如何建設(shè)數(shù)字資源管理系統(tǒng)

李弘

近期國家新聞出版廣電總局開展了中央文化企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級改造項(xiàng)目，致力于一次性、全流程改造傳統(tǒng)出版業(yè)務(wù)流程。對于許多出版社來說，這稱得上是一次徹底的革命。雖然要求在這一年內(nèi)完成全業(yè)務(wù)流程的變革，但對于我們數(shù)字出版工作者來講，這僅僅只是開始：這是數(shù)字出版工作者可以在傳統(tǒng)出版業(yè)務(wù)流程里發(fā)聲的開始，是數(shù)字出版技術(shù)開始普遍性地應(yīng)用于傳統(tǒng)出版業(yè)務(wù)流程的開始。數(shù)字出版工作者作為先鋒隊(duì)和領(lǐng)軍者，在這個(gè)數(shù)字化的潮流中如何浪中擊水，決定著我們自己以及單位的轉(zhuǎn)型成敗。

一、資源管理系統(tǒng)當(dāng)為數(shù)字出版工作之內(nèi)核

很多人都想問數(shù)字出版工作的抓手是什么，是開展資源的數(shù)字化加工嗎？因?yàn)橛幸淮笈L期以來開展這項(xiàng)服務(wù)的專業(yè)公司，使得這項(xiàng)工作更適合于外包。是開展數(shù)字產(chǎn)品的設(shè)計(jì)生產(chǎn)嗎？對不起，市場變化快、培育期長、風(fēng)險(xiǎn)大。是為出版社搭建一個(gè)全流程的數(shù)字化的編審校平臺(tái)嗎？愿望很好，但是牽涉到要變更出版社現(xiàn)有的出版業(yè)務(wù)流程時(shí)，面臨的阻力會(huì)很大。那么，出版社是否有舍我其誰的勇氣和決心呢？

數(shù)字化加工、資源管理、協(xié)同編輯以及產(chǎn)品發(fā)布作為一般意義上的出版數(shù)字化流程改造四環(huán)節(jié)，確實(shí)可以支撐起一個(gè)單位的數(shù)字出版業(yè)務(wù)。但以電子工業(yè)出版社及筆者多年數(shù)字出版實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來看，數(shù)字資源管理才是出版數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的重中之重。電子工業(yè)出版社2006年就建立了基于在線投稿的資源管理系統(tǒng)，并在本社及新疆人民出版社做了部署，但幾年下來，只有資源管理這一塊仍在發(fā)揮作用。2008年，基于PDF格式文件的加密保護(hù)，電子工業(yè)出版社又建立了自己的數(shù)字內(nèi)容管理和數(shù)字出版系統(tǒng)。到2011年時(shí)，真正發(fā)揮作用的是后臺(tái)的數(shù)字內(nèi)容管理系統(tǒng)，前臺(tái)的數(shù)字出版系統(tǒng)因?yàn)榧用芗吧虡I(yè)模式問題從開張第一天起就沒有應(yīng)用起來。

因此，我們建議大家在總局總體要求的基礎(chǔ)上，在本次轉(zhuǎn)型升級中集中精力用2-3年的時(shí)間，將數(shù)字資源管理系統(tǒng)當(dāng)作數(shù)字出版中心的工作重點(diǎn)，以數(shù)字資源管理為中心，推進(jìn)出版數(shù)字化的順利進(jìn)行。當(dāng)然，這個(gè)過程中還需要我們數(shù)字出版工作者具有較好的辯證法和方法論的應(yīng)用能力。

二、資源管理系統(tǒng)的作用

一般來講，資源管理系統(tǒng)能夠統(tǒng)一管理出版社內(nèi)部的各種數(shù)字資源（圖書相關(guān)文檔、圖片、音視頻等）。具有權(quán)限的用戶可以對各種資源進(jìn)行檢索、上傳、下載等。同時(shí)，根據(jù)電子工業(yè)出版社的實(shí)際應(yīng)用情況，我們增加了知識(shí)條目資源的管理功能，也就是加工過的XML文件可以再次入庫到條目庫中，并可以批量下載使用。

如何收集、管理好出版社歷史形成的數(shù)字資源是每個(gè)數(shù)字出版工作者首先應(yīng)做好的基礎(chǔ)工作。一個(gè)好的數(shù)字資源管理系統(tǒng)，可以為傳統(tǒng)編輯業(yè)務(wù)提供必要的內(nèi)容資源服務(wù)，還可以為后端數(shù)字產(chǎn)品的開發(fā)提供完整的內(nèi)容資源儲(chǔ)備。這在出版社數(shù)字化過程中可以說是處在一個(gè)戰(zhàn)略交叉路口，進(jìn)可攻（開展數(shù)字產(chǎn)品策劃和制作的基礎(chǔ)），退可守（為傳統(tǒng)編輯業(yè)務(wù)提供支撐服務(wù)）。這項(xiàng)工作做得好壞決定著數(shù)字出版中心在出版單位的地位和作用。

