淺談高職院校“人才強校”戰略對人事檔案管理工作的要求

摘要：人事檔案是人才選拔與使用、人才預測和培養的重要依據，人事檔案管理是實施“人才強校”戰略的有力保障。筆者針對高職院校人事檔案管理存在的主要問題，提出改進措施，有效促進高職院校“人才強校”戰略的順利實現。

關鍵詞：高職院校；人才強校；人事檔案管理

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）28-0009-03

“人才強校”是高職院校快速發展的重要戰略，穩步實施“人才強校”戰略，離不開教學科研水平的提升，而教學科研水平的提升取決于人才素質的高低。作為人才信息縮影的人事檔案，是人才在教學、科研、管理服務等工作中形成的原始記錄。人事檔案管理對高職院校內涵建設、人才選拔與使用、人才預測和培養即打造一支高水平師資隊伍和干部管理隊伍具有重要價值與作用。科學管理人事檔案有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好地選拔培養和使用人才。但由于種種原因，人事檔案管理工作在高職院校人才隊伍建設中的作用往往被忽略。筆者試圖探尋人事檔案管理在高職院校實施“人才強校”戰略中的重要作用，以引起高職院校各級領導及廣大教職工對人事檔案管理工作的重視，加強人事檔案管理，促進“人才強校”戰略的順利實施。

一、做好高職院校人事檔案管理工作對實施“人才強校”戰略的重要意義

人事檔案是人才信息的重要載體，集中反映了人才的基本情況、學識水平、工作表現、工作業績等方面的情況，是知人善任、選賢舉能的重要依據，也是針對人才個人特點進行“量體裁衣”，幫助人才在教學、科研、管理服務等方面建功立業的重要工具。

1.做好高職院校人事檔案工作，有利于充分發揮人才的特長優勢。高職院校是發展全民教育、培育社會各類技術型人才的集中地，建設一支高素質高水平人才隊伍是院校興旺發達的生命線。特別是近幾年各院校逐步引進一批高學歷、高職稱人才充實師資和管理隊伍，這些人才有著不凡的奮斗經歷和突出的業績。他們的人事檔案如果記載清楚、內容齊全，對于高職院校而言會是一筆豐厚的財富，能有效作用于“外樹形象、內強素質”。同時，鑒于個人的優劣表現均有可能被記入檔案，影響長遠，因此教職員工會時刻警示自我，本著對自己、對歷史負責的態度，最大限度地發揮自身的潛能和智慧。

2.做好高職院校人事檔案工作，有利于對人才進行針對性的培養和使用。人事檔案管理部門在完成人事檔案材料的收集、整理、保管與利用的基礎上，應該對檔案材料所反映的信息進行分類、統計和分析，形成有針對性的報告，在學院制定人才隊伍建設規劃、師資培養培訓計劃以及教職工的職稱晉升、干部選拔等方面，提供符合客觀實際的科學數據支撐。在學院整體干部隊伍建設方面，可以根據人事檔案所反應的材料，從人才崗位設置、人員調配以及后備人才選拔等方面，向人事部門提出合理性的建議和意見。在教師隊伍建設方面，在專業教學團隊建設、教師招聘計劃、教學名師培養、雙師素質提升等人才培養項目和評優推優等工作中，人事檔案可以在項目和人選確定、培訓計劃與培訓內容等環節發揮積極和權威性作用。在職稱晉升與學歷提升等方面，可以通過對人事檔案分析，查找出教師真正需要填補的是外語培訓、專業進修，還是科研成果，并在材料組織方面提出有針對性的建議。人事檔案管理部門應該主動變“死檔案”為“活檔案”，在“人才強校”戰略實施的進程中，發揮自身的能動作用，使人才能真正“人盡其才，才盡其用”。

3.做好高職院校人事檔案工作，有利于引進優秀的人才。高職院校所引進的人才，應該是人才隊伍專業結構、學歷結構、職稱結構以及年齡結構中最緊缺的，又不能在內部調劑補充的人才。人事檔案反映著人才專業、學歷、職稱、特長、研究方向、教育背景、工作及進修經歷等第一手最真實、最新、最全面的材料。人事檔案管理部門可以在對檔案材料信息進行匯總、統計、分析的基礎上，對學院所制定的人才引進計劃提出意見和建議。人事檔案管理部門可以對前來應聘人才的檔案進行專業分析，辨別真偽、預測人才的價值，協助人事部門對所引進的人才進行把關，確保所引進的人才各方面符合實際需要，促進人才合理梯隊的構建。

二、高職院校人事檔案管理存在的主要問題

高職院校在實施“人才興校”戰略過程中，往往把精力直接地集中在“人才引進”、“師資培訓”、“科研項目”等具體的工作中。而這些工作，絕大部分是建立在“根據慣例”、“參考兄弟院校的做法”的基礎上，卻忽略了源于人事檔案的有關數據分析和前瞻預測。這主要是因為人事檔案在自身建設和管理過程中，存在著種種的問題，主要體現在如下幾個方面。

