如何建設(shè)協(xié)同編輯系統(tǒng)

鄭立新

這次中央文化企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級項目，主要建設(shè)的軟件系統(tǒng)包括資源加工系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、協(xié)同編輯系統(tǒng)和發(fā)布系統(tǒng)四大模塊。由于協(xié)同編輯系統(tǒng)涉及編輯的參與配合，涉及編輯工作流程的再造以及編輯工作習慣的改變，因此，從一定程度上可以說，這是這次數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級項目中難度最大的一個子項目。

本文結(jié)合中國少年兒童新聞出版總社（以下簡稱中少總社）全媒體出版平臺實施經(jīng)驗，從出版社數(shù)字化轉(zhuǎn)型的總體規(guī)劃、協(xié)同編輯系統(tǒng)軟件的選擇、項目組織管理、項目需求調(diào)研、編輯流程的規(guī)范化等幾個方面簡單地談談協(xié)同編輯系統(tǒng)實施時應注意的一些問題。

一、為何選擇協(xié)同編輯系統(tǒng)

在出版的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，出版社要努力成為數(shù)字出版轉(zhuǎn)型的主體，努力成為數(shù)字產(chǎn)品出版商和閱讀服務供應商，不應當被技術(shù)和渠道所綁架，簡單地做內(nèi)容供應商甚至是資源供應商。因此，數(shù)字化轉(zhuǎn)型應該納入出版社的總體戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，而不是簡單地建設(shè)幾個數(shù)字出版系統(tǒng)。

協(xié)同編輯系統(tǒng)并不是完全孤立的系統(tǒng)，協(xié)同編輯系統(tǒng)要解決的主要問題是編輯的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，也就是說，編輯工作從選題策劃、約稿、編、審、校到最后形成圖書或數(shù)字化產(chǎn)品的整個業(yè)務流程都應該納入到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的范圍。

中少總社早在2010年9月成立數(shù)字出版中心時，就把數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入總社發(fā)展的總體戰(zhàn)略規(guī)劃。在做協(xié)同編輯系統(tǒng)的時候，李學謙社長明確提出要形成全媒體的出版能力和全媒體推送能力。所謂的全媒體出版能力，就是完成單一介質(zhì)出版向全媒體出版的轉(zhuǎn)變，提供多種介質(zhì)的產(chǎn)品滿足讀者的多樣化閱讀需求；所謂的全媒體產(chǎn)品推送能力，就是完成由閱讀產(chǎn)品供應商向閱讀服務供應商的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)線上、線下對讀者的全方位、立體化、個性化的服務。

二、協(xié)同編輯系統(tǒng)軟件的選擇

軟件的好壞各有各的說法，只有是否適合自己的軟件，沒有萬能的軟件。每個出版社情況各不相同，應根據(jù)自己的實際情況選擇適合自己的軟件。比如：專業(yè)出版社和大眾出版社的需求就完全不同，專業(yè)出版社更注重內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，對外部的表現(xiàn)形式不像大眾出版社那么重視；而少兒出版社的圖文書特別多，整個編輯過程對圖文、版式等表現(xiàn)形式要求特別高，離開了圖和版式，編輯就無法工作。

以中少總社的情況為例，我們的書報刊中，80%以上都是圖文并茂的；中少總社所有的出版物都是以Indesign軟件進行排版的，而且90%以上的排版工作都是在社內(nèi)完成的。所以，我們在協(xié)同編輯系統(tǒng)的選型時，首先考慮的問題是：版式一定要跟著編輯流程走，系統(tǒng)一定要與Indesign軟件完美地結(jié)合；系統(tǒng)的開放性和流程的靈活性；技術(shù)方的團隊的實力。

三、項目的組織管理

各個出版社的實際情況不一樣，需求也各不相同。因此，協(xié)同編輯系統(tǒng)不僅僅是安裝一個軟件，它離不開項目實施，離不開個性化的開發(fā)，所以項目的實施團隊一定是由技術(shù)方和出版社共同組成，互相配合的。

對于出版社來說，一方面需要對技術(shù)方的實施團隊提出要求，在簽訂協(xié)議的時候要充分考慮實施團隊的人員構(gòu)成，要看項目經(jīng)理的專業(yè)背景和實操能力，看項目組成員的實操能力。實施團隊一定要駐社開發(fā)實施。另一方面，數(shù)字出版是“一把手工程”，協(xié)同編輯系統(tǒng)項目的實施是自上而下推進的，出版社內(nèi)部實施團隊要突出管理特性。因此，要建立社長領(lǐng)導下的出版社項目實施團隊，進行充分授權(quán)。確保項目實施的個性化需求有決策人，項目實施過程中的問題有人拍板。

從中少總社的情況來看，領(lǐng)導充分重視數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，將全媒體出版平臺的建設(shè)列入中少總社數(shù)字出版“十二五”規(guī)劃，作為出版社的核心工作。社長親自規(guī)劃項目，主管領(lǐng)導統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項目團隊與編輯部門的關(guān)系，對項目實施團隊（數(shù)字出版中心）進行充分授權(quán)。同時，為確保項目能夠順利實施，將全媒體出版平臺建設(shè)列入數(shù)字出版中心和編輯部門的工作考核。

