轉換思路,使用Excel輕松實現成績分析
2014-07-31 09:11:54馬宏偉
中國信息技術教育 2014年13期
馬宏偉
Excel作為一種表格處理的強大工具已經被廣泛認可，在學校里Excel更是進行各種成績分析的必用軟件。大家都在不斷使用不斷研究Excel。其實，如果能夠換個角度想問題，就能用我們已經掌握的看似最膚淺的知識來解決那些麻煩問題。本文講述了如何利用Excel中的IF函數來完成學校經常進行的幾種成績分析。
● 代替表面簡單實則費事的“篩選”
每年進行兩次的河北省學業水平考試，成績一旦下發，學校要做的不僅是及時告知學生本人成績，更重要的是分析出每個班各科的得A、B、C及D的比率，以便根據學生的通過情況安排接下來的課表。要分析出每個班各科目A、B、C、D四個等級各有多少人，我們首先想到的就是利用篩選功能。但如果使用篩選功能，每個班10個科目，每個科目4個等級，一個班就要進行40次篩選。
如果我們使用IF函數來做，就精簡得多了。首先，將全部成績按照班級進行升序排序。然后在每個科目后面插入3列空白列（如圖1）。
將政治成績復制到本列后面新增加的3列空白列中，各科成績依次進行同樣的復制，這樣4列一模一樣的數據顯示一科成績（如圖2）。
在當前工作表后面插入一個工作表，命名為“計算”。將第一個工作表“chj”中前3列的數據復制到“計算”工作表中，再將第一個工作表“chj”中的第一行即表格的字段名復制到“計算”工作表中，也就是除了考試等級外都原位不動地復制到“計算”工作表中。這樣是為了后面的操作不會錯位。然后對字段名進行簡單的修改（如圖3）。
在D2單元格輸入公式“=IF(chj!D2="A",1,0)”，并向下拉動填充柄。在E3單元格輸入公式“=IF(chj!D2="B",1,0)”，依次類推。這樣在“政治A”列中，考生的成績為A的顯示為1，不為A的顯示為0。同理，在“政治B”列中，考生的成績為B的則顯示為1，不為B的則顯示為0，各列顯示如圖4所示。然后再按照班級字段進行“求和”的分類匯總即可求出各班各科各等級的人數。
● 化繁為簡，用IF函數完成計數工作
一個考生的成績排在年級前60%的可以算作優秀，每個班的優秀數是每次考試成績出來后大家關心的問題。在成績文件里，我們在后面插入兩個工作表，一個叫“年級排名”，另一個叫“前60%人數”。將工作表1“成績”中的考生號列、姓名列、字段名行原位不動復制到工作表2“年級排名”中和“前60%人數”中。在工作表2“年級排名”中的D2單元格輸入公式“=RANK(成績!D2,成績!D$2:D$933)”，并縱向拖動D2單元格的填充柄，這樣就得出每個考生每科的年級排名。然后橫向拖動D2單元格的填充柄，得出每個考生各科的年級排名（如圖5）。
在工作表3“前60%人數”的D2單元格輸入公式“=IF(年級排名!D2<=932*0.6,1,0)”其中932為年級參考人數。這樣成績在前60%的考生，就會標記為數值“1”，不在前60%的考生，會標記為數值“0”。然后分別向下、向右拖動填充柄，就會給每個考生的每科成績做好標記（如圖6）。
再按照“班級”分類，“求和”的匯總方式，對各科進行分類匯總，就會得出各班名次在前60%的人數分別為多少（如圖7）。
總之，Excel中可使用的函數有很多，在使用時往往是一些常用函數的使用頻率非常高，只要轉變思路，常用函數也能發揮出意想不到的功效。
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Excel作為一種表格處理的強大工具已經被廣泛認可，在學校里Excel更是進行各種成績分析的必用軟件。大家都在不斷使用不斷研究Excel。其實，如果能夠換個角度想問題，就能用我們已經掌握的看似最膚淺的知識來解決那些麻煩問題。本文講述了如何利用Excel中的IF函數來完成學校經常進行的幾種成績分析。
● 代替表面簡單實則費事的“篩選”
每年進行兩次的河北省學業水平考試，成績一旦下發，學校要做的不僅是及時告知學生本人成績，更重要的是分析出每個班各科的得A、B、C及D的比率，以便根據學生的通過情況安排接下來的課表。要分析出每個班各科目A、B、C、D四個等級各有多少人，我們首先想到的就是利用篩選功能。但如果使用篩選功能，每個班10個科目，每個科目4個等級，一個班就要進行40次篩選。
如果我們使用IF函數來做，就精簡得多了。首先，將全部成績按照班級進行升序排序。然后在每個科目后面插入3列空白列（如圖1）。
將政治成績復制到本列后面新增加的3列空白列中，各科成績依次進行同樣的復制，這樣4列一模一樣的數據顯示一科成績（如圖2）。
在當前工作表后面插入一個工作表，命名為“計算”。將第一個工作表“chj”中前3列的數據復制到“計算”工作表中，再將第一個工作表“chj”中的第一行即表格的字段名復制到“計算”工作表中，也就是除了考試等級外都原位不動地復制到“計算”工作表中。這樣是為了后面的操作不會錯位。然后對字段名進行簡單的修改（如圖3）。
