淺談做好高校辦公室主任工作的思考

湯茂買

摘 要：辦公室是單位溝通上下、聯絡內外的橋梁和紐帶。特別是高校的辦公室主任崗位更是特殊，要求更高，責任更大。作為高校辦公室主任，既要認清形勢，擺正位置，又要講究行為藝術和行為方法，創造性地運用各種知識和方法，妥善解決工作中的實際問題。一名合格而優秀的高校辦公室主任，必須將服務師生作為一切工作的出發點和落腳點，才能確保高校辦公室工作順利有效開展，推動高等教育事業全面、協調和可持續發展。

關鍵詞：辦公室主任；素養；高校

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）18-0239-02

辦公室是一個為單位領導直接服務的部門，作為單位、部門的綜合辦事機構，是溝通上下左右，是上情下達、下情上傳聯系四面八方的橋梁和紐帶，是領導的參謀和助手。辦公室的形象代表著單位、部門的“門面”、“窗口”的地位形象。辦公室主任作為辦公室工作的領導者、組織者和實施者，在單位中扮演著重要的角色。特別是在工作協調、人員安排、文件處理等方面的工作更是千頭萬緒，困難重重。我認為要當好一名辦公室主任應具備以下基本能力，以適應新時期辦公室工作的要求。

一、辦公室工作的職能和性質

（一）辦公室的職能

通俗來講，辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。

1.要協助領導了解和掌握黨的路線、方針、政策及相關的法律法規；并組織制定單位各項規章制度并加強建設、落實；

2.要經常組織和參與調查研究，抓好信息工作，及時向領導傳遞和反饋綜合信息，為領導決策提供可靠依據；

3.要根據上級指示、中心工作和領導安排制訂年度工作計劃和任期目標等發展規劃工作，并對照檢查督促和總結；

4.要組織起草、審核通知、報告、總結、紀要、報道、規劃等各種文稿，做好文字處理、文件扭轉工作，把好政策關；

5.要做好各種會議的組織準備和會議議定事項的催辦和落實工作；

6.要承上啟下，溝通上下左右各方面的關系，安排好領導出行、各種公務接待和單位各項活動；

7.要認真做好單位宣傳、財務、資產、安全、衛生、保密、勞動紀律、考核、用章、開介紹信、慰問和綜合檔案管理工作；

8.要認真做好信訪和政務公開工作，積極開展機關建設管理和單位各項后勤服務工作；

9.要協助單位黨委開展黨建和精神文明建設相關工作；

10.要認真完成好領導臨時交辦的工作任務。

歸納起來有：參謀、助手、協調、服務、管理、督辦六大職能。

（二）辦公室工作的性質

1.辦公室是領導決策的參謀助手。辦公室作為機關的綜合協調部門，是機關的總管，直接為領導服務。辦公室主任每天都要給主要領導同志匯報、請示工作，在匯報、請示工作的同時，必然要提出處理的建議。這就是參謀助手作用。辦公室主任也有條件給領導當好參謀助手。一是了解領導意圖，這點很重要。二是情況掌握全面。機關所有文件都經過辦公室，辦公室領導同志有條件多了解情況。三是行政程序熟悉。辦公室主任是各級單位、部門領導的參謀長，是第一助手，責任重大，身份特殊。

2.辦公室是機關辦公的橋梁樞紐。辦公室是機關文件運轉中心、事務處理中心、信息傳遞中心。辦公室的運轉影響到機關辦公效率，關系到機關的工作水平。只有辦公室運轉正常，才能保障整個機關的運轉正常；辦公室的工作節奏加快，督促檢查得力，才能帶動整個機關效率的提高。

3.辦公室是機關對外的窗口。辦公室是機關對外形象的窗口，辦公室不僅是機關內部辦公的總管，而且還發揮著聯系上下、溝通左右的橋梁紐帶的重要作用。中央的方針政策、上級的指示，要靠辦公室傳達貫徹；下面的情況、基層的呼聲，要靠辦公室向上反映。辦公室每天都要收發大量的文件，處理各種會談接洽。各系所、各部門到機關辦事，首先接觸的是辦公室。在很大程度上，學校各方面是通過辦公室來評價機關的工作。辦公室工作作風、工作質量如何，直接關系到機關的整體形象。

二、辦公室主任應該具備的素質和能力

（一）著力提高五種素質：政治素質、道德素質、業務素質、文化素質和身體素質

1.政治素質：是指辦公室主任在政治方面所表現出的素質，辦公室主任只有具備了良好的政治素質，才能凝聚人心，領導下屬，才能保證各項工作沿著正確的路線健康發展，不斷取得進步。

2.道德素質：辦公室主任的道德水準應該表現為正直誠實、謙虛謹慎、嚴于律己、公正無私。其道德的優劣，直接關系到能力的發揮、威信的建立。

3.業務素質：是指一個人在工作中表現出的業務能力。作為辦公室主任，一要熟悉本單位的業務范圍和工作區間；二要對自己的分管工作了如指掌，熟悉每項工作的細節及標準，以便于加強指導。