1.對高職院校人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識不足，認為人事檔案就是收集、整理、保管等事務性工作，與教學和科研工作沒有直接聯系，也不能為單位創造經濟效益，只要守好那一堆材料，不丟失、不泄密，能應付人事任免、勞資等日常工作及查檔工作就行。因此，人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問；人事檔案管理部門也習以為常，不主動拓展工作內容，不主動為學院的教學、科研，特別是人才建設工作提供依據和參謀作用。

2.高職院校人事檔案材料不齊全、補充不及時。目前，人事檔案都是套用干部檔案的模式管理，進檔材料大多側重于反映“政治歷史”，專業、科研、誠信等方面材料缺乏。加之重視不夠，人事檔案材料的收集常常處于消極被動狀態，體現在人事檔案歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，被動等待送材料上門而不主動索取和補充，更不會根據工作的需要調整和增加歸檔的項目，一些人事檔案長年得不到填充和更新，無法全面體現人才的現狀，對人才建設工作沒有參考價值。

3.高職院校人事檔案管理手段落后。很多人事檔案往往停留在紙質檔案的建立和保管層面上，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅僅局限用于檔案目錄的打印，還無法進行人員信息的查詢和檢索，更無法實現對人才信息的篩選、排序、分類及匯總。由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費，人事數據對決策的參考作用常常處于被動狀態，而且作用十分有限。endprint

4.高職院校人事檔案管理隊伍有待加強。由于重視不夠，高職院校人事檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致人事檔案建設滯后，問題不少。即使有專職的人事檔案管理人員，也往往是半路改行，沒有接受過系統的檔案專業知識和技術的培訓，檔案管理只能在低水平的層面上按“想當然”的辦法進行，這對于人事檔案建設本身以及人事檔案對人才管理的貢獻方面，都會造成極大的損害。

三、加強高職院校人事檔案管理工作的有效措施

1.加大宣傳力度，高度重視人事檔案管理工作。高職院校人事檔案工作，是高職院校工作的重要組成部分，人事檔案是學院教育教學、科研、職稱評定、人才選拔、干部聘任等工作的重要信息依據，是人事工作的核心內容，是干部、教師隊伍建設的重要基石，是確保學院順利實施“人才強校”戰略不可或缺的一支重要力量。學院領導要提高認識，在人才隊伍建設工作中給人事檔案管理工作交任務、壓擔子，充分發揮人事檔案對人才隊伍建設的作用。同時，在人員、設備、庫房以及人員培訓方面，對人事檔案部門給予足夠的重視和加強。人事檔案部門不要縮在幕后，要主動出擊加大宣傳力度，讓各部門及廣大教職工認識到人事檔案對學院發展、人才隊伍建設以及個人發展方面的重要意義，領會和掌握人事檔案材料收集和利用的專業知識和相關規定，人人主動支持人事檔案部門的建設，及時將教學、科研工作中產生的符合人事檔案歸檔要求的材料交到人事檔案管理部門。

2.加強人事檔案管理隊伍的建設。高職院校人事檔案部門應該落實有專人負責，根據檔案冊數的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行建檔、歸檔、整理及開發利用。應該挑選在政治上可靠、保密意識高、工作責任心強且綜合素質高的人員擔任人事檔案管理員。同時注意配備具有一定計算機專業知識的人員參加人事檔案管理工作，充分應用科學的管理理論、方法和手段來推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。要落實有關政策和待遇，使檔案管理人員在職稱晉升方面有希望，待遇上有保障，確保優秀的人才安心從事人事檔案管理工作。要加強人事檔案業務培訓，支持和鼓勵檔案管理員參加各種專業技術培訓和各種有關人事檔案方面的學術交流活動，不斷提高業務知識和技能。

3.健全人事檔案管理制度，開發人事檔案多方面的功能。要建立健全人事檔案歸檔、管理、利用等方面的制度，擴大人事檔案原有的內涵，豐富一些有價值的內容。要加強宣傳與培訓工作，把有關人事檔案的制度和規定上墻報和校園網，使各部門和個人都能把符合歸案要求的材料按規定送交人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的全面、準確。在此基礎上，明確人事檔案管理部門關于人事檔案開發利用的職責，實現人事檔案查詢、檢索、分類、匯總及分析等功能的常規運行，主動形成針對性的報告，為學院各項決策提供參考和借鑒。

4.增加人事檔案的個性特點管理。加強專業能力、工作能力、工作業績、誠信等信息紀錄，提高人事檔案的利用價值，有利于人才的引進、人才的培養、人才的使用、人才的流動及人才的競爭。提高高職院校對人才專業能力、誠信等各方面的綜合評定，提高對人才的有效利用。

總之，高職院校人事檔案管理部門應該主動適應高校改革與發展的需要，主動加強自身建設，不斷拓展自身的功能，提高自身利用價值，努力成為高職院校“人才興校”戰略中最重要的一支推進力量。

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作者簡介：劉英（1963-），女，湖南，長沙人，檔案館員，從事檔案管理研究。endprint