檔案數字化建設中若干問題探討

丁芳 李婷

摘 要：隨著信息技術的發展，其已經在各個方面得到了廣泛的應用，其中對于檔案的數字化建設已經得到了實際的應用，檔案的信息化建設是在當下信息時代檔案工作的一個主題，而數字化的檔案建設又是其最為關鍵的一個內容，這也是對檔案管理的過程中一個比較深刻的一次改革，它對于檔案的快捷方便的管理有著重要的意義。本文主要就檔案的數字化建設過程中的一些現狀進行闡述，并結合實際情況給出適當的解決策略，希望能夠對此領域的發展有所裨益。

關鍵詞：檔案；數字化；建設

1.檔案數字化的基本概述

1.1 檔案數字化的基本涵義

在企業的發展中，檔案是對其業務活動的重要見證，同時也是企業的信息資源的重要資產，對其進行數字化的管理能夠提高其管理的效率，所謂的檔案數字化其實最為主要的就是通過對計算機等相關技術的應用，以此作為載體，把檔案進行信息化的管理方式，從而達到以數字作為存儲的方式，通過網絡化的形式進行把信息相互的連接，把對傳統的檔案的管理轉換成對計算機信息的管理，進而形成一個比較有序的檔案信息庫，能夠突顯出共享以及及時提供檔案信息的效果。檔案的數字化是數字檔案建設的一個最為基礎的工作，對于比較傳統的檔案在現代科技的形式下進行管理能，夠在整體的管理水平上得到有效的提高，從而適應當前的發展，為社會主義的經濟建設服務。

1.2 檔案數字化所體現的優勢分析

與以往的檔案管理相比，數字化的檔案管理能夠在經濟效益方面得到有效的提高，以往通常是使用粗放型的模式來進行管理，在管理的成本上比較高，數字化的檔案管理能夠有效的解決成本高這一問題，不僅是在經費上得到了有效的降低，還在空間上大大的節約了，并且還能夠在實際的利用上達到了快捷的效果，同時辦公的效率以及對檔案的原件的保護等都得到了有效的加強，在數字化的管理上對于部分檔案篡改的行為也有著有效的防護。

2.檔案數字化建設中的問題及原因分析

2.1 檔案數字化建設中的現狀分析

由于我國的檔案數字化的建設起步較晚，在傳統的檔案管理的思想中還沒有得到解放，在檔案事業的迅速發展下，檔案方面的相關工作已經逐漸的被世人所熟知，而當前的檔案管理有的還停留在對于紙質檔案的管理上，已經與當前的發展不相適應。還有就是在檔案數字化的制度方面還沒有做到完善，在標準化方面還有待進一步的提升。在檔案數字化的理論研究方面還不是很充足，在這方面的技術人才也比較的缺乏，在數字化檔案的建設過程中硬件技術也沒有達到很好的要求，在資金的投入上不夠，另外就是數字化的檔案建設中對于信息安全沒有很好的保障[2]。

2.2 檔案數字化建設中問題原因的分析

首先就是思維方面的影響，在當今的市場經濟的社會發展中，要能夠根據市場的需求來進行對產業進行轉型，這樣才能夠更好的得到長遠的發展，而在當前的檔案數字化建設中出現的一些問題，最為主要的還是思想理念沒有徹底的得到解放，依然是傳統的觀念在對檔案進行管理，沒有把檔案的管理和產業發展相一致，在方式上也是較為陳舊，對于當今的先進科技應用的非常薄弱，還有就是對于檔案的管理人員在檔案的建設發展兩者間的距離在逐漸的拉大，從而導致積極性不能很好的得到發揮[3]。還有就是在管理的系統標準方面沒有做到統一，檔案數字化的建設本身就具有復雜性，在新的技術的介入下在信息上的交流就比較的有難度，另外就是對于模式的發掘利用和時代的發展不相適應，從而導致了資源的浪費，在諸多的因素影響下造成了一系列的問題的出現。

