淺析如何做好企事業單位的人事檔案信息化建設

摘要：企事業單位的人事檔案信息化既是檔案工作的重要組成部分，同時，又是企事業單位信息化、電子政務以及各部門信息化的重要基礎性工作。計算機網絡技術的廣泛應用使企事業單位的人事檔案的管理進入現代化管理的先進行列，并為企事業單位的人事檔案信息化管理提供了可靠的保證。

關鍵詞：人事檔案 信息化管理

人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是企事業單位的人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，對企事業單位領導考察和識別干部選拔優秀人才，加強企事業單位的干部隊伍建設，促進工作、監察、黨政管理的開展具有重大作用。隨著計算機網絡技術的廣泛應用使人事檔案信息管理進入現代化管理的先進行列，并為人事檔案信息管理提供了可靠的保證。為更好地為干部人事檔案工作提供全方位、準確、快捷的服務，推進干部人事管理工作改革創新，進一步加強新時期干部人事檔案信息化建設。本文就人事檔案信息化、存在的的問題、人事檔案信息化建設、人事檔案信息化建設對策與建議等，作進一步的研究和探討。

1 人事檔案信息化

企事業單位的人事檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高人事檔案工作的效率。并且，與傳統的人事檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞，提高了人事檔案的利用率，降低了人事檔案的管理的成本。

①領導重視是關鍵。領導高度重視，是推動人事檔案信息化建設的關鍵。領導要率先垂范，更新觀念，帶頭學習信息化技術知識，并在干部檔案工作中積極應用，才能推進干部人事檔案管理信息化進程。一是要把人事檔案管理信息化納入到日常辦公的重要日程，并積極探索推進干部人事檔案信息化的新途徑、新辦法；二是要引入干部人事檔案信息化管理系統軟件，安排專人負責管理，才能實現人事檔案信息化管理。

②建立干部檔案信息庫系統。通過計算機、掃描儀、錄音、錄像等現代化設備和技術，將管理的干部基本情況、職級、學歷等干部檔案信息全部整理錄入系統。一是對錄入的人事檔案信息要全面反映干部的基本情況，如職務變動、工作履歷等動態信息；二是對錄入檔案信息要做到隨時錄入、隨時更新，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性；三是要建立干部檔案信息網絡化管理體系，使信息得以共享。可在領導和相關科室間，建立干部人事檔案信息管理局域網，并按照干部管理權限，實行干部檔案的網絡化管理。

③應用信息管理系統。通過使用干部檔案信息管理系統，一是可以快速、準確地為領導和相關部門提供干部結構狀況查詢、統計分析、干部基本情況查詢等全方位、及時、可靠的干部人事信息，作為在干部管理、人事決策等方面的重要依據；二是為領導全面掌握企事業單位干部隊伍的整體素質，使領導在選任干部時量才任用。

④原件管理系統建設。為滿足利用者的需求，保護實體檔案，提高人事檔案利用工作的效率，可通過計算機、掃描儀、錄音、錄像等現代化設備對在職干部檔案材料按照類別，逐頁掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至干部人事檔案管理系統。查閱者在查閱干部信息時，只需點擊鼠標進入系統，便可查閱到干部檔案材料，并可網上（局域網）申請下載打印。

2 存在的問題

在干部人事檔案管理信息化建設過程中，我們發現一些問題。

①軟、硬件設施不完善。例如，人事檔案信息化所需要的縮微復印設備、計算機、掃描儀、數碼相機、干部人事管理系統軟件等，而部分基礎設備至今仍未到位，從而影響和制約了信息化管理工作的開展。

②系統應用不完善。例如，現已經建立了干部人事檔案信息管理系統，個人基本信息也已輸入系統，對干部年齡結構、知識結構、專業結構等情況統計分析時，只能做一些簡單查詢、報表之類的工作。

③錄入信息不完整。例如學歷、表彰、入黨等重要材料有的缺失，在錄入信息時無法錄入，從而使信息不夠完整。

④專業技能有待提高。人事檔案數字化信息系統管理，需要有較高知識技能，僅懂一般計算機操作知識是很難勝任這項工作的，所以，我們要加強培訓，或者招聘既懂檔案管理又懂信息技術的復合型人才上崗。

