淺議外貿跟單員應具備的基本素養

劉蘭蘭　李亮亮

2010年安徽省高校國際貿易實務特色專業（20101715）階段性成果；2012年安徽省高校國際貿易實務專業綜合改革試點項目（2012zy116）階段性成果；2012年安徽省高校省級教學研究項目《高職報關與國際貨運專業“立交橋式+導師制”人才培養模式研究》（2012jyxm787）階段性成果

摘 要：外貿跟單員是外貿企業中一個十分重要的工作崗位。外貿企業的存在、生存與發展，都是建立在訂單的基礎上。而跟單員作為訂單的跟進者，作用就顯得十分重要。外貿企業生存的關鍵就是優秀的跟單。那么作為一個優秀的跟單員應該具備哪些素養呢？本文從跟單員的工作特點及工作內容入手，總結出跟單員應該具備的知識及基本素養。

關鍵詞：外貿跟單員；工作特點；工作內容；基本素養

跟單員是指在企業運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。跟單的英文翻譯是”Walkthrough”， 意思就是從外貿業務的起始一直到業務的結束，貫穿整個外貿流程，幾乎涉及的企業工作的每一個環節，包括銷售，原材料采購，生產，出貨，財務結算，這所有的工作都已訂單為中心，圍繞訂單而展開。跟單工作的復雜性，連貫性，繁瑣性決定了跟單員的工作所獨具的特點。

一、跟單員的工作特點

1.責任重大

很多外貿企業有這樣一句座右銘“優秀的跟單是企業生存和發展的關鍵”。那是因為跟單員的工作是在訂單和客戶的基礎上開展的。訂單是企業的生命，客戶是企業的上帝，沒有客戶和訂單企業就無法發展無法生存。因此，跟單員的工作責任十分重大。

2.工作過程中溝通與協調占很大的比例

如上文所述，跟單員工作貫穿整個外貿工作流程，幾乎涉及外貿企業的各個部門。跟單的過程實際就是跟單員與其它部門，與客戶溝通與協調的過程， 是以完成訂單為前提而進行的人與人溝通的工作。因此一個優秀的跟單員，一定要有良好的溝通協調能力。

3.有能力為客戶提出好的建議

一個跟單員手里會同時有幾個客戶的訂單，手中有大量的客戶資料，因此對客戶的需求相當熟悉。同一類的客戶，如來自同一地區或經營同種產品的客戶，往往有著類似的需求。優秀的跟單員應該能夠根據客戶的要求提出更合適更專業的建議供客戶參考。

4.工作節拍變化較大

國外客戶來自不同的時區，他們的作息時間，工作節奏，工作方式差異有時很大，因此，跟單員的工作節奏應是多變的。例如，歐洲人生活慵懶，工作和個人生活分的很清楚，即使訂單正在操作，客戶也會去度假而有一段時間杳無音訊，這時跟單員不能著急，所能做的只能是靜心等待；美國人很多都是工作狂，工作起來很忘我，和我們國家有12個小時的時差，跟單員深夜還需要和客戶在線交流訂單事宜。可見，對于不同的客戶，工作節奏差別很大，跟單員要學會實時調整。

5.工作節奏快，工作壓力大

一個跟單員同時會跟蹤很多來自不同國家的訂單。上午亞洲及南半球的客戶在線，下午歐洲客戶在線，晚上北美及南美客戶在線，跟單員要應對來自不同時區的客戶，忙完一個另外一個又來了，工作節奏很快。遇到出貨的時候，交期趕的緊，工廠貨來不及出，貨代又催著進倉，跟單員的工作壓力也很大。

