淺談條形碼技術(shù)在提高檔案實體管理水平中的思路

吳旦　周佳

摘 要：運用“條形碼”這種新科技技術(shù)對設(shè)計院的檔案進(jìn)行編號管理乃是一種最新的發(fā)展趨勢。但是，逐年來隨著辦公智能自動化系統(tǒng)的全面實用，運用“條形碼”進(jìn)行檔案實體的檔號編制，又遇到了許多新的技術(shù)方面的困難問題。本文根據(jù)當(dāng)前條形碼技術(shù)在檔案管理中的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，希望能為條形碼技術(shù)在檔案實體管理中水平的提升提供有效的保障。

關(guān)鍵詞：條形碼；檔案；檔號；新技術(shù)；Excel

以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)為首的科技信息技術(shù)為檔案管理工作帶來了非常重要的影響，并且在很大程度上將傳統(tǒng)的檔案信息處理模式、儲存模式以及服務(wù)模式進(jìn)行了有效的革新，促使檔案管理工作的管理效率與管理質(zhì)量得到了非常顯著的提高。而“條形碼”技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，更是進(jìn)一步的推動了我國檔案管理技術(shù)現(xiàn)代信息化的可持續(xù)發(fā)展。故此，研究分析“條形碼”技術(shù)在檔案管理工作中的開展與應(yīng)用，具有至關(guān)重要的實際意義。

一、條形碼對于檔案實體管理工作起到的影響分析

就目前的實際現(xiàn)狀來說，條形碼對于檔案管理工作所起到的作用一般有：可以使從前繁瑣的檔案歸檔過程簡化，從而有效的節(jié)約了許多不需要浪費的人力以及時間。伴隨著將“件”作為報關(guān)單位在檔案的管理部門中所推行的條件，條形碼技術(shù)的合理應(yīng)用將會促使檔案管理部門的工作開展得更為順利，其工作效率也會得到有效提高。總的來說，檔號的制作方式一般分為以下三種類型：第一種類型，刻制一個“檔號印章”（其印章的具體式樣如表一所示）進(jìn)行文檔代號填寫。第二種類型，在印章的空白處事先便已經(jīng)設(shè)定好了數(shù)字或者英文字符，如果需要什么類型或者日期的文檔，只需要手工將這種數(shù)字調(diào)好，再蓋印在文件上面就可以了。第三種類型，制Excel表格，填寫→打印→裁制成小條，再使用膠水將其黏貼在相對應(yīng)的文件檔案上面。當(dāng)然，這三種檔號制作的方法都存在著一定程度上的缺陷，然而條形碼技術(shù)的出現(xiàn)則完全解決了這些弊端。

在條形碼的檔案綜合管理系統(tǒng)當(dāng)中，一般較常使用的是“泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)”，下文便根據(jù)這種系統(tǒng)進(jìn)行分析。

當(dāng)打開泰坦檔案的綜合管理系統(tǒng)時，菜單欄里便可以找到“卷內(nèi)文件管理”這樣一個項目欄，點擊進(jìn)入，并且選擇“文件檔案類型”這一選項，按照需求輸入相應(yīng)的條目，最終選擇Excel表格的格式，點擊確定，并選擇輸出，便會將需要的內(nèi)容自動生成一個Excel的表格。最后，將表格當(dāng)中的檔號數(shù)字字段與條形碼的打印機(jī)進(jìn)行連接，便可以非常快速的將文件檔案的檔號進(jìn)行分批打印。檔案工作人員只需要將所需填寫的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入即可，這樣的形式既節(jié)省了人力，又節(jié)省了時間，而且可以保證準(zhǔn)確率，對于檔案管理的未來發(fā)展而言，起到了很好的促進(jìn)作用。除此之外，條形碼技術(shù)也會使文件檔案更具整潔美觀的效果。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)中，通常檔號會出現(xiàn)墨跡不清、隨意涂改或者裁剪不齊等問題，這些問題在很大程度上影響了文件檔案的美觀。然而當(dāng)條形碼技術(shù)出現(xiàn)以后，由于它是直接使用電腦進(jìn)行打印的，并且所打印的紙張規(guī)格完全統(tǒng)一，使得檔案更加具有美觀整潔性。

