事業單位檔案管理信息化建設

張麗鷗

(深圳市中波轉播(633)臺,廣東深圳 518055)

事業單位檔案管理信息化建設

張麗鷗

(深圳市中波轉播(633)臺,廣東深圳 518055)

檔案管理的信息化建設作為目前我國事業單位檔案管理工作的重點,是隨著事業單位檔案管理模式的轉變而不斷推進的,提升檔案管理的信息化對于事業單位檔案的工作優化作用具有進一步的凸顯功能。本文從檔案管理的信息化建設的各個方面著手,對如何構建符合各個事業單位的經濟發展要求的檔案管理信息化做了淺要的分析。

檔案管理 事業單位 信息化

一般情況下的“檔案管理信息化”指的是事業由原來的實體檔案保管模式為重點,逐漸轉向通過對檔案實體資料的信息化形式為社會來提供信息服務為重點。

目前的事業單位在檔案管理的時候,仍然習慣使用傳統的手工管理操作。即使有的事業單位已經安裝了如“人力資源管理系統”和“人事檔案管理系統”,一般也會由于管理系統功能上的制約,只把部分的個人檔案與資料輸入到計算機中。在人們需要調閱檔案或檢索資料時,也只習慣去檔案室進行手工操作,檔案信息化的“無紙化閱檔”在實際上也沒有得到實行,這樣的檔案管理并不能適應新時代的要求。在現有的經濟環境下,檔案管理要求事業單位改變這樣的檔案管理傳統模式,進行檔案的信息化建設。

1 事業單位檔案信息化管理的特點

1.1 檔案管理信息化存儲環境優勢

我們傳統的檔案記錄一直都依靠紙張,這樣的記錄方法無法保障資料進行長久的保存。因為紙張很容易被蟲蛀,潮濕的環境下也容易有發霉現象,這一特點導致紙質的資料大多只能保存很短的時間,并且在保存的過程中,還要注意檔案所處的存放環境,以此保障資料不會被破壞。傳統的紙質檔案在保存太過繁瑣,其消耗的人力也多。如果信息化的檔案管理能滲透到事業單位的檔案管理中,那么我們則可以將檔案錄入進電子磁盤,而且可以把檔案備份,檔案占的空間也會縮小,跟傳統的紙質檔案保存比較,信息化的檔案對環境的要求只有無磁場干擾和干燥,相比傳統檔的紙質檔案儲存繁瑣的要求優勢明顯。

1.2 檔案管理信息化使用查詢優勢

傳統的檔案管理模式其工程比較龐大,對于一份檔案在查詢和借閱的程序上很是復雜、繁瑣,并且人們在通過了各項的程序審核后,檔案的查閱過程中檔案難免會與空氣里的灰塵接觸,這也會導致紙質的檔案受到一些破壞,不利于資料和檔案的長期保存。檔案管理信息化能夠快速的查找人們所需要資料,而且也保障了原有檔案不受破壞。在查詢檔案和資料時,人們只需對檔案的主要信息進行搜尋和借閱,對檔案的環境沒有任何影響。此外,檔案的信息化使得查閱的流程更加方便,也不再受到檔案環境的約束。因此,檔案管理信息化是一種方便快捷的檔案管理方式,在信息使用與查詢方面都比傳統紙質檔案管理具備較大優勢。

2 事業單位檔案管理信息化策略

2.1 制定符合事業單位發展的檔案管理信息化總體規劃

檔案管理信息化建設要制定總體規劃時,應該按照事業單位經濟發展的基本戰略。在分析事業單位的自身特點和發展目標基礎上,要深入調查研究和科學推理論證,制定一個可行的檔案管理信息化的長期規劃和近期規劃,形成一個更大的網絡管理模型的檔案信息管理模式,促進檔案信息的協調發展。同時,還應注重檔案信息系統的應用效果,高度重視系統對事業單位的信息服務目標支持,強調了系統的可擴展性和靈活性,為檔案管理的未來發展道路,留下大量的可擴展空間。

2.2 建立實用的檔案信息網站

檔案信息網站是事業單位的檔案部門在互聯網上建立信息的網站,一般以網頁的形式提供相應的相關人事檔案信息服務,實現檔案信息咨詢,在線搜索,電子文化的實際歸檔,下載和瀏覽。

在檔案信息網站的建設中,首先,要選擇有升級能力、在開發能力的檔案信息管理操作系統,用來適應檔案網絡管理發展的日益更新的需求,突出檔案信息網站強大的檢索功能,發揮計算機網絡管理重要的優勢;其次,在檔案信息網站的建設,要選擇標準化的設備。設備的選擇必須符合我國有關標準,最好是目前市場上的主流產品,或者和與國內外實力雄厚的企業合作,為事業單位量身定制檔案文件管理部分的開發檔案管理系統操作,以此保障檔案信息化建設的良好開展,提供一個確保文件管理可以安全有效的更新、升級,降低在未來的開發成本。同時,在網絡中選擇配置時應充分考慮實際的網絡容量,響應時間和傳輸速度。

2.3 加快事業單位檔案管理

檔案信息資源數字化對于檔案信息化建設是一個重要的前提和基礎,也是對原始文件有效保護的重要途徑。現如今,我國事業單位檔案數字化主要是通過先進的信息手段,在檔案部門各種材料的載體形式上,處理成數字信息模式,建立一個系統、規范、便于查找的檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫,并在互聯網上對資源隨時更新發布新信息,提供高質量,快速的檔案信息服務工作。現如今,我國館藏檔案的全文數字化,不是對館藏的所有檔案進行數字化,而是對館藏檔案資源數字化進行全面分析,突出重點,逐步解決。在檔案數字化管理模式建立的同時,應該強調建立數字檔案并不意味著傳統的檔案管理模式、檔案載體的消亡,而是要適應時代發展的潮流,形成一種長期共存,相互補充的合作。

3 結語

本文通過對事業單位檔案管理信息化的簡要的研究,了解到了事業單位的檔案管理,使用信息化的現代管理手段,是我國當前市場經濟科學技術進步、發展的必然需求,這種進步對我國社會主義事業建設有著非常重要的促進意義。所以,事業單位在往常的檔案管理工作中,需要增強對單位檔案管理信息化的制度建設,建設好適合自己單位的檔案管理信息化模式,使的事業單位檔案信息化更能符合我國的發展標準,從而適應時代的發展潮流。

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