學校檔案管理規范化的路徑分析

趙振武

摘要：檔案管理工作是學校的日常管理工作中一項不可或缺的部分，加強對檔案的規范化管理對學校的發展發揮著重要的作用。文章從檔案管理的重要作用入手，分析了當前檔案管理工作的現狀及問題，最后對如何實現學校檔案規范化管理的路徑進行了簡要分析與總結。

關鍵詞：學校；檔案管理；規范化1學校檔案管理重要意義簡析

學校對檔案進行管理，可以為日后學校開展各項工作提供了有利的信息數據支持。學校在建立和發展過程的各項工作都可通過檔案來進行記錄，對當時的情形能夠進行清晰完整的記錄，并能夠保存下來，對學校日后的發展進行有效的指導和借鑒[1]。學校的檔案因為學校的發展時期與狀況的不同，所以其記錄的內容也會不盡相同，每個階段都會呈現出不同的特點，所以通過記錄的檔案為學校今后開展教學工作提供了理論指導和意見參考，推動了學校的進一步發展。

2學校檔案管理現狀分析

2.1 學校高層對檔案管理工作不夠重視

多數學校領導對檔案管理工作的觀念認識不強，把重點都放在了學校的基礎設施、師資隊伍建設等工作上，沒有對檔案管理有足夠的認識，只是簡單的認為檔案管理工作是對數據資料的搜集、保存和管理，與日常的文職性工作一樣，沒有嚴格的要求和統一的標準，工作人員在每個學期的開始或結束沒有認真的進行工作的總結與對接，更沒有進行及時的監督和指導。

2.2 檔案管理制度不完善

因為學校領導層對檔案管理工作沒有足夠的重視，所以檔案管理工作的相關制度也沒進行嚴格的制定，而已有的一些檔案管理制度也不夠健全，使得在進行檔案管理工作時沒有制度來要求，沒有標準可參考，同時對檔案管理自身的工作也沒有明確的制度來保障，又因為對檔案管理工作沒有進行監督和檢查，檔案管理人員的責任心就會下降，使檔案管理工作中經常會出現文件不及時整理、資料丟失、數據收集不全等現象。

2.3 檔案管理人員專業不強

縱觀學校檔案管理工作，多數學校的檔案管理崗位都是教師進行兼職或者是臨時配備人員來進行管理，一些學校根本沒對檔案管理設置專門的崗位和專業的管理人員[2]。所以當前學校里普遍存在的問題就是缺乏專業的檔案管理人員和檔案管理人員能力低下。特別是在科技信息時代的今天，檔案管理也呈現出信息化的趨勢，這就對檔案管理人員有更高的要求，而目前檔案管理人員在檔案信息化管理、專業技能、服務意識等方面還存在很大缺陷。

2.4 信息化管理未能及時普及

隨著信息化時代的到來，計算機技術被廣泛的應用于各個領域，然而在學校檔案管理中，信息化還沒有全方位的得到普及。部分學校檔案管理中還沿用傳統的管理模式和方法，依然用手工的方式進行檢索和收集，同時在整理、服務、檢閱等方面效率還很低下，很多資料檔案丟失卻沒有辦法恢復。同時在一些硬件設施上，還存在設備老化、檔案管理室簡陋等現象。有些院校雖然引進了先進技術的設備，但因為檔案管理人員專業技術的落后，在學校檔案管理中也很難實現信息化。

3實現學校檔案管理規范化的路徑

3.1 提高對檔案管理工作的重視

首先學校領導層要以身作則，對檔案管理工作要給予足夠的重視，要認識到學校的檔案管理對學校發展的重要意義，把檔案管理工作納入到學校的重要工作中，積極響應國家的方針政策，制度出合理的檔案管理制度[3]。同時要對檔案管理人員進行觀念更新，提高其對檔案管理工作重要性的認識，從而增強自己的責任心，積極投身到檔案管理工作中來，對檔案信息化安全管理要有足夠的重視并加強建設，同時要在學校中對《檔案法》進行普及，至上而下的把檔案信息化安全管理工作落實到學校發展的各個角落。

3.2 建立健全檔案管理制度

健全的制度能夠保證工作的順利開展，學校檔案管理同樣需要健全的制度來引領和規范。隨著學校的不斷發展與壯大，學校里有很多活動和事宜需要進行記錄和整理，因此學校的檔案管理工作也日趨復雜。只有建立起合理嚴格的制度，對檔案管理工作的各個環節做出詳細的規定，針對制度可以采取切實可行的措施對檔案進行分類、整理和存檔。檔案管理工作才能有序進行。

3.3 加強檔案管理人員的綜合素質

學校的檔案管理人員每天要面對眾多的檔案信息，其個人素質的高低對于檔案管理工作的規范和效率具有重要的影響作用。所以要加強對檔案管理人員的技能培訓，同時還要培養檔案管理人員的責任心和執行力。另外檔案管理人員盡量從對電子計算機技術精通和熱愛的年輕人中進行選拔和考核。

結束語：學校檔案管理工作是學校發展過程中的一項基礎性工作，是學校管理工作的重要組成部分，同時又為學校正常的管理工作提供重要的保障。所以要重視學校檔案管理工作，積極調動學校的相關部門投入到檔案管理工作的創新與改革中來，制定與完善檔案管理工作的規章制度，提高管理人員的綜合素質，加大科技的投入，全方位的提高學校檔案管理工作，使其朝著規范化、制度化、標準化的方向發展，促進學校的建設與發展。

[參考文獻]

[1]姜云娜.淺談檔案工作的規范化、標準化管理［J］.科技創新導報，2011(5).

[2]朱繼榮.對高校學生檔案管理的思考[J].山西廣播電視大學學報,2013 (2).

[3]淺談學校檔案管理工作存在的問題與對策［J］.科技致富向導，2010（6）.