3.檔案數字化建設中問題的解決策略探究

檔案數字化的建設對于社會的發展服務有著重要的作用，針對以上所出現的問題，筆者根據實際的情形總結歸納，并提出一些適當的應對策略，希望能夠對此領域的發展有著一定的促進作用。對于檔案數字化的建設首先就要在資金的投入方面要充足，由于它自身的一些基本的特征就決定了對于經費的需求，在其基礎的建設方面，要在網絡的系統管理方面得到有效的加強，這其中的設備例如計算機、打印機、磁盤等設備，都需要經費作為保障，數字化的建設也需要網絡環境作為支撐，要設置專業的人員進行管理，在這些方面都需要資金的投入。

在檔案數字化管理的意識上要得到有效的加強，從思想上要得到轉變，結合當今的發展融入到當今的發展中，把檔案的數字化建設和時代的發展共同進步，還要對制度進一步的加以完善，檔案的制度建設也是當前檔案數字化建設的一個比較基礎性的工作，對于檔案的制度進行完善能夠有效的對其進行規范化、標準化的管理，在當前的新的管理制度之下，對于檔案的數字化建設應當包含著眾多的制度，例如歸檔制度、保密制度、文檔一體化制度、網絡的安全化制度等等，要能夠把這些制度形成一個完成的體系，并且要能夠具有可行性以及可操作性，只有在這種情況下才能夠使得檔案數字化的業務活動得到順利的開展。

還有就是對于計算機的技術又能夠有保證，這也是對于檔案數字化最為關鍵的一個環節，沒有計算機技術的介入，檔案的數字化是無法啟動的，而計算機的實際應用是經過高投入才進行使用的，檔案的數字化建設只有把網絡環境以及計算機的應用技術等作為支撐才能夠把檔案數字化建設得到有效的加強，同時，還要能夠使得這一技術在時代的不斷發展下而進行升級或者更新，從而更好的適應社會的發展，與時俱進。

在信息管理體制方面要得到有效的建立，在當前的檔案數字化的管理過程中對于信息工作基本都是分開的，這樣就會造成傳統的信息活動和新型的信息活動很難形成一個統一的力量，這也是個有著很大阻礙的問題所在，對于檔案的數字化建設也會產生很大的影響，故此，把信息管理的機制得到統一化，把其形成一個合力作用，這對于檔案的信息工作是一項兩全其美的方法，另外還要對統一的理性化的管理機制進行建立完善[4]。在檔案數字化的利用機制方面也要得到有效的強化，檔案數字化的建設最為原始的目的就是能夠對檔案的信息方便并充分的加以利用，這對于在工作中只是憑借著經驗來辦事提供了有效的依據，從而對于解決其現實問題有著重要的意義。另外就是要能夠對投入機制的形成進行有效的促進，在管理的層面上要盡量的爭取管理層的重視，使得管理層能夠從傳統的觀念上加以轉變，加大投入方面的力度，在數字化的軟件硬件以及人才方面都要有保障，還有就是對于檔案數字化的人員素質的提升也很重要，這也是對檔案的數字化實現的一個重要的條件。

4.結語

隨著社會的不斷發展，檔案數字化建設已經是大勢所趨，在這一建設的過程中要對各個方面的問題進行考慮，全面的統籌，在當今的信息化迅速發展的時代，只有把檔案進行數字化的管理才能夠和時代的腳步相適應，也才能夠顯示出檔案的價值，這一建設是比較復雜以及龐大的工程，雖然會有問題出現，但是在不懈的努力及改進下，這些問題終將得到有效解決。

參考文獻

[1]易靖涵.網絡環境下圖書館檔案信息資源共享機制研究[J].赤峰學院學報（自然科學版），2013，（17）.

[2]譚飛程，李冬云，岳姝，黃麗，杜婧.紙質科技檔案數字化工作的組織管理與實施[J].科技檔案，2013，（03）.

[3]游蘭菊，陳飛.新建本科院校檔案信息化建設中存在的問題及對策分析[J].棗莊學院學報，2013，（06）.

[4]崔愛榮.探索高校檔案信息數字化管理[J].赤峰學院學報（自然科學版），2013，（15）.

作者簡介

丁芳（1973-），女，漢，山東省濟南市人，山東省交通規劃設計院，秘書，館員學位：本科，研究方向：檔案管理