三、資源管理系統(tǒng)的建設(shè)

開展資源管理系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)，必須了解出版單位對于該系統(tǒng)的應(yīng)用需求是什么？并以此為基礎(chǔ)規(guī)劃出基本的業(yè)務(wù)流程圖，這個(gè)圖一定要對數(shù)字出版中心的地位有一個(gè)清晰的描述。圖1為電子工業(yè)出版社數(shù)字資源管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖。

從2012年3月29日開始招標(biāo)到2013年6月26日，電子工業(yè)出版社資源管理系統(tǒng)全系統(tǒng)驗(yàn)收通過投入使用，總共用了15個(gè)月。該系統(tǒng)基本的建設(shè)過程簡述如下。

合同簽訂后，我們開展了項(xiàng)目的第一階段建設(shè)工作。

第一步，在出版社成立了總編辦、出版部、信息中心和數(shù)字出版中心組成的項(xiàng)目組。

第二步，系統(tǒng)承包方根據(jù)合同要求開展先期的產(chǎn)品部署并實(shí)施培訓(xùn)工作。

第三步，項(xiàng)目組根據(jù)自身對資源系統(tǒng)的應(yīng)用提出改進(jìn)需求以及系統(tǒng)在應(yīng)用過程中的各種缺陷交由承包方改進(jìn)。

第四步，由承包方將改進(jìn)后的系統(tǒng)再次部署，項(xiàng)目組各單位開展全系統(tǒng)測試，完成第一階段的開發(fā)任務(wù)。

第二階段，項(xiàng)目承包方主要根據(jù)我社開展數(shù)字出版應(yīng)用的需求，增加了條目庫管理功能，用于在線加工標(biāo)引知識(shí)條目，并批量入庫。該部分工作主要是數(shù)字出版中心負(fù)責(zé)需求制定、系統(tǒng)測試并最終驗(yàn)收。

15個(gè)月的軟件項(xiàng)目建設(shè)期不長也不短，如何更有效推進(jìn)項(xiàng)目的整個(gè)建設(shè)進(jìn)度？我們的建議是首先為整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)設(shè)立若干個(gè)可以核查的里程碑；其次在建設(shè)期每兩周召開一次甲乙方都必須參加的項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)；最后就是要加強(qiáng)項(xiàng)目的文檔管理和測試管理。做到了以上這幾點(diǎn)，項(xiàng)目的建設(shè)就不會(huì)有太大的問題。

四、資源管理系統(tǒng)的維護(hù)和利用

資源管理系統(tǒng)的建設(shè)完成只是萬里長征走完第一步。在建設(shè)期我們就應(yīng)該考慮它將為出版社的數(shù)字化發(fā)揮何種作用？怎樣發(fā)揮作用？事實(shí)上，電子工業(yè)出版社的數(shù)字資源管理系統(tǒng)在其建設(shè)過程中就為出版數(shù)字化發(fā)揮了突出的作用，主要表現(xiàn)在：規(guī)范了數(shù)字資源的收繳、完善了數(shù)字資源保存的有效性和完整性、滿足了數(shù)字資源的分類統(tǒng)計(jì)和加工等業(yè)務(wù)管理基本需求。

應(yīng)該說軟件系統(tǒng)和應(yīng)用規(guī)范是相互促進(jìn)、缺一不可的。就電子工業(yè)出版社來說，依托數(shù)字內(nèi)容資源管理系統(tǒng)，我們編制了《數(shù)字內(nèi)容資源管理系統(tǒng)使用辦法》《數(shù)字內(nèi)容資源管理系統(tǒng)管理規(guī)范》《排版文件質(zhì)量管理要求》《數(shù)字資源管理系統(tǒng)內(nèi)容上傳規(guī)范》以及《數(shù)字資源管理系統(tǒng)條目加工規(guī)范》等一系列的規(guī)范文件。這些規(guī)范的制定和發(fā)布，讓數(shù)字出版中心在出版社的日常業(yè)務(wù)中有了抓手和執(zhí)行力。同時(shí)，通過系統(tǒng)的運(yùn)行及一系列規(guī)范的實(shí)施，電子工業(yè)出版社數(shù)字資源的收繳、存儲(chǔ)、質(zhì)量管理以及應(yīng)用都有章可循。目前我們正依托自己的資源管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字產(chǎn)品的策劃和設(shè)計(jì)，探索如何依托互聯(lián)網(wǎng)開展知識(shí)服務(wù)和信息出版的可能性。 （作者單位系電子工業(yè)出版社）