論會計電算化內部控制存在的問題及對策

龔顯益

摘要: 在現代的會計電算化取代以往的手工會計的時代大趨勢下, 高效精確的會計電算化可以為會計人員提供極大的便捷，不僅大大減少了日常的工作量, 也有效降低了以往手工會計中容易出現的謬誤和紕漏，極大地提高了準確度。可是由于一些內部控制方面的不足，致使會計電算不夠完善, 也不能使會計電算化很好地做到防錯杜弊。鑒于當前我國會計電算化的內部控制過于薄弱, 且問題普遍存在, 已使得會計電算化的內部控制加強工作成為會計信息提升的當務之急。

關鍵詞: 會計電算化；內部控制；存儲介質；軟件

1、會計電算化內部控制存在的問題

鑒于電算化進程在我國發展起步較晚，影響到了人們的思想認識，使其不能達到應有的程度。由于人們以往思維觀念，不能充分認識到內部控制之于電算化的真正意義，也不能認識到經電算化處理過后的會計信息系統之于企業的重要，同樣沒有意識到內部控制之于會計信息失真的影響。目前我國只有行政事業單位和大中型企業集團采用了電算化的會計信息系統, 而缺乏完善的電算化內部控制,又可以導致會計信息失真, 進而導致會計電算化產生的高效工作缺乏效用。

職權不相容原則本是會計電算化內部控制的關鍵部分，在傳統的手工會計信息處理中，此原則如果不能得到很好的遵循，是很難做好會計業務的。但是在會計電算化的今天，職權不相容原則已不適用，系統內的很大一部分崗位可以進行合并，很大一部分手續在合并到計算機中之后進行統一執行，不僅可以減少會計人員數量，也使一部分不相容的崗位得到分離，消減了會計人員互相間牽制的效力。

在會計電算化信息系統中，它的執行主體和保存介質存在是極為重要的，但是卻存在諸多的潛在威脅。以會計電算化信息系統中的執行主體為例，首先是計算機在硬件系統發生故障的可能，包括停電等非人為因素, 都可以導致數據的丟失與損壞,以至于業務操作將不能繼續進行。其次便是財務軟件的問題，其質量和性能與會計數據處理的準確度、高效性息息相關,一旦出現意外，輕則降低會計數據處理的準確度和高效性, 重則可以致使系統內的會計數據丟失，導致嚴重后果。此外，鑒于會計電算化的數據信息一般都保存在計算機磁盤、移動硬盤等磁性介質中，而這些介質一旦遭受受潮、高溫、受磨損便會出現損壞, 其內的數據自然遭到破壞。由此可見，做好相應的備份工作, 對于企業的會計工作有重要意義。

2、加強和完善會計電算化內部控制的對策

2.1 加強會計電算化內部控制制度建設

會計電算化不僅僅是導致了核算方式和數據存儲形式的改變，也極大地提高了會計信息質量, 并且方便了企業的財務分析以及其經營決策等, 這是是會計理論和會計技術的一次革命。而只有改革會計電算化內部的控制制度,才是推動會計理論與實務運用的根本性變革的動力。

2.2 加強對于會計電算化的人員職務的管理與控制

在會計核算軟件進行正式的使用后，須對系統內各部門人員依照權、責、利三者結合的原則進行制定崗位責任制度的工作，將工作崗位劃為電算化會計崗位和基本會計崗位兩種，使機構調整與組織控制二者結合, 進而達到職權分離, 限制和發現錯誤及違法行為。

電算化系統內會計相關工作人員的道德建設也是一項重要的工作，計算機雖然是會計電算化的執行主體, 會計電算化卻需要人才能得以執行，故而提升會計從業工作人員的職業道德并把行為準則納入內部控制的內容已成為企業管理的當務之急。

2.3 嚴格控制會計電算化系統的執行主體

對于系統操作和維護環境管理方面的控制，須嚴格執行，會計電算化實行后應保持計算機設備良好運行, 并進行嚴格保護, 以防止無關人員進入。會計電算化的系統操作過程及其系統維護構成了系統操作環境, 比如數據備份和防病毒感染等項目。系統的硬件維護和軟件維護,共同構成了系統維護，硬件維護主要是指定期的檢查和記錄，進行故障分析及其記錄。而軟件維護則保障了財務軟件操作的規范化,借以達到實現維護操作結果的適應性、正確性和完善性的目的。

通過加強對會計電算化系統網絡環境監控的網絡維護實現了會計信息資源的共享, 卻也導致信息系統的安全面臨巨大的威脅。為此我們須通過幾個步驟來保障會計信息系統的安全: 一，采用登錄確認和密碼管理; 二、啟用防火墻,使外部訪問區與會計電算化系統間聯系隔離開來；三、采用回響檢查、數據加密。借助以上幾個技術手段，便能夠達到網絡管理的目的, 保障計算機內所儲存的信息不致因故障丟失。

2.4 提高對會計電算化系統業務操作的要求

會計電算化系統的輸入控制是提高對會計電算化系統業務操作的要求第一切入點，只有建立授權機制, 嚴格審查系統每一筆業務數據的合法性及其準確性, 才能把錯誤消滅在最開端,以避免因一個錯誤而導致的連環性重復錯誤, 這是提高對會計電算化系統業務操作的要求的第一點，也是必須做到的一點。

提高會計電算化系統的處理控制方面的能力，其重點是處理過程中的數據溢出性檢測、適應性控制以及重新建立系統處理的適應性控制, 這就要求給予軟件用戶在一定的限度內自由制定會計政策的許可, 使其適應實際，而數據溢出性檢測的建立又可以避免數據超出容量導致的數據損失和因數據損失導致的數據信息失真，但相關人員在操作中的失誤是難以避免的。

3、電算化會計檔案的安全使用

通過建立一系列的健全的會計電算化檔案管理制度保護會計電算化檔案，存儲在磁性介質中的電算化會計檔案能夠簡單地準備雙份, 而數據的備份只要存放在不同的地點, 便消除因地震等意外事故而導致會計電算化系統的毀滅的可能。對于電算化的會計檔案，在調閱時需嚴格遵守相關規定，進行安全使用。在進行調閱會計檔案工作時，常有兩種情況出現: 一是所調閱的會計檔案與電算化系統版本號一致, 這種情況下只需將所需的檔案通過電算化軟件系統中的檔案進行調閱; 二則是所調閱的會計檔案的版本號與前會計電算化系統版本號不一致, 此時需在另一電腦安裝相應版本的電算化系統, 之后才可再次進行調閱。調閱登記記錄對于電算化會計檔案的安全使用是非常有意義的，應專門設置, 以便明確會計系統內部各人各自所應負擔的責任, 另外，管理員不可以將調閱檔案的密碼提供給調閱者, 只能讓他直接進入系統。

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