基于“綠色辦公”理念下word2003郵件合并功能的應用研究

謝鳳梅

摘要：在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數據字段相同，卻因為其中部分數據不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個別數據，一旦份數比較多，就成了一件非?？鄲赖氖隆１热缰谱髋c打印考生準考證、錄取通知書、請柬、工資條、榮譽證書等工作，都因為數據量較多而損耗大量的工作時間，有了“郵件合并”功能便可實現批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應用。

關鍵詞：word2003；郵件合并；批量打印

中圖分類號：G710 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）19-0187-02

何為“郵件合并”？郵件合并功能并不是一定要你發郵件，簡易解釋，其實就是在Office中，先建立兩個文檔：一個WORD包括所有文件共有內容的主文檔和一個EXCEL包括變化信息的數據源，兩者合一，合成后的文件保存為Word文檔，該文檔便是我們所要的結果，檢查無誤直接打印即可。在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數據字段相同，卻因為其中部分數據不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個別數據，一旦份數比較多，就成了一件非常苦惱的事。比如制作與打印考生準考證、錄取通知書、請柬、工資條、榮譽證書等工作，都因為數據量較多而損耗大量的工作時間，有了“郵件合并”功能便可實現批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應用。

一、準備工作

準備一個Word2003文檔，命名為“主文檔”，格式如圖1-1所示；準備一個Excel文檔，命名為“數據源”，格式如圖1-2所示；準備學生一寸照片；并將它們放入同一個文件夾內管理。

二、操作過程

1.打開“主文檔”，選擇菜單“視圖—工具欄—郵件合并”，彈出“郵件合并”工具條。設置文檔類型為目錄，這樣可以在同一張A4紙中打印多份學生準考證，便于節省耗材。

2.設置數據源。選擇“打開數據源”按鈕，在彈出的對話框中選擇之前備好的excel文檔“數據源”。

3.插入excel數據。選擇“插入域”按鈕，在彈出的對話框中分別將相應的字段放入姓名、考生號、身份證號、考試地點、座位號顯示位置即可。

4.插入域“Includepicture”。選擇菜單“插入—域—includepicture”，然后調整好該域的大小。

5.插入照片地址。選中照片顯示處的圖片域，按下alt+F9快捷鍵，然后選中代碼中的“1”，選擇“插入域”按鈕，將字段“照片地址”插入，再alt+F9刷新即可（切記代碼不可手工輸入，否則無效果）。

6.合并。按下“合并到新文檔”按鈕，根據對話框提示選擇需要合并的數據，即可生一個新的文檔，按下alt+A快捷鍵，再按ctrl+S鍵保存該新文檔至上述所建的文件夾內。若要顯示照片，則還需按下alt+F9，到此大功告成。

7.打印輸出。檢查無誤后可一次性全部打印，再也不用一份一份編輯打印了。

三、常見問題

1.為什么學生照片不顯示？答：該情況是找不到照片，所以要確保照片地址正確，建議照片放于根目錄。

2.為什么總是顯示同一張照片？答：因為在合并到新文檔之前進行了保存操作，應該之后再保存。

3.為什么設置了目錄類型還是一頁只顯示了一條記錄？答：應該在主文檔內容最后一行，插入空白行，以便與其他記錄間隔。

4.如何設置插入域的字體大小？答：只要選中域，然后設置字體大小，合并后所有字體同樣大小。

參考文獻：

[1]陳大銀.使用Office制作成績表、單之技巧[J].軟件導刊，2012，（08）.endprint

摘要：在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數據字段相同，卻因為其中部分數據不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個別數據，一旦份數比較多，就成了一件非?？鄲赖氖?。比如制作與打印考生準考證、錄取通知書、請柬、工資條、榮譽證書等工作，都因為數據量較多而損耗大量的工作時間，有了“郵件合并”功能便可實現批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應用。

關鍵詞：word2003；郵件合并；批量打印

中圖分類號：G710 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）19-0187-02

何為“郵件合并”？郵件合并功能并不是一定要你發郵件，簡易解釋，其實就是在Office中，先建立兩個文檔：一個WORD包括所有文件共有內容的主文檔和一個EXCEL包括變化信息的數據源，兩者合一，合成后的文件保存為Word文檔，該文檔便是我們所要的結果，檢查無誤直接打印即可。在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數據字段相同，卻因為其中部分數據不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個別數據，一旦份數比較多，就成了一件非?？鄲赖氖?。比如制作與打印考生準考證、錄取通知書、請柬、工資條、榮譽證書等工作，都因為數據量較多而損耗大量的工作時間，有了“郵件合并”功能便可實現批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應用。

一、準備工作

準備一個Word2003文檔，命名為“主文檔”，格式如圖1-1所示；準備一個Excel文檔，命名為“數據源”，格式如圖1-2所示；準備學生一寸照片；并將它們放入同一個文件夾內管理。