二、條形碼技術(shù)在經(jīng)過設(shè)備進(jìn)行輔助后能夠起到的作用分析

（一）條形碼技術(shù)完全滿足了新時代下檔案管理工作的實際需要

第一，在當(dāng)前新形勢之下，應(yīng)當(dāng)用科學(xué)合理的發(fā)展觀作為指導(dǎo)依據(jù)，建設(shè)起優(yōu)質(zhì)服務(wù)式的檔案管理制度乃是部門所工作的核心宗旨，這也是促使條形碼技術(shù)可以引入設(shè)計院檔案管理領(lǐng)域范圍的重點原因之一；第二，所需要歸檔的文件檔案以逐年遞增的趨勢一直大幅度增加著，這便對于檔案的合理利用率提出了更深、更高的要求，而當(dāng)前條形碼的技術(shù)生產(chǎn)以及技術(shù)發(fā)展也是在此要求之下所產(chǎn)生的必然結(jié)果。除此之外，條形碼技術(shù)的應(yīng)用實施也是檔案實地管理基礎(chǔ)其業(yè)務(wù)發(fā)展的需求所在。

（二）將文件檔案的實體出入庫管理更為規(guī)范化，為文件檔案的安全提供最大保障

在將條形碼技術(shù)應(yīng)用實施到檔案管理工作中以前，檔案的入庫出庫都必須完全由工作人員進(jìn)行手工操作，這便對工作人員的綜合素質(zhì)要求非常高。縱然如此，也無法真正保證萬無一失。而現(xiàn)今使用條形碼技術(shù)進(jìn)行檔案管理，設(shè)計院的檔案管理人員無論是在調(diào)出檔案還是在歸還檔案的時候，只要通過掃描檔案文件上的條形碼，便可以準(zhǔn)確無誤的錄入這些信息，而且不會出現(xiàn)人工疏漏的情況。除此之外，通過專門的條形碼系統(tǒng)軟件，還可以對超過時限未予歸還的檔案進(jìn)行及時的提醒，這便很好地避免了檔案外借而不予歸還的損失，在極大的程度上確保了檔案管理的安全性。

（三）條形碼技術(shù)有利于提高工作人員的自身效率，且節(jié)省人力資源

這一點作用則主要表現(xiàn)在節(jié)省了文件檔案調(diào)出與歸還的登記時間上面。在傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中，其文件檔案的接觸與歸還全部是依靠工作人員手工進(jìn)錄入等級，這樣做不僅僅非常浪費工作人員的時間，并且還需要工作人員在時刻警惕、保持細(xì)心，半點疏漏都出不得。所以，條形碼技術(shù)便搭建起了一個非常良好的系統(tǒng)平臺，如果輔助電子磁卡系統(tǒng)共同使用，便可以使檔案的調(diào)出與歸還變成一件非常準(zhǔn)確、快速的事情，而且會大大減少工作人員在檔案登記時所消耗的時間。

（四）條形碼技術(shù)有利于提高檔案管理部門的服務(wù)形象

文件檔案的重要作用便在于方便、快捷的利用形式，這也是檔案管理部門歷久常新的一項課題，并且是各行各界對于檔案管理部門所提出的永恒要求。條形碼技術(shù)的日漸使用，在很大程度上方便了檔案管理的利用率，并且也將在很大程度上提高設(shè)計院檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)能力，也非常有助于提高檔案管理部門的服務(wù)形象。

（五）條形碼技術(shù)為檔案管理提供了更為良好的堅實基礎(chǔ)

檔案管理實行電子化、科學(xué)化的管理模式還處于早期的起步階段，很多內(nèi)容還需要完善。但是，隨著社會的發(fā)展，實行條形碼技術(shù)已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢，而條形碼技術(shù)則有效的實現(xiàn)了實體檔案文件與計算機(jī)之間的有效連接，這位促進(jìn)我國檔案實體管理水平的科學(xué)化、信息化發(fā)展提供了一條非常重要的新途徑。

三、結(jié) 語：

綜上所述，雖然條形碼技術(shù)還處在早期的起步階段，但是自從該技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理的工作領(lǐng)域以來，已起到了不可估量的重要作用。

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