3 人事檔案信息化建設

人事檔案信息化建設是以檔案應用與服務為重心，建立和充實數字化檔案信息庫，提高檔案信息的綜合應用，實現檔案信息數字化和網絡化，實現檔案信息接收、傳遞、存儲和應用的一體化，達到檔案信息的高度共享，通過對信息進行綜合利用而實現檔案信息的增值。

①基礎設施的建設。一是網絡環境建設包括：內網建設和外網建設。內網主要是本單位內部局域網或本系統單位的內部聯網。外網主要是信息采集傳遞網絡和信息查詢網絡；內網和外網站要物理隔離、彼此獨立；二是硬件環境建設包括：計算機、交換機、路由器、存儲器等；三是系統軟件建設包括：操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。

②人事檔案信息資源的建設。通過掃描、攝錄等技術手段，把現有的紙質檔案、縮微膠片檔案、錄音檔案等轉化成數字化檔案，并收集和接收各種形式的電子文件（含文本文件、圖形文件、圖像文件、聲音文件及其它文件），并匯集到檔案數字庫，從而形成現有館藏數字化檔案、收集和接收各種數字化檔案、有檔案性質的行業及專題信息庫于一體的信息資源管理平臺。

③應用系統的建設。一是建設數字檔案信息應用系統：進行信息采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布、利用及數字檔案管理的全過程，并支持檔案的數字化加工；二是建設現有的檔案館業務管理應用系統：包括文件管理、檔案管理、資料管理、檢索、利用、保管、鑒定、轉交接收、編研、統計、數字管理、系統維護等功能模塊。

4 人事檔案信息化建設對策與建議

企事業單位的人事檔案管理信息化是組織系統信息化工作的重要組成部分，應按照統籌規劃、資源共享、上下互通、安全高效、分步實施、重點突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統，更好地為干部工作服務。endprint

①加強網絡化建設，實現資源共享。注重完善硬件設施，在基礎硬件、信息收集和利用等方面加大投入。充分利用現有資源推進干部管理信息化、網絡化的進程。以人事檔案信息化為樞紐，構建干部信息平臺，實現網絡化管理，對領導和相關科室進行授權開放、資源共享，實現信息服務的良性循環。逐步建立適應工作需要和發展的更加完善的網絡化應用系統，不斷提高信息化水平，將信息技術應用到干部選拔任用管理的全過程，以干部檔案信息化促進干部工作的民主化、科學化和規范化。

②完善各項規章制度。建立健全、完善企事業單位的人事檔案網絡信息化各項規章制度，例如，制定信息錄入、信息維護、設備管理、網絡維護等系列管理辦法和規定，確保系統的安全性、可靠性和可控性，以科學、規范、嚴密的制度來保證系統的可靠運行。確保企事業單位的人事檔案內部局域網不與外網連接，做到物理隔絕。

③強化培訓。由于企事業單位的人事檔案管理的信息化，以及文檔處理的一體化和檔案保存的技術化，從而要求企事業單位的人事檔案管理者要具備較高的知識技能才能勝任這項工作。為此，企事業單位的人事檔案管理人員既要成為檔案技術操作的專家，又要了解人事管理、計算機技能及相關理論知識。所以，我們要加大對企事業單位的檔案管理人員培訓力度，注重提高隊伍的業務素質，深挖人才潛能，培養既懂檔案又懂信息技術的新的復合型人才，以適應現代化、信息化管理的需要。

④注重人事檔案系統的管理與維護。我們在日常管理維護中，要保證查閱者能方便、快捷、有效、準確地找到所需的資料，充分發揮信息系統自動生成干部任免、調動審批表、干部名冊等功能，及時將干部的基本情況、人事變動、工作調動、獎懲情況、年度考核和到齡退休等而引起的數據更新在軟件中進行改動，確保信息庫的完整性，實現干部信息日常管理的動態化和科學化，達到干部信息數據新、資料全的工作標準。為企事業領導了解干部隊伍現狀、干部政策決策、干部隊伍發展規劃和日常管理提供優質高效的服務。

5 結束語

綜上所述，企事業單位的人事檔案信息化建設是對實現企事業單位的人事干部信息管理工作的社會化服務有著非常突出的現實意義。企事業單位的人事檔案管理人員要積極創造條件，盡快實現人事檔案管理的信息化、網絡化，實現企事業單位的人事檔案信息化管理工作走上正規，能更快、更好、更方便地為企事業單位領導決策和科研生產服務。

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作者簡介：厲丹（1967-），女，湖北武漢人，大學本科，館員，主要從事人事檔案工作。endprint