4.文化素質：是指辦公室主任應具備的文化知識素質。辦公室主任的文化素質涉及方方面面，最基本的應該具備較豐富的管理知識、寫作業務知識、心理學知識、經濟知識和相關法律知識。有了豐富的文化知識，管理起來才能得心應手。

5.身體素質：身體是革命的本錢，身體是載智之車，寓才之本。辦公室主任的工作任務常常是繁重和緊張的。無論是體力還是腦力都消耗較大。因此，辦公室主任必須加強身體鍛煉，只有良好的身體素質，才能更好地勝任本職工作。

（二）注重培養五種能力：處世能力、寫作與表達能力、組織管理能力、溝通協調能力和開拓創新能力

1.處世能力：一是要處事豁達，不要求全責備、斤斤計較。二是處事謹慎，不要隨心所欲、粗心大意。三是待人真誠，不要欺上瞞下、互不信任。上下之間、部門之間、同事之間都要講真誠，既不能欺騙上級部門和領導，更也不能愚弄師生。

2.寫作與表達能力：口頭表達和書面表達能力，是辦公室主任的基本功。特別是文字水平，是一個合格辦公室主任素質的綜合反映，是最基本要求。辦公室的工作與文字材料分不開。所以，辦公室主任必須具備一定文字功底和寫作水平。充分掌握常用公文的運用與寫作，才能做好文字材料報送的審核把關。

3.組織管理能力：辦公室主任的管理能力是基本功，必須過硬，否則就不可能很好地完成任務。組織管理能力包括知人善用(人的管理)、物的管理和組織指揮（為了特定管理目標）三大方面。知人善用就是不僅要善于發現人才，還要善于用人，要用其所長，避其所短。在物的管理方面，要科學掌握一定的管理方法和技巧，才能將單位、部門資產、物資發揮出最大效益。組織指揮就是要運用各種手段、制度協調各方的力量，使其在動態上平衡，按照自己的意圖，沿著指定的方向運作，達到預期結果。

4.溝通協調能力：辦公室工作是一個單位、部門直接為民服務和辦事的形象窗口、承上啟下的橋梁和紐帶。溝通能力是作為一名合格的辦公室主任不可或缺的基本能力。辦公室主任必須掌握一定的溝通能力、交流技巧，才能進行有效的溝通、交流，了解單位人員狀況，做到有的放矢地做好人員安排，了解服務對象、辦事人員的意愿，掌握世態變化，更好地開展工作。

5.開拓創新能力：現在社會發展日新月異，知識更新瞬息萬變，辦公室的工作具有綜合性、復雜性和多變性的特點，這種工作環境要求辦公室主任必須創造性地開展工作，要有開拓創新能力。

（三）牢固樹立四種意識：大局意識、責任意識、公仆意識和服務意識

1.大局意識：辦公室主任要胸懷全局，善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，做到知上、知下，知左、知右，知內、知外。要善于從紛繁復雜的事務性工作中解脫出來，理清思路，明確目標，建言獻策。

2.責任意識：辦公室主任要盡自己的努力，多干一點，多累一點，為領導減少一些事務性工作，讓領導從日常事務性工作中解脫出來，去從事更重要的工作。服務工作盡管平凡、瑣碎，但非常重要，直接關系到領導和單位的形象，辦公室主任必須切實做到大事不誤、小事不漏，服務要實事求是、周到細致。

3.公仆意識：辦公室主任的工作，既辛苦又枯燥，要懷著強烈的事業心和高度的責任感，全身心投入進去，努力把工作干好，要有敬業精神。要樹立公仆意識。滿腔熱情地服務，自覺自愿地服務，盡心盡力地服務。

4.服務意識：服務是辦公室工作的出發點和落腳點，把參與政務、管理事務、搞好服務三大職能統籌兼顧。要具有不為名、不為利、任勞任怨、甘當無名英雄的思想品德，經受得起各種誤解、委曲和挫折，胸懷要寬，肚量要大，努力為領導分憂解難，把工作搞好。

三、提高辦公室主任的素質和能力的有效途徑

（一）加強學習，豐富知識

學習是提高業務理論的必然途徑。辦公室主任需要及時了解新思想，熟悉新知識，廣泛涉獵管理、政治等各方面的最新知識，力爭成為一名雜家。同時，還要不斷加強業務知識的學習，努力成為一名專家。在任何時候對于學習都應該有一種緊迫感和饑餓感，對知識永遠保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進去的學習習慣，做到與書為友。

（二）投身實踐，增長才干

只有積極投身到實踐中去，通過實實在在的努力，把實實在在的成績擺在大家面前，才最有說服力，人格魅力也才能真正塑造起來。辦公室要為領導決策提供服務，當好參謀助手，這就要求我們把調研工作作為一個重要任務來抓。離開實踐，辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。因此，辦公室主任要深入到師生中去，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調查對象、線索、數據、情節，真正從實踐中獲取新知，鍛煉能力，干出成績。

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