談如何管理和開發利用好檔案信息資源

于鵬

摘 要：當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。

關鍵詞：網絡；新形式；檔案管理；創新服務

隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。

1 抓思想統一，認識市政檔案工作的重要性

思想是行動的總開關。我們堅持立足于統一全省市政人員的思想認識來推進市政檔案工作。一是領導高度重視。市政機關深刻認識檔案工作對于市政事業發展的重要作用，切實增強做好檔案工作的自覺性；強調要把檔案工作納入市政工作考評和下級院向上級院報告工作內容，把檔案室、榮譽室（陳列室）建設納入機關文明創建總體規劃，加快突破影響檔案工作的機制性、保障性困擾，積極為檔案工作解決實際困難和問題。二是加強組織領導。全省各級市政黨組都將檔案工作納入重要議事日程，列入市政工作目標管理，與業務工作同部署、同檢查、同考核，形成了市政長親自抓、分管領導經常抓、辦公室主任具體抓的檔案工作格局。三是強化教育引導。緊密結合職業道德、職業紀律、職業責任教育和開展機關文明創建、落實工作目標管理責任制等工作，教育引導檔案人員深刻認識市政檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是市政機關執法活動的真實記錄，是認識和研究市政工作規律的重要依據，切實增強做好市政檔案工作的責任感和使命感。堅持從政治上、工作上、生活上關心、愛護檔案人員，充分調動了廣大檔案人員的工作積極性和創造性，有力推動了全省市政機關檔案管理工作深入健康發展。

2 抓基礎工作，推進市政檔案工作的規范化

堅持“打基礎、管長遠”，狠抓檔案工作基礎建設，實現檔案管理工作的科學發展。一是健全規章制度。結合市政工作實際和新形勢需要，進一步建立健全檔案管理的各項規章制度，對市政機關立卷歸檔、檔案利用、檔案管理、檔案保密等制度進行修訂完善，使檔案工作有規可遵、有章可循。二是提升業務素質。以學習中央和省有關檔案工作文件精神、文件歸檔方法和工作要求為主要內容，每年組織市政系統專、兼職檔案員進行業務培訓。三是強化督促指導。認真落實《訴訟檔案管理辦法》、《吉林省機關檔案工作業務建設規范》的要求，切實抓好督促指導，確保立卷歸檔及時和歸檔文件質量。嚴格按照規范化的要求，對要歸檔的文件從公文處理、收集整理、立卷歸檔、保管利用等各個環節進行嚴格把關，認真檢查驗收。每年對各內設機構及系統檔案工作情況進行通報。

3 抓科技應用，促進市政檔案工作的信息化

我們深刻認識到檔案規范化、信息化、現代化建設是市政檔案工作發展的必由之路，堅持以信息化促進檔案工作規范化、現代化，實現檔案信息化和市政信息化的同步協調發展。一是加大檔案數字化力度。認真執行《市政機關公文二維條碼使用規范》、《吉林省文書檔案目錄數據庫結構與著錄細則》，加快市政檔案信息化工作步伐。二是做好電子公文歸檔。按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》的要求，加強對電子公文、電子檔案的保真、保密和安全科學保存。省市政帶頭示范，結合自身規范化、信息化建設，摸索建立了一套符合規范、安全保密、運轉高效的電子公文編號、制作、保存、立卷、歸檔操作流程，在全省市政機關推廣應用。三是建立和完善檔案信息安全保障體系。嚴格執行“三網”隔離制度，采取可靠的防范技術和措施，確保檔案實體安全和信息安全。

4 抓上下聯動，體現市政檔案工作的一體化

堅持著眼全局，圍繞推動市政系統檔案工作的全面發展進步來開展工作。一方面，充分發揮省市政的示范帶頭作用。進一步加大基礎設施建設力度，提升檔案工作“硬環境”，切實抓好省市政檔案工作目標管理升“省特級”工作。先后投入資金200余萬元，加大對市政歷史珍貴資料的征集工作力度，建成了面積達300平米、科技含量較高的省市政陳列室，為全省市政人員銘記湖北市政光榮歷史、展示湖北市政良好形象、教育激勵市政工作人員，搭建了一個新的窗口和平臺，得到了上級領導的好評，為全省市政系統作出了表率。另一方面，加強對全省市政系統檔案工作目標管理省特級的創建指導工作。省市政下發了全省市政機關檔案工作目標管理情況通報，加大了對市、縣兩級市政檔案工作的督促指導力度。以檔案目標管理為重點，抓兩頭帶中間，把加強系統指導和爭取當地檔案部門的支持緊密結合起來，有計劃、分步驟地促進基層院開展檔案目標管理工作。一級抓一級、層層抓落實，并適時組織檔案檢查；堅持常規指導和定向指導相結合，通過辦培訓班、檢查評比、報送檔案統計報表等形式，全面了解市政系統檔案工作現狀及存在的問題，解決市政系統檔案管理中存在的共性問題，推動了全省市政系統檔案管理整體水平的提高。

5 抓開發利用，展現市政檔案工作的服務性

我們利用檔案為現實工作服務，在執法檢查、出庭公訴、復查案件，文明單位創建，工資晉級、職務晉升，財務審計、基建工程等工作中都發揮了積極作用。一是認真做好整理歸檔工作。堅持每年年終對已結案件和已辦理完畢的文書材料進行認真清理，及時整理歸檔，為開發利用創造便利條件。我們還編制了各種檔案檢索工具，案卷目錄、全宗卷、立卷說明、歸檔規則、文件匯編、發文匯集、檔案利用效果實例匯編等，為及時、準確利用檔案提供了方便。二是嚴格檔案借閱和催還制度。嚴格履行市政檔案借閱審批程序，認真執行保密制度，定期清點庫存檔案，加大檔案安全保障情況檢查力度，確保制度落到實處。三是做好檔案資料編纂。我們先后整理、撰寫了省市政《組織機構沿革》、《大事記》、《全宗介紹》、《人大代表審議市政工作報告的意見建議》等，為領導決策、市政業務的開展發揮了積極作用，獲得領導和工作人員好評，也贏得了領導和全院工作人員對檔案工作的理解、關心和支持。

我們的工作雖然取得了一定成績，但與最高人民市政、省檔案局對檔案工作的要求，與省直檔案工作先進單位相比還存在一定差距。在今后的工作中，我們將以本次會議為新的起點，進一步明確職責，認識不足，增強主動意識，找準位置，拓寬領域，創新機制，完善手段，始終保持市政檔案工作生機與活力，實現市政檔案工作科學發展。endprint