論商務英語中銷售信函的寫作技巧

杜習舉

摘 要： 商務英語寫作中的銷售信函的寫作非常重要，這類信函的寫作能力直接影響公司的銷售業績、與潛在買方的業務關系、公司的整體形象和聲譽等。本文主要討論銷售信函寫作時需要遵守的原則、寫作的四個步驟和關鍵短語等，以期讓讀者認識到銷售信函寫作的重要性，并能快速掌握這類商務信函的寫作技巧。

關鍵詞： 商務英語 銷售信函 寫作技巧

一、引言

整個商務交往過程可以劃分為建立商務關系—銷售—詢盤—回盤—還盤—索樣—訂貨—付款—生產—包裝—出貨—保險—押匯等環節，銷售是整個過程的第二步，作用舉足輕重。書寫銷售信函能力至關重要，因為好的銷售信會幫助公司獲得利潤、擴大市場份額、提高商業形象和名譽，而水平低劣的銷售信則會讓公司損失很多訂單和機會。從中，我們不難發現銷售信函書寫的重要性。因此，筆者主要探討商務英語寫作中銷售信函的寫作技巧。

二、銷售信函的寫作技巧

究其本質，銷售信函是一種特殊的商務信函，其目的主要是擴大業務、說服消費者購買產品。這跟廣告在很多方面不謀而合，如“服從你的渴望”（雪碧）、“成功之路，從頭開始”（飄柔）、“汾酒必喝，喝酒必汾”（汾酒）、“眾里尋他千百度，想要幾度就幾度”（伊萊克斯冰箱）、“人類失去聯想，世界將會怎樣”（聯想）、“我們的光彩來自你的風采”（沙宣洗發水）、“放低偏見，你會有出色發現”（柯尼卡）等。兩者都是要盡力推銷自己的產品，讓消費者對產品有全面詳細的了解、有購買的欲望，并進一步付諸實踐。

一般來說，在寫作銷售信函時，我們提倡要盡量遵守AIDA原則，也稱“愛達”公式。它是國際推銷專家海英茲·姆·戈得曼總結的推銷模式，是西方推銷學中的重要公式，具體指一封成功的銷售信函必須把買方的注意力吸引或轉變到產品上，使買方對銷售信函推銷的產品產生興趣，這樣買方的欲望隨之產生，爾后再促使其采取購買行為，達成交易。AIDA實際上是四個英文單詞的首字母。A為Attention，即吸引客戶的注意；I為Interest，即引發客戶的興趣；D為Desire，即激發客戶的欲望；最后一個字母A為Action，即鼓勵客戶采取購買行動。銷售信函的寫作一般分為四個步驟。

1.介紹促銷商品，使買方產生興趣。這時，賣方需要對自己的產品進行詳盡的介紹，包括銷量、性能等方面。例如，本公司的產品深受廣大消費者的歡迎、銷量非常好、品質優良、價格公道、設計精美、顏色匹配、規格齊全、溫暖舒適等。

2.比較商品，體現本商品的優勢。在這個步驟中，賣方通過將產品和其他廠商同類產品的比較，凸顯出自己產品在質量、工藝、價格、式樣等方面的優勢，讓買方先心動，繼而行動。

3.提出優惠條件。在進行商務合作時，當交易量達到一定數量時，如5000件或10000件，可以給予買方一定程度的優惠。因此，在第三個步驟中，賣方可以提出相應的優惠條件，進一步激發客戶對產品的興趣。

4.勸導客戶最終行動。銷售信函最重要的目的及最終目的就是成功地說服買方下訂單，購買其產品。因此，最后這個步驟不可或缺。在信尾，賣方要力勸買方采取相關行動，如邀請買方代表訪問賣方的公司，并參觀其廠房，對賣方有更多實質性的了解，或下試銷性訂單，促成雙方之間的合作。

另外，筆者在此分享一些銷售信函中常用的短語。

首先，在介紹產品銷量時，可以采用以下短語：have a good market（暢銷），sell fast/ well和enjoy good sales（銷路好），meet with warm reception（很受歡迎），等等。此類短語較多，寫作時只需掌握其中一種即可。

其次，在介紹產品性能時，可以使用以下七個短語：superior in quality，reasonable in price，skillful in craftsmanship，elegant in style，matching in colour，novel in design，complete in specification（質量上乘、價格合理、工藝精湛、式樣美觀、顏色匹配、設計新穎、規格齊全）。總體來說，以上七個短語放之四海皆準，適用所有產品。

最后，在向買方提出優惠條件，即提供折扣時，可以借鑒以下表達：give/allow/offer/grant sb.a XX% discount（給某人打折）。此處需注意，中文及英文的表達在很多方面都存在巨大差異，如此處如果說give sb.a 40% discount，其漢語意思并非是打四折，而是打六折。因此，在學習英語時，讀者一定要對此類中英文表達及文化上的差異細加揣摩、究其原因，并最終牢牢掌握。

三、結語

不難看出銷售信函在商務應用文寫作中的地位，以及對于賣方的重要性。因此，在銷售信函寫作的過程中，一定要仔細斟酌、多加思量、注意措辭。另外，在書寫銷售信函時，我們還應注意一切從買方角度出發。這是商務寫作7C原則中一個非常重要的原則：體貼原則。即盡量站在買方角度考慮他們的各種愿望、要求、興趣和困難，行文中盡量采用第二人稱“您”而非第一人稱“我”或“我們”。如“祝賀您！您所訂的產品已經開始生產了”和“我們非常高興地通知您我們已經開始生產您所訂的產品了”。買方肯定樂于看到第一種表達，因為第一句話重點突出買方，這會讓他們感到自己很受關注。另外，信函正文要簡潔全面，每段最好包含一個主題，在首段就要吸引客戶的注意力，行文中盡量避免晦澀的用詞，以便客戶閱讀。

參考文獻：

[1]勞斯.商務寫作技巧.北京：人民郵電出版社，2008.