二、外貿跟單員的工作內容

跟單員的工作很錯綜繁雜，按照工作內容的不同主要可以分為五個方面：外貿業務跟單，物料采購跟單，生產過程跟單，貨物運輸跟單及客戶維護。

1.外貿業務跟單

外貿業務跟單在整個國際貿易的流程中處于交易磋商階段。主要包括：報價，樣品確認，合同條款的確定，以及最終樣品的確認。外貿業務跟單要求跟單員熟練掌握國際貿易的理論及實務知識，包括國際貿易術語，價格的核算，外貿合同各個條款，以及產品專業知識。整個過程建立在與國外客戶直接交流的基礎上，因此同時要求跟單員就有熟練的英文書面及口頭表達能力。

2.物料采購跟單

也就是原材料采購的環節。跟單員要選擇到合適的原材料供應商，主要從三個方面考慮：價格，質量，交期。

產品的價格，原材料占去很大一部分，因此要在保證達到客戶要求的品質的基礎上，找到能提供最低價格的供應商。這個是降低產品成本，提高出口產品的價格競爭力的關鍵。

外貿出口靠價格，但是質量也很重要。價格再低，品質不好，客戶也只會購買一次，不能發展為長期穩定的客戶。外貿企業發展靠的是長期穩定的客戶，而不是一錘子買賣。企業要做長久要靠好的品質。要保證產品品質，必須保證原材料的質量。原材料的品質不好，產品的品質就不可能好。因此，跟單員在采購原材料時，一定要按照客戶的品質要求，嚴格把關。

原材料的交期也十分重要。交期對于國際貿易，尤其是出口貿易特別重要。交期遲了三天，客戶有可能就會要求出口方空運。要保證成品的交期，必須保證原材料的交期。如果原材料不能按時備齊，產品的生產就不能按時開始，最終的交期就會收到影響。因此，作為外貿跟單員，要充分了解供應商的生產能力，看此供應商能否按時完成訂單的生產以保證大貨的交期。

在具體的操作過程中，價格，質量及交期這三個方面要綜合考慮。價格太低，品質定會收到影響；品質好，價格有可能就會偏高；交期趕得急，也會影響品質；作為跟單員，要權衡利弊，以給客戶承諾的品質為基礎，制定一個合理的目標價；以大貨的交期為基礎，定一個合理的原材料交貨期限，最終作出最優的決策。

3.生產過程跟單

生產過程跟單主要是跟單員要了解企業的生產進度能否滿足訂單的交貨期，產品是否按訂單生產。要做到這一點，跟單員需要深入企業的生產車間查驗產品的質量與生產進度，發現問題要及時處理。

生產過程跟單的基本要求有兩個：第一按時交貨，要使生產進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推后；第二按質交貨，生產出來的產品符合訂單的質量要求。按照這兩個基本要求，跟單員必須深入到生產線，按時查看進度，查看質量，比保證按時交貨，按質交貨。endprint

4.貨物運輸跟單

貨物運輸跟單是指出口貨物備妥之后，按照客戶的要求將貨物運至客戶指定的目的地。具體包括租船訂艙，安排貨物進倉，制作出貨單據，報關單據等環節。貨物運輸跟單的整個過程，跟單員要在貨運代理，工廠和客戶之間做好溝通協調工作，確保按時進倉，按時出貨，出貨后及時拿到運輸單據以收回貨款。在運輸跟單的過程中，要求跟單員對物流知識相當熟悉，如海洋運輸操作，航空運輸操作，能夠根據運輸貨物的體積計算出需要訂的艙位，如果是整箱貨，要能計算所需要的集裝箱的個數。

5.客戶維護

俗話說“江山易攻不易守”，外貿企業開發一個新客戶所要投入的時間和精力是維護一個老客戶數倍，而且在許多情況下，即使爭取到一位新客戶，也要在三四個月甚至一年后才能真正賺到錢。因此，確保老顧客的再次消費，是降低銷售成本和節省時間的最好方法。外貿企業正確的發展思路是：新客戶變成老客戶，小客戶變成大客戶，散戶變成忠誠的客戶。完成一次訂單后，促成第二次第三次甚至更多次返單。

