淺談檔案管理工作的創(chuàng)新

王璐

【摘 要】如何“使保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他原始記錄”更加科學(xué)地“為黨和國家各項工作服務(wù)”，這是檔案工作面臨的重要任務(wù)，也檔案建設(shè)現(xiàn)代化的必由之路。

【關(guān)鍵詞】檔案；客觀要求；地位

On the File Management Innovation

Wang Lu

(Altay City Board of Education Altay Xinjiang 836500)

【Abstract】How to "make the save for future reference text, images, sounds and other original records" more scientific "work for the party and the state service", which is an important task facing the archives, but also archives building modernization.

【Key words】File;Objective requirements;Position

1. 前言

“檔案是國家機構(gòu)社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他各種形式的原始記錄。”

（1）“檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務(wù)的工作。”

（2）檔案工作范圍較大。內(nèi)容很多。按照其特點和分工的不同，有機關(guān)檔案工作。檔案館工作，檔案事業(yè)管理工作，檔案教育工作，檔案科學(xué)研究工作，檔案宣傳出版工作。從檔案工作的具體業(yè)務(wù)上分，有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等六項工作，也就是檔案界通常所說的“六個環(huán)節(jié)”。如何“使保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他原始記錄”更加科學(xué)地“為黨和國家各項工作服務(wù)”，這是檔案工作面臨的重要任務(wù)，也檔案建設(shè)現(xiàn)代化的必由之路。

2. 檔案建設(shè)現(xiàn)代化的客觀要求

（1）檔案工作，就其性質(zhì)來說，可概括為管理性、服務(wù)性和政治性三點。管理性就是人們根據(jù)事物的客觀規(guī)律、勞動對象和工作特點，運用計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等基本活動，有效地利用人力和物力，并促進其相互配合，達到最佳的結(jié)合，發(fā)揮最高的效率，以順利地達到人們預(yù)期的任務(wù)和目標(biāo)。檔案工作的服務(wù)性是指檔案部門通過收藏和提供檔案材料這種特定的方式、為黨和國家各項工作服務(wù)，為社會主義各項事業(yè)服務(wù)，乃資料后勤性的服務(wù)工作。所謂檔案工作的政治性，是因為檔案工作歷來都是為一定的階級所掌握，為這個階段的路線、方針、政策服務(wù)。

（2）勿庸置疑，檔案工作的科學(xué)性高效性作用的發(fā)揮，是檔案工作的終極取向。隨意改革開放程度的不斷深入，現(xiàn)代化步伐的逐步加快，特別是我國加入WTO后，我們的檔案建設(shè)工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，檔案建設(shè)的現(xiàn)代化已勢在必行。現(xiàn)代社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化的便利條件為快速高效的檔案建設(shè)模式提供了可能。

3. 檔案建設(shè)工作的地位

檔案提供利用是檔案工作作為社會主義事業(yè)服務(wù)的手段，直接體現(xiàn)整個檔案工作的作用，在檔案工作中有突出的地位。

（1）首先，檔案提供利用是檔案工作的中心任務(wù)。我們不是為了檔案工作而做檔案工作。從這個意義上講，檔案提供利用工作是實現(xiàn)檔案作用的主要手段，從而也就決定了檔案提供利用工作是檔案工作的中心任務(wù)，是最重要的一個環(huán)節(jié)。

（2）其次，檔案提供利用工作對整個檔案工作有檢驗和促進作用。在提供利用工作中，能夠比較客觀地發(fā)現(xiàn)和理解檔案工作的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的優(yōu)缺點，如收集檔案是否齊全，整理是否科學(xué)，鑒定是否準(zhǔn)確，保管是否安全等，從而促使我們采取有效措施改進檔案管理工作。由于利用工作的開展，必然對檔案工作其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提出相應(yīng)的要求，如需要豐富館藏、加強收集工作；提高檢索速度，編制各種檢索工具，采用先進的技術(shù)手段。這就促進了這些工作環(huán)節(jié)的開展，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。

（3）第三，檔案提供利用工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。檔案提供利用工作與廣大利用者發(fā)生密切的聯(lián)系、是檔案工作聯(lián)系群眾的紐帶。一方面，通過提供利用工作把收藏的大量檔案材料提供給利用者，滿足多方面的需要，充分發(fā)揮檔案的作用；另一方面，是對檔案工作最實際最有效的宣傳，能擴大檔案工作在社會上的影響爭取各方面的重視與支持。實踐反復(fù)證明，哪一個檔案館（室）提供利用工作搞得好，那里的工作就受到領(lǐng)導(dǎo)的重視和群眾的支持，檔案工作就順利發(fā)展；哪里的檔案提供利用工作開展的不好，整個檔案工作就撕氣沉沉，打不開局面。

（4）檔案提供利用工作雖然在檔案工作中具有突出的地位，對其他各項事業(yè)發(fā)生了深刻的影響，但也不能忽視其他各項業(yè)務(wù)工作對檔案提供利用工作的作用。它們是提供利用工作的基礎(chǔ)和前提條件，提供工作不能離開這些工作而存在和發(fā)展。只有搞好了收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作，提供利用工作才能放在堅實可靠的基礎(chǔ)上，否則就會成為無源之水，無本之木，談不上檔案的提供利用工作。

4. 加強保管，促進檔案建設(shè)現(xiàn)代化步伐

維護檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護檔案完整和安全，更是檔案保管的中心任務(wù)，這是因為檔案保管工作這個環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)維護檔案的完整和安全的重點環(huán)節(jié)和主要手段。從實質(zhì)上來講，檔案保管工作，也是人們向一切可能損壞檔案的社會的、自然的不利因素作斗爭的工作過程。簡言之，檔案保管工作應(yīng)該做到“四不”：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案混亂），不丟（不使檔案丟失、泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。

（1）第一，以防為主，防治結(jié)合，尋找科學(xué)的保管檔案的技術(shù)方法，這是安全地保管檔案的關(guān)鍵所在。保管檔案的技術(shù)方法很多，概括起來無非兩種：其一是如何預(yù)防檔案文件損壞的問題。這是既有人為的，也有自然的因素。比如防盜竊、防破壞、、防火、防水、防塵、防潮、防霉、防鼠、防蟲、防光等。這些問題解決了，就可以有效地防止檔案文件的損壞；其二，當(dāng)檔案損壞之后，如何進行處理的問題。比如追查丟失、破案損壞如何處治的

問題。比如，追查丟失破壞或火災(zāi)事故的大兵團和責(zé)任，防塵、滅火、消毒、滅鼠、恢復(fù)紙張的機械強度，恢復(fù)字跡等。在“防”和“治”兩個方面，“防”是檔案保管工作中的根本問題，是主導(dǎo)方面。

（2）第二，加強重點，照顧一般，對于需長久保管的檔案，以及主要立檔單位的檔案，應(yīng)該采取措施加以重點保護，使其既要安全又延長壽命，如利用高技術(shù)手段。

（3）第三，立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前。檔案保管工作的目的是為了保證黨和國家對檔案的利用。因此，不能片面地強調(diào)保護檔案，而不考慮到利用的方面。同時也不能只遷就一時的利用方便，而不顧及檔案的保護，影響檔案長遠(yuǎn)的利用。在實際工作中，保管和利用既有具體的矛盾，又有總的一致性。保管和利用的關(guān)系，實質(zhì)上是當(dāng)前利用與利用的矛盾的統(tǒng)一。所以保管工作的各項制度以致技術(shù)措施等，既要立足長遠(yuǎn)利用，又要保證當(dāng)前利用的方便。

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