“對比法”在電算化會計自動轉賬教學中的應用

萬 赟 匡文婷

“對比法”在電算化會計自動轉賬教學中的應用

萬 赟 匡文婷

本文對電算化會計自動轉賬及其在教學過程中出現的各種問題進行了分析總結，、并針對這些問題引入“對比法”教學以提高教學質量、降低課堂教學錯誤率，使學生熟練掌握自動轉賬功能。

電算化會計；自動轉賬；對比法

一、概述

電算化會計主要是應用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程，整個過程的順利完成依賴財務軟件的有效運行。在賬務處理中，自動轉賬業務比較特殊，這類業務種類比較繁雜，數量比較多，需要通過一定的技術上的計算匯總才能完成，卻有一定的規律，只要前期轉賬定義準確，下一會計期間若有相同的自動轉賬，不必再轉賬定義，直接選取生成憑證即可，大大減輕了工作量。自動轉賬分為內部轉賬和外部轉賬兩種。內部轉賬位于總賬系統內，包括自定義轉賬、對應結轉、銷售成本結轉、匯兌損益結轉和期間損益結轉。外部轉賬位于其他業務子系統內，其生產的憑證由其所在系統轉入總賬系統。本文討論的是內部轉賬。

二、教學中的困惑

自動轉賬過程需分三步完成：選擇自動轉賬類型、轉賬定義和轉賬生成，其中最難處理的是轉賬定義，不同的轉賬類型在轉賬定義中常出現以下問題。

（一）自定義結轉

自定義結轉一般用于涉及到相關賬戶發生額的情況，如預提短期借款利息，計提職工教育經費等。其特點是借貸一方結果需要計算，而另一方結果直接取對方結果即可。需計算的一方在計算中常常出現問題。如預提短期借款利息的分錄為

借：財務費用

貸：應付利息

貸方應付利息的金額公式=本金×月利率=“短期借款”賬戶的期末余額×月利率=QM（“短期借款”，月）×月利率，學生在定義的時候，經常不注意將系統默認的公式QM（“應付利息”，月）×月利率中的“應付利息”改成“短期借款”，這種錯誤說明學生沒有完全掌握貸方“應付利息”計算公式的含義。恰當合理地理解并運用函數公式是進行該種自動轉賬的關鍵。

（二）銷售成本結轉

銷售成本結轉需要滿足以下條件：①庫存商品、主營業務收入和主營業務成本三個科目，都必須設有相同的明細科目結構；②庫存商品科目和主營業務收入科目下的明細科目，都必須設置數量核算，這樣才能保證期初有庫存數量，當填制發生銷售業務的記賬憑證時可以錄入銷售的數量，期末才有可結轉的銷售數量。③結轉前所有的日常業務憑證已經記賬，只有記過了賬的憑證，數據才被系統輸入識別，才能保證銷售成本結轉正確。

學生在這個過程中，常常是設置了庫存商品和主營業務收入明細而忘了主營業務成本明細，對庫存商品科目設置數量核算又忘了對主營業務收入科目下的明細科目設置數量核算，也常常因為沒有對憑證進行記賬而使得系統獲取不了數據而報錯。

學生以上錯誤說明他們并沒有完全掌握主營業務成本是由庫存商品結轉而來，主營業務成本=已經銷售的庫存商品數量×（庫存商品期初余額÷期初數），已經銷售的庫存商品數量由應收系統銷售發票數據得到。

（三）期間損益結轉

期間損益結轉先要確定憑證類別，再輸入本年利潤科目即“本年利潤”，然后再選擇結轉收入或結轉支出，進行全部結轉，計算機會自動判斷該結轉哪幾個損益類科目。生成轉賬憑證：

①借：收入類賬戶

貸：本年利潤

②借：本年利潤

貸：支出類賬戶

由于期間損益結轉的金額來源于損益類賬戶賬簿上的發生額，并非憑證上的金額，所以期間損益結轉的前提條件是在做該結轉前，要將所有憑證審核記賬，才能使得當前會計期間所發生的所有損益被順利結轉。而學生往往忽視審核記賬這一步，在還有為記賬憑證的情況下進行損益結轉，造成數據錯誤，因為此時結轉的數據只包含了已記賬的損益類賬戶數據而把未記賬的損益類賬戶數據排除在外。