三、跟單員應具備的工作素養

外貿跟單員的工作設計方方面面，因此需要有扎實的知識為基礎，優秀的外貿跟單員需要具備以下知識和能力：

1.基礎知識

作為外貿跟單員，首先要具備一定的基礎知識。這包括：了解我國及有關國家的對外貿易的方針、政策、法律和法規；了解目標國家的政治、經濟文化、地理及風俗；具備一定的文化基礎知識以及有一定的法律知識。

2.專業知識

外貿跟單員要開展工作，需要扎實的專業知識作為基礎。具體包括以下幾個方面：

（1）熟練掌握國際貿易理論及實務的知識。跟單員在工作的過程中隨時會用到國際貿易理論及實務的知識。具體包括以下幾個方面：國際貿易術語；國際貿易合同的各個條款；國際貿易的流程；國際貿易的支付方式以及國際貿易談判的相關的知識。

（2）產品的專業知識。作為國際貿易的參與者，外貿企業一定要專業，只有專業才能爭取的客戶。因此，企業要有專業的跟單，這就要求跟單員對所跟單的產品要十分熟悉。不僅知道知道產品的特點，款式，質量， 對產品的原材料特點，來源及成分也要十分熟悉，以為客戶提供更專業的服務。同時也方便和生產人員的溝通。

3.國際商務活動中的社交禮儀

禮儀在人們的交往過程中具有重要作用。社交禮儀可以溝通人與人之間的感情；國際商務活動中的社交禮儀更為重要，在涉外交往中，遵守國際慣例和不同國家的禮節，可以更好地展現中國禮儀之邦的風貌；良好的社交禮儀不僅體現個人良好的素質修養，同時能反映用企業形象，有利于合同的順利簽約。

4.能力素質

優秀的跟單員，不僅要有扎實的基礎知識和專業知識作為基礎，也要具備較強的能力素質。跟單員具備的能力素質包括一下幾個方面：

（1）綜合業務能力。跟單員的工作環節多，在國際貿易的銷售、生產、運輸、財務等主要環節都有參與。因此，跟單員要了解國際貿易各個環節的操作程序，以輔助外貿業務員做好銷售工作以及為新老客戶提供業務咨詢；跟單員工作的一個重要部分就是為外貿企業選擇到合適的加工廠，包括原材料工廠及產品加工廠，因此跟單員要能通過自己的調查取證，能夠準確判斷工廠的生產質量及生產能力，最終為企業選擇到合適的供應商；跟單員的工作任務即按時按質按量交貨，因此跟單員一定要專業，熟悉跟單產品特性、工藝、技術要求，只有這樣才可以嚴格控制大貨產品的品質，保質保量地交付符合客戶要求的產品；除此之外，跟單員還要熟悉世界主要貨幣匯率的換算，能夠進行國際貿易價格的核算，給業務員提供參考等。

（2）預測能力。跟單員要有一定的預測能力，根據自己的知識及經驗，能預測出客戶對產品的需求以及對企業的要求，生產企業的生產能力及物料的供應情況，以做好接單生產及交貨的安排。

（3）中英文書面表達能力和口頭表達能力。外貿跟單員開展工作的時候需要和很多部門的人打交道，包括國外客戶和其他企業，因此要求跟單員具有良好的書面及口頭表達能力。現在與國外客戶交流一般都使用電子郵件，或者Skype， MSN等在線交流軟件，很多國外客戶也會經常到外貿企業來驗貨或者交流訂單，這要求跟單員能夠熟練用英語進行聽說讀寫。除了和國外客戶交流，跟單員也需要和國內的其他部門交流溝通，協調訂單的各項事宜，因此跟單員要會說話，會辦事，能靈活運用各種正當的交際方法和手段，廣交朋友，協調好各個部門共同完成訂單的生產。

參考文獻：

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作者簡介：劉蘭蘭（1983.02- ） 女，漢族，安徽太和人，安徽工商職業學院國際貿易系教師，助教endprint