在D2單元格輸入公式“=IF(chj!D2="A",1,0)”，并向下拉動填充柄。在E3單元格輸入公式“=IF(chj!D2="B",1,0)”，依次類推。這樣在“政治A”列中，考生的成績為A的顯示為1，不為A的顯示為0。同理，在“政治B”列中，考生的成績為B的則顯示為1，不為B的則顯示為0，各列顯示如圖4所示。然后再按照班級字段進行“求和”的分類匯總即可求出各班各科各等級的人數。
● 化繁為簡，用IF函數完成計數工作
一個考生的成績排在年級前60%的可以算作優秀，每個班的優秀數是每次考試成績出來后大家關心的問題。在成績文件里，我們在后面插入兩個工作表，一個叫“年級排名”，另一個叫“前60%人數”。將工作表1“成績”中的考生號列、姓名列、字段名行原位不動復制到工作表2“年級排名”中和“前60%人數”中。在工作表2“年級排名”中的D2單元格輸入公式“=RANK(成績!D2,成績!D$2:D$933)”，并縱向拖動D2單元格的填充柄，這樣就得出每個考生每科的年級排名。然后橫向拖動D2單元格的填充柄，得出每個考生各科的年級排名（如圖5）。
在工作表3“前60%人數”的D2單元格輸入公式“=IF(年級排名!D2<=932*0.6,1,0)”其中932為年級參考人數。這樣成績在前60%的考生，就會標記為數值“1”，不在前60%的考生，會標記為數值“0”。然后分別向下、向右拖動填充柄，就會給每個考生的每科成績做好標記（如圖6）。
再按照“班級”分類，“求和”的匯總方式，對各科進行分類匯總，就會得出各班名次在前60%的人數分別為多少（如圖7）。
總之，Excel中可使用的函數有很多，在使用時往往是一些常用函數的使用頻率非常高，只要轉變思路，常用函數也能發揮出意想不到的功效。
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Excel作為一種表格處理的強大工具已經被廣泛認可，在學校里Excel更是進行各種成績分析的必用軟件。大家都在不斷使用不斷研究Excel。其實，如果能夠換個角度想問題，就能用我們已經掌握的看似最膚淺的知識來解決那些麻煩問題。本文講述了如何利用Excel中的IF函數來完成學校經常進行的幾種成績分析。
● 代替表面簡單實則費事的“篩選”
每年進行兩次的河北省學業水平考試，成績一旦下發，學校要做的不僅是及時告知學生本人成績，更重要的是分析出每個班各科的得A、B、C及D的比率，以便根據學生的通過情況安排接下來的課表。要分析出每個班各科目A、B、C、D四個等級各有多少人，我們首先想到的就是利用篩選功能。但如果使用篩選功能，每個班10個科目，每個科目4個等級，一個班就要進行40次篩選。
如果我們使用IF函數來做，就精簡得多了。首先，將全部成績按照班級進行升序排序。然后在每個科目后面插入3列空白列（如圖1）。
將政治成績復制到本列后面新增加的3列空白列中，各科成績依次進行同樣的復制，這樣4列一模一樣的數據顯示一科成績（如圖2）。
在當前工作表后面插入一個工作表，命名為“計算”。將第一個工作表“chj”中前3列的數據復制到“計算”工作表中，再將第一個工作表“chj”中的第一行即表格的字段名復制到“計算”工作表中，也就是除了考試等級外都原位不動地復制到“計算”工作表中。這樣是為了后面的操作不會錯位。然后對字段名進行簡單的修改（如圖3）。
在D2單元格輸入公式“=IF(chj!D2="A",1,0)”，并向下拉動填充柄。在E3單元格輸入公式“=IF(chj!D2="B",1,0)”，依次類推。這樣在“政治A”列中，考生的成績為A的顯示為1，不為A的顯示為0。同理，在“政治B”列中，考生的成績為B的則顯示為1，不為B的則顯示為0，各列顯示如圖4所示。然后再按照班級字段進行“求和”的分類匯總即可求出各班各科各等級的人數。
● 化繁為簡，用IF函數完成計數工作
一個考生的成績排在年級前60%的可以算作優秀，每個班的優秀數是每次考試成績出來后大家關心的問題。在成績文件里，我們在后面插入兩個工作表，一個叫“年級排名”，另一個叫“前60%人數”。將工作表1“成績”中的考生號列、姓名列、字段名行原位不動復制到工作表2“年級排名”中和“前60%人數”中。在工作表2“年級排名”中的D2單元格輸入公式“=RANK(成績!D2,成績!D$2:D$933)”，并縱向拖動D2單元格的填充柄，這樣就得出每個考生每科的年級排名。然后橫向拖動D2單元格的填充柄，得出每個考生各科的年級排名（如圖5）。
在工作表3“前60%人數”的D2單元格輸入公式“=IF(年級排名!D2<=932*0.6,1,0)”其中932為年級參考人數。這樣成績在前60%的考生，就會標記為數值“1”，不在前60%的考生，會標記為數值“0”。然后分別向下、向右拖動填充柄，就會給每個考生的每科成績做好標記（如圖6）。
再按照“班級”分類，“求和”的匯總方式，對各科進行分類匯總，就會得出各班名次在前60%的人數分別為多少（如圖7）。
總之，Excel中可使用的函數有很多，在使用時往往是一些常用函數的使用頻率非常高，只要轉變思路，常用函數也能發揮出意想不到的功效。
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