三、“對比法”的具體應用

（一）自定義結轉的對比

1.核算背景相同。無論是手工會計還是電算化會計，自定義結轉都是基于預提、計提等內容考慮的，核算的出發點是相同的。

2.會計確認相同。在兩種核算方式下，自定義結轉都是依據權責發生制原則和收入與費用配備原則，將結轉內容計入本期費用，采用歷史成本計量，計量屬性相同。

3.金額計量相同。在兩種核算方式下，每期應分攤的利息、折舊費用、報刊費等費用的計算方法和金額是相同的。

4.記賬時間可不同。在手工會計下，一般來說，預提發生在月初，計提發生在月末。但在電算化會計中，根據總賬系統各模塊的設置順序，一般是先根據日程業務填制憑證，等日常業務全部處理之后再做轉賬，因此，這部分內容的時間一般發生在月末。即使不是發生在月末，也可以通過刪除“制單序時控制”的勾，在月末記賬。

（二）銷售成本結轉的對比

1.科目及其結構相同。兩種核算方式下，要進行銷售成本結轉，需在庫存商品、主營業務收入和主營業務成本三個科目下設相同的明細科目結構。

2.在電算化會計下，庫存商品科目和主營業務收入科目下的明細科目，都必須設置數量核算，這樣才能保證期初有庫存數量，當填制發生銷售業務的記賬憑證時可以錄入銷售的數量，期末才有可結轉的銷售數量。手工會計下，只要填制數量金額式明細賬的時候登記相應數量即可。

3.在電算化會計下，必須保證結轉前所有的日常業務憑證已經記賬，只有記過了賬的憑證數據才被系統輸入識別，才能保證銷售成本結轉正確。手工會計下，成本的結轉沒有這個要求。

4.電算化會計下設置比較繁瑣，但因為是自動核算，速度快，數據準確，不容易出錯。手工會計下的成本結轉設置雖然設置沒那么繁瑣，但因為非自動核算，因此核算速度較慢，且準確度不及電算化會計。

（三）期間損益結轉的對比

1.設置程序不同。在電算化會計下，期間損益的結轉需要先設置，即先做轉賬定義才能做轉賬生成。手工會計不需要定義，可以直接結轉。

2.制單數量可不同。電算化會計下，可將收入和費用結轉在同一張憑證上，即生成一張損益結轉憑證。手工會計下一般是將收入類賬戶余額結轉到“本年利潤”賬戶為并形成一張憑證，將費用類賬戶余額結轉到“本年利潤”賬戶形成另一張憑證。

3.電算化會計下，在期末損益結轉之前所生成的憑證必須要審核記賬，否則未記賬的憑證數據無法在系統中更新，無法進行結轉，造成已結轉數據少于應結轉數據而出現錯誤。而在手工會計下沒有此要求。

4.電算化會計下，轉賬定義是不受控制的，可以無限制的重復結轉并生成憑證，這就會造成憑證重復導致數據錯誤。而手工會計下的損益結轉不會出現因重復結轉而數據錯誤的情況。只是因手工結轉，導致對收入和費用的統計比較費時。

四、小結

自動轉賬過程中出現的許多問題往往是因為對其核算內容理解不到位、對核算程序含混不清造成的。在自動轉賬教學過程中引入“對比法”，在對比中讓學生進一步理解會計核算內容及核算程序，通過手工會計與電算化的對比，進一步掌握電算化核算方法，有效規避操作錯誤，提高操作效率。

[1]趙英麗.用友財務軟件期末自動轉賬功能的探析[J].中國鄉鎮企業會計,2013(08).

[2]師銀萍,梅青.對會計電算化“自動轉賬功能”教學的探討[J].中國管理信息,2013(11).

（作者單位：南昌大學科學技術學院）