勞動合同續簽流程不可丟

朱賀

前兩天，筆者與幾個業內同行小聚。一見面，在某制藥公司做人資專員（以下簡稱“HR”）的陳紅就大吐苦水：“這幾天，被一個奇葩員工折磨得簡直焦頭爛額。”原來，陳紅所在公司有一名員工，其勞動合同6月3日到期，人力資源部于5月20日將公司的續簽合同意向書發至該員工所在部門，按照程序規定，部門主管應確定該員工沒有異議后即可續簽勞動合同。然而，該員工卻在部門主管與其談話前向公司提出離職，理由是“公司沒有跟他續簽合同”。固然，該員工辭職前既未做工作交接，也沒給公司留下聘用新人的時間，做法有失妥當，但作為HR，陳紅卻是過失在先——既然員工與公司的勞動合同6月3號到期，僅提前十余天才發出續簽合同意向，極易超過規定時限，給員工造成公司“不想續簽”的錯覺。HR應提前多少天發出續簽合同意向書，才能留出足夠時間？

對此，法律雖無明文規定，但多數企業都會提前一個月向員工發出續簽合同通知。前15天時間留給員工所在部門。即便如此，有些部門辦事還是比較拖拉。所以，必須要有足夠的時間去督促落實。

以筆者的經驗，員工合同快到期時，HR必須要及時發出續簽合同通知。所以，即使員工已經表明要離職，但作為HR，按照工作流程，陳紅仍應繼續給該員工發《續訂合同通知書》。當合同期滿時，在員工工資不降低的情況下，如果員工拒絕續簽，則企業不需要支付員工經濟補償金。至此，HR的工作流程才沒有遺漏。

如果企業真想留用員工，首先要考慮員工本人對公司是否有特殊的訴求，作為負責此項工作的HR應做到以下幾點：

1.先與員工的直線經理溝通，了解員工的個性需求；

2.和直線經理一起找員工溝通，了解員工續簽合同的條件；

3.根據企業的實際需要，考慮能否給予員工晉升、加薪、培訓、輪崗等安排。

除了提前一個月告知對方，HR還要主動提醒部門經理在規定時限內作出答復。如果HR不能盡到督辦義務，到最后，所有的麻煩會一股腦壓到HR頭上。

此外，督辦不是打打電話、發發郵件就可以的，務必要“點對點”、“人對人”提醒到位才行。如果用人部門辦事拖延，必要時HR還得直接參與落實，以便留下充足的時間解決一些非程序性的問題。

若企業不是必須留用這名員工，那就須以通知續簽的方式證明企業提供了續簽條件，是由于員工拒絕才終止勞動合同。

其實，這種“員工到點走人”的現象還涉及到工作細化問題，如果公司與員工沒有在合同中做出相關約定，就算員工在合同到期前一天提出離職，HR也無可奈何。

作為HR，我們或許無法改變員工的想法，但一定要把該盡的義務盡到，這是我們的本分。endprint