二、操作過程

1.打開“主文檔”，選擇菜單“視圖—工具欄—郵件合并”，彈出“郵件合并”工具條。設置文檔類型為目錄，這樣可以在同一張A4紙中打印多份學生準考證，便于節省耗材。

2.設置數據源。選擇“打開數據源”按鈕，在彈出的對話框中選擇之前備好的excel文檔“數據源”。

3.插入excel數據。選擇“插入域”按鈕，在彈出的對話框中分別將相應的字段放入姓名、考生號、身份證號、考試地點、座位號顯示位置即可。

4.插入域“Includepicture”。選擇菜單“插入—域—includepicture”，然后調整好該域的大小。

5.插入照片地址。選中照片顯示處的圖片域，按下alt+F9快捷鍵，然后選中代碼中的“1”，選擇“插入域”按鈕，將字段“照片地址”插入，再alt+F9刷新即可（切記代碼不可手工輸入，否則無效果）。

6.合并。按下“合并到新文檔”按鈕，根據對話框提示選擇需要合并的數據，即可生一個新的文檔，按下alt+A快捷鍵，再按ctrl+S鍵保存該新文檔至上述所建的文件夾內。若要顯示照片，則還需按下alt+F9，到此大功告成。

7.打印輸出。檢查無誤后可一次性全部打印，再也不用一份一份編輯打印了。

三、常見問題

1.為什么學生照片不顯示？答：該情況是找不到照片，所以要確保照片地址正確，建議照片放于根目錄。

2.為什么總是顯示同一張照片？答：因為在合并到新文檔之前進行了保存操作，應該之后再保存。

3.為什么設置了目錄類型還是一頁只顯示了一條記錄？答：應該在主文檔內容最后一行，插入空白行，以便與其他記錄間隔。

4.如何設置插入域的字體大小？答：只要選中域，然后設置字體大小，合并后所有字體同樣大小。

參考文獻：

[1]陳大銀.使用Office制作成績表、單之技巧[J].軟件導刊，2012，（08）.endprint

摘要：在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數據字段相同，卻因為其中部分數據不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個別數據，一旦份數比較多，就成了一件非?？鄲赖氖?。比如制作與打印考生準考證、錄取通知書、請柬、工資條、榮譽證書等工作，都因為數據量較多而損耗大量的工作時間，有了“郵件合并”功能便可實現批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應用。

關鍵詞：word2003；郵件合并；批量打印

中圖分類號：G710 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）19-0187-02

何為“郵件合并”？郵件合并功能并不是一定要你發郵件，簡易解釋，其實就是在Office中，先建立兩個文檔：一個WORD包括所有文件共有內容的主文檔和一個EXCEL包括變化信息的數據源，兩者合一，合成后的文件保存為Word文檔，該文檔便是我們所要的結果，檢查無誤直接打印即可。在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數據字段相同，卻因為其中部分數據不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個別數據，一旦份數比較多，就成了一件非常苦惱的事。比如制作與打印考生準考證、錄取通知書、請柬、工資條、榮譽證書等工作，都因為數據量較多而損耗大量的工作時間，有了“郵件合并”功能便可實現批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應用。

一、準備工作

準備一個Word2003文檔，命名為“主文檔”，格式如圖1-1所示；準備一個Excel文檔，命名為“數據源”，格式如圖1-2所示；準備學生一寸照片；并將它們放入同一個文件夾內管理。

二、操作過程

1.打開“主文檔”，選擇菜單“視圖—工具欄—郵件合并”，彈出“郵件合并”工具條。設置文檔類型為目錄，這樣可以在同一張A4紙中打印多份學生準考證，便于節省耗材。

2.設置數據源。選擇“打開數據源”按鈕，在彈出的對話框中選擇之前備好的excel文檔“數據源”。

3.插入excel數據。選擇“插入域”按鈕，在彈出的對話框中分別將相應的字段放入姓名、考生號、身份證號、考試地點、座位號顯示位置即可。

4.插入域“Includepicture”。選擇菜單“插入—域—includepicture”，然后調整好該域的大小。

5.插入照片地址。選中照片顯示處的圖片域，按下alt+F9快捷鍵，然后選中代碼中的“1”，選擇“插入域”按鈕，將字段“照片地址”插入，再alt+F9刷新即可（切記代碼不可手工輸入，否則無效果）。

6.合并。按下“合并到新文檔”按鈕，根據對話框提示選擇需要合并的數據，即可生一個新的文檔，按下alt+A快捷鍵，再按ctrl+S鍵保存該新文檔至上述所建的文件夾內。若要顯示照片，則還需按下alt+F9，到此大功告成。

7.打印輸出。檢查無誤后可一次性全部打印，再也不用一份一份編輯打印了。

三、常見問題

1.為什么學生照片不顯示？答：該情況是找不到照片，所以要確保照片地址正確，建議照片放于根目錄。

2.為什么總是顯示同一張照片？答：因為在合并到新文檔之前進行了保存操作，應該之后再保存。

3.為什么設置了目錄類型還是一頁只顯示了一條記錄？答：應該在主文檔內容最后一行，插入空白行，以便與其他記錄間隔。

4.如何設置插入域的字體大小？答：只要選中域，然后設置字體大小，合并后所有字體同樣大小。

參考文獻：

[1]陳大銀.使用Office制作成績表、單之技巧[J].軟件導刊，2012，（08）.endprint