此外，出版社項目團隊要有專業(yè)的人員與技術(shù)方團隊進行有效的溝通，能協(xié)調(diào)編輯部門與技術(shù)方在項目實施過程中出現(xiàn)的問題，能確保項目進度及時完成。從中少總社來說，數(shù)字出版中心項目團隊可以做到與技術(shù)團隊的有效溝通，是出版社與技術(shù)團隊溝通的責任人，項目中的一般需求項目團隊即可決策拍板。

四、需求調(diào)研的重要性

需求調(diào)研是對編輯業(yè)務流程進行梳理的過程，通過需求調(diào)研形成規(guī)范化的編輯業(yè)務流程，將有助于協(xié)同編輯系統(tǒng)項目的順利實施。

需求是否明確，是協(xié)同編輯系統(tǒng)項目能否順利完成的一個重要因素。大多數(shù)出版社沒有做過協(xié)同編輯系統(tǒng)，對系統(tǒng)的需求并不明確，需要借助技術(shù)方的實施能力，幫助出版社明確項目需求。技術(shù)方團隊作為外來人員，并不了解出版社的具體情況。因此，技術(shù)方需要做的第一件工作，必須是需求調(diào)研，而不是安裝軟件。

在項目的需求調(diào)研階段，技術(shù)方需派出能力較強、有項目實施經(jīng)驗的產(chǎn)品經(jīng)理，對出版社的編輯業(yè)務流程進行調(diào)研，并根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果寫出需求規(guī)格書，在需求規(guī)格書的基礎(chǔ)上進行產(chǎn)品設(shè)計，然后才能進行技術(shù)開發(fā)和項目實施。產(chǎn)品設(shè)計最好能畫出原型圖，出版社在需求規(guī)格書和原型圖的基礎(chǔ)上進行需求確認。在需求確認階段，項目組可將系統(tǒng)原型展示給系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶——前期使用的編輯和相關(guān)的專家，征求意見。

中少總社在協(xié)同編輯系統(tǒng)項目實施的初期，制定了詳細的需求調(diào)研計劃，需求調(diào)研的時間長達2個月。需求調(diào)研的主要工作包括：訪談、需求規(guī)格書的制定、基于原型圖基礎(chǔ)上的產(chǎn)品設(shè)計、需求確認等。需求不明確的時候，還需要技術(shù)方開需求說明會，向全體編輯講解。需求規(guī)格書更新了好幾個版本，最后一版的需求規(guī)格書長達218頁。

五、編輯業(yè)務的規(guī)范化

協(xié)同編輯系統(tǒng)和我們整個編輯業(yè)務流程密切相關(guān)，需要在規(guī)范化編輯業(yè)務流程的基礎(chǔ)上，對原有業(yè)務流程進行優(yōu)化，實現(xiàn)編輯業(yè)務工作的協(xié)同作業(yè)，及編輯業(yè)務流程的有效和可控。

編輯流程是從選題計劃開始的，涵蓋整個編輯業(yè)務流程。協(xié)同編輯系統(tǒng)可以通過編輯流程的設(shè)定，確保編輯流程的完整性和合理性，通過編輯計劃和派工的設(shè)定明確責任，控制進度。

中少總社全媒體出版系統(tǒng)采用的是先鋒單位實施法，最先在低幼出版中心實施。低幼中心的編輯業(yè)務流程管理非常規(guī)范，在實施全媒體出版系統(tǒng)之前，已經(jīng)將整個編輯業(yè)務流程梳理成10個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)分為10個關(guān)鍵業(yè)務點，并按此進行考核。在全媒體出版平臺的實施時，我們又對這些業(yè)務流程進行了優(yōu)化，確保系統(tǒng)能做的事情一定不讓編輯手工來做。

在傳統(tǒng)的編輯業(yè)務流程中，還存在很多不規(guī)范的地方，比如文件命名不規(guī)范、時間控制問題、編輯工作質(zhì)量控制問題等。在實施全媒體出版平臺時，我們先后制定了一系列的業(yè)務流程規(guī)范，尤其是數(shù)字出版方面的業(yè)務流程規(guī)范，比如：各種電子圖書、電子期刊的出版業(yè)務流程，文件命名規(guī)范等。

此外，根據(jù)圖書、報紙、期刊元數(shù)據(jù)標引的要求，必須對編輯工作提出一定的要求。在中少總社全媒體出版平臺中，我們要求編輯部負責人在做選題計劃時，必須填入圖書、報紙、期刊的基本信息；責編在上文稿的時候，必須對文稿的版式進行標引；文稿、圖片中的一些關(guān)鍵字的填寫也是編輯必須完成的工作。

總之，協(xié)同編輯系統(tǒng)是出版社數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級過程中的一個編輯業(yè)務流程再造工程，只有將出版社戰(zhàn)略、數(shù)字出版技術(shù)和管理的因素融合在一起，才能確保項目的順利完成。

（作者單位系中國少年兒童新聞出版總社）