理工作力度、創新高校檔案管理模式，以促進管理水平的提高，實現對高校檔案的有效利用，更好的為高校各項工作服務。

關鍵詞：高校檔案管理；可持續發展；管理體制；管理模式

1.引言

檔案管理是高校的一項重要工作，做好這項工作不僅能夠確保高校各項工作的順利進行，還能夠為很多工作的開展提供必要的資料。因而在實際工作中，高校都比較注重采取相應的策略，促進管理水平的提高。為了實現對檔案資源的有效利用，必須注重采取相應的措施，實現檔案管理的可持續發展，促進檔案資源的可持續利用，進而全面提高檔案管理水平。下面將分析高校檔案管理存在的不足，并提出促進檔案管理可持續發展的意義與策略，希望能夠為實際工作提供指導與借鑒。

2.高校檔案管理存在的不足

盡管高校都比較注重對檔案資源的管理，完善管理模式，提高管理人員素質，但由于受到思想觀念，管理人才等方面的制約，目前高校檔案管理仍然存在不足，主要體現在以下幾個方面。

2.1專業化水平低。在管理過程中，仍然沿用傳統的管理方式，現代信息技術的使用不夠，沒有完全實現檔案管理的信息化和現代化。開展具體工作的時候，采用人工檢索的方式。工作效率低，在檔案資源整理、查詢、利用等各個服務流程中所耗費的時間長，影響其專業化水平的提高，對檔案信息資源的有效利用也產生極為不利的影響。

2.2管理模式落后。傳統管理模式依然大量沿用，沒有得到根本的改變。盡管現代信息技術逐漸被引入到高校檔案管理工作中，通過計算機進行檔案管理的模式越來越普遍。但普及程度低，檔案管理的數字化沒有完全實現，影響管理水平的提高。

2.3管理人員缺乏。高校檔案管理的人才隊伍建設沒有跟上步伐，從事管理的工作人員思想觀念落后，沿用傳統管理模式。對現代信息技術的掌握程度不夠，對數學化檔案管理的流程和方式操作熟悉。工作人員隊伍建設被忽視，沒有及時引進高素質的高校檔案管理工作人員，使得人員隊伍建設滯后，影響管理工作水平的提高。

3.高校檔案管理中的可持續發展的意義

實現檔案管理的可持續發展是高校檔案管理的重要目標，對合理有效利用檔案資源具有重要意義，具體體現在以下幾個方面。

3.1.應對存在不足的必要策略。目前檔案管理存在的不足影響檔案資源的有效利用，對其作用的充分發揮也帶來不利影響。而管理工作的可持續發展理念正是在這種基礎上出現的，該理念的出現能夠有效改變存在的不足，促進管理工作水平的提高，是應對高校檔案管理存在不足的重要策略。

3.2有效利用檔案的必要手段。在可持續發展理念的指導下，高校會更加注重對檔案管理存在的不足的改進，采取有效的措施，完善基礎設置，建立健全的制度，配備相應的管理人員，實現對檔案資源的有效利用，為高校各項工作的順利開展提供檔案資源的支持。

3.3提高管理水平的重要方式。開展高校檔案管理的時候，以可持續發展為指導方針，通過利用現代管理方式，提高信息技術裝備水平，實現對傳統管理方式的有效改進。通過引入現代管理理念，改進管理服務工作水平，有利于實現檔案資源的有效利用，促進檔案管理水平的提高。

4.高校檔案管理中的可持續發展的策略

為了應對高校檔案管理存在的不足，實現檔案管理工作的可持續發展，根據存在的問題，結合具體工作的需要，筆者認為今后可以采取以下策略。

4.1加強各項基礎建設工作。首先，重視法制建設。高校領導要重視檔案管理工作，將其納入學校規劃發展中，在資金、制度、人員等方面加強支持力度。分管檔案工作的領導應該以身作則，認真貫徹與學習檔案法的相關內容，使檔案管理的各項工作有章可循，建立完善的管理制度，提高檔案管理的法制意識，增強保密意識，實現檔案管理的法制化與規范化。其次，加強業務建設。檔案管理人員要加強自身學習，不斷提高綜合素質，促進自己業務技能的提高，掌握現代信息技術，加強信息學、管理學、公文學、計算機知識的學習，提高檔案管理的理論知識水平和業務技能，滿足實際工作的需要，更好的將其運用到高校檔案管理工作中，促進檔案管理水平的提高。再次，加強隊伍建設。高校應該重視檔案管理隊伍建設工作，建立高素質、高水平，觀念新、能力強的檔案管理隊伍，引進高素質人才，充實檔案管理隊伍。同時還要通過進修、研討會、專題學習等形式，不斷提高工作人員的綜合素質，提高檔案管理人員綜合技能，更好的適應檔案管理工作的需要。最后，完善基礎設施。主要是指改善檔案存放條件，檔案室應該有足夠、統一存放檔案的設備，配備計算機及文檔管理軟件，同時還應該具備溫度計、空調機、滅火器、除塵器、監控設備等，配備掃描儀，建立完善的網絡查詢、精準的全文檢索系統，促進管理工作效率的提高。

4.2提高檔案管理工作力度。首先，提高檔案管理意識。高校領導應該重視檔案管理工作，完善管理規章制度，提高管理人員素質，加大管理工作的資金投入，推動高校檔案管理的可持續發展。其次，完善檔案管理體制。成立檔案管理專業委員會，全面負責高校檔案管理，加強領導工作，建立完善的檔案管理網絡，做好年度考核工作，推動管理水平的提高。再次，重視信息資源開發。重視檔案的搜集、整理和利用，通過對檔案信息資源的開發利用，使其發揮最大的效能，為領導決策、教學、科研提供依據，另外還要重視檔案的編研，為使用提供方便，減少對原件的重復利用，實現檔案管理的可持續發展。最后，提高現代化管理水平。重視現代管理技術的運用，利用電腦、縮微照相方法、光盤輔助管理的方式，實現檔案資料的電子化、文件傳遞的網絡化、文件存儲的數字化，從而提高檔案資源開發、傳遞、利用的速度，滿足對檔案利用的需要，也有利于推動檔案管理的可持續發展。

4.3創新高校檔案管理模式。首先，創新管理思路。管理人員要密切聯系實際，提高檔案管理的思想認識，創新管理思路，在更高層面上對檔案管理進行籌劃，促進管理工作的可持續發展。其次，創新管理模式。重視計算機的運用，提高檔案的輸入、輸出、檢索工作的效率。重視電子掃描技術的運用，對檔案資料進行微縮處理，采用條形碼來代替檔號，從而使檔案管理和利用變得安全可靠，方便快捷，促進管理效率的提高。最后，創新服務職能。管理人員要樹立服務意識和服務理念，在保證檔案能夠準確查詢的前提下，有預見性的提供超前服務。培訓專職管理人員，指導檔案管理工作，豐富檔案管理服務形式，擴大服務范圍，促進檔案資料得到有效的利用，促進檔案管理的可持續發展。

5.結束語

綜上所述，在高校檔案管理過程中，采取相應的措施，實現其可持續發展是一項重要工作，具有重要的現實意義。今后在開展管理工作時，應該根據具體工作需要，采取相應的策略，完善基礎建設工作，提高檔案管理力度，創新管理模式，從而實現高校檔案管理的可持續發展，為促進檔案資源的有效利用奠定基礎。

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