高校儀器設備檔案管理中存在的問題及其對策

劉艷

隨著國家對教育事業的重視，教育投入呈逐年上升趨勢，尤其是高校，由于科學研究實驗的需要，更需要大量經費用于購置儀器設備。每個高校都在快速發展，導致購置的儀器設備一年比一年多，在這種情況下，對這些儀器設備的科學管理就成為急需解決的問題。

儀器設備為每個學校的發展提供了基本條件，一個學校沒有這些儀器設備，科學研究就寸步難行，一個大學沒有科研，就談不上成為真正的大學，所以，對儀器設備的管理非常重要，其直接影響高校教學科研的發展，以及學校的辦學條件，同時，為學校的教學科研提供有力的物資保障，防止國有資產的無意流失，為學校節約辦學成本。

一、高校儀器設備檔案的特點

高校設備檔案材料包括高校儀器設備的采購環節（如標書）、驗收環節（驗收單、驗收報告）、使用環節（使用記錄）、改造（維修記錄）、開發（升級）等各個環節中形成的以紙質載體為主的材料，反映儀器設備從開發到使用的全過程，形成一個整體，不可分割，并且要求各方面與實物一致，不能有差錯。

從儀器設備的特點來看：高校設備尤其是用于實驗（化學、生物、物理）的儀器設備不僅型號復雜，而且大多數屬于最新科技研究應用的智力密集型，集光、機、電子于一體，涉及學科門類多，功能多，不僅硬件結構復雜，而且使用具有多種用途功能的軟件，操作為高度自動化，這些設備的隨機紙質文件較多，包含儀器設備的功能介紹、用法用途等。

從設備檔案的內容來看，有關設備采購的資料包括采購標書、合同、安裝圖紙、合格證書、隨機說明書等，有關設備到貨的資料：調試、驗收報告和記錄等。有關設備使用的材料：各設備的各種使用制度、維修與保養、使用記錄報告等。以上所有這些材料越詳細越好，這樣才方便查找。

從保管期限來看，有些設備更新換代速度很快，一旦設備出現故障，維修成本高且作用不大，就得進行報廢處理，為適應教學科研的實際需要，不得不更換新一代產品，由此決定設備的檔案管理不同于其他門類的檔案材料管理，即大多數不是長期性或者永久性的檔案材料。

二、設備管理存在的問題

1.儀器設備檔案管理得不到應有的重視

儀器設備檔案管理得不到學校管理部門的重視是普遍現象，學校一般傾向抓可以直接顯示成果的教學科研，因為這可以直接反映高校的科學研究水平，儀器設備僅僅服務于教學科研，往往在學校管理系統中處于邊緣地位，這樣的后果就是高校儀器設備管理一片混亂，尤其在有多個分校區的高校，一旦涉及系院搬遷或者校區合并，設備管理就一團糟，有的設備在不知不覺中丟失了，無形中造成了國有資產的嚴重流失；有的放錯了地方，使用時找不到；有時甚至出現嚴重的賬物不符，給儀器設備的管理清查工作帶來很多不便。

2.產權意識不清晰

高校有的部門或者個人幾乎沒有任何產權意識，導致資產歸屬不明確，尤其是自籌資金購買的儀器設備，沒有對這些設備進行有效的科學管理，如檔案材料不僅收集不齊，而且沒有對設備資料進行詳細錄入，信息不全，造成賬物不符或者賬賬不符，留下國有資產流失的隱患。

3.調撥報廢沒有及時更新

對儀器設備檔案進行科學管理的過程中必須堅持集中統一管理的原則，這需要有關部門設置專門的檔案管理人員，職責是收集儀器設備采購、開箱驗收、使用等各個環節中的紙質材料。同時，建立管理儀器設備的信息化平臺，掌握每臺儀器設備的詳細信息，如型號、出廠編號、儀器編號、生產廠家、生產日期、使用人，驗收人、主管、經手人等。設置專職檔案管理人員管理檔案的好處是一旦儀器設備出現異動現象，如調撥、報廢處置等，馬上將手里關于異動儀器設備的檔案調出來，進行相應資料的修改，使得賬物相符。但是很多高校并非如此，調撥報廢處置后，經常沒有在信息化平臺上進行相應的更改，導致很多問題，清查時，經常賬物不清，為設備的科學管理帶來障礙。

三、加強對高校儀器設備檔案管理的對策

1.首先需要檔案管理人員切實轉變觀念

要管理好檔案，首先需要樹立正確的檔案管理觀念，制定詳盡的措施，真正把儀器設備檔案管理工作落到實處。領導要重視，要有檔案管理意識，把儀器設備檔案管理工作提到日程上，不要總把檔案管理工作放在次要地位，反之，領導要在各方面給予大力支持，為科學管理提供有力保障，并且，在平時的工作中，要多詢問、了解工作的進展情況，及時發現工作中存在的問題，并給予指導和糾正，保證檔案管理工作良好運轉，只有這樣，才能服務好全校的教育科研。

2.專兼職資產管理員要充分配合好

儀器設備檔案的收集是一個長期工作，需要工作人員細致、認真、負責，付出大量的勞動，這就要求管理部門穩定好隊伍，調動工作人員的積極性。

各部門、系院要挑選工作認真、有責任心的兼職資產管理員，協助資產處做好設備的檔案收集管理工作，當部門或者系院購買儀器設備時，一旦到貨，就要及時通知資產管理部門派人來收集檔案資料，儀器設備使用單位兼職資產管理員從設備的采購，一直到該設備的報廢、拆除或者調出，都要根據工作需要適時與資產管理處取得聯系，完整地收集儀器設備的檔案資料。同時，妥善保管處理好這些檔案資料，使其使用方便，保存完整。

3.加強對大型精密貴重儀器設備及其檔案的管理

根據上級有關文件的精神，價值5萬元以上的設備必須由設備管理部門、使用部門共同開箱驗收，同時需財、紀檢審多個部門的監督管理。設備管理部門的檔案管理員和使用部門人員在開箱驗收的同時，要將設備購置、驗收等工作中的紙質文件材料收集齊全，成套裝訂好，移交檔案部門集中統一管理，保證大型精密儀器設備檔案完整、及時、準確歸檔。

總之，儀器設備檔案管理工作是一項系統工程，涉及多個環節，各個工作環節既相互獨立，又相互聯系，每個環節的工作都要認真做好，一旦某個環節出現差錯，就可能前功盡棄。因此在檔案管理工作中，我們要做到細心、認真、及時，以做好檔案工作，為教學科研提供強有力的保障。