關于人事檔案管理使用的幾點思考

劉驚春

摘 要：人事檔案管理在相當長的時期內，對單位和個人都有不可替代的作用。本文簡要分析了人事檔案的現狀及存在的問題，并從人事檔案達標整理、收集范圍、信息化建設、監督管理、查閱利用等方面提出了一些應該堅持和完善的建議。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；達標升級；檔案利用

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，與個人一生密切相關。人事檔案具有全面性、真實性、客觀性、動態性、機密性等特點，在生活工作中有著不可替代的作用。

1 人事檔案資料現狀

1、檔案整理對人事檔案造成一定影響。由于歷史原因，各時期形成的檔案資料尺寸規格不一，檔案達標升級要求尺寸統一，造成人為的折疊、邊條補丁修補；其次一些舊檔案未考慮裝訂，文字靠邊，打孔裝訂影響查閱，破壞原有的整體性。再是對入檔標準松緊度掌握不一，一部分材料是歸檔還是撤檔尺度不一，對撤銷檔材料沒有登記備案。

2、從人事檔案形成來看，檔案資料大致分為文革期間、文革后到92年、92年以后。文革期間檔案資料不少，但許多檔案資料是那個時代階級審查材料，在人事檔案整理過程中被撤除了；文革后到92年之前大部分人的檔案資料不多；92年之后因為工資改革、職稱評定放開，形成大量的工資、年終考核、職稱資料，可以說這是構成現有人員檔案的主體。從形式上基本都是紙質材料，數字影像很少。

3、從人事檔案內容來看，文革期人事檔案反應的內容相對豐富，對人的評價全面到位，人員各異。92年以后，檔案數量很多，但是內容千篇一律，形式固定刻板，尤其是工作及評價部分的內容格式化、模板化，不能全面反映人員特征，降低了人事檔案的應用價值。

4、人事檔案使用受其保密性的限制，使用人員和范圍很小，基本限于檔案管理人員、勞資人員，其最大使用就是辦理退休手續。

2 人事檔案存在的問題

1、投入不足，軟硬件跟不上。人事檔案要求做到庫房、閱檔、辦公三分開，不少單位在一間辦公室做出隔斷來湊數。檔案信息化管理要求做到內外網分開、雙機辦公，不少單位未做到。同時信息化管理僅是配備計算機，缺乏專業的軟件系統支持。個別單位在防火、防蟲、防盜、防潮、防鼠、防霉變的設施配備和日常管理上不到位。

2、管理人員素質有待提高。各個單位對人事檔案重視程度不一，檔案管理人員素質良莠不齊。一些單位還存在檔案的查詢借閱管理不到位，檔案歸檔整理不規范，材料入檔不及時、甚至丟失，材料歸類不正確，銷檔手續不完善，銷檔材料亂堆等現象。

3、人事檔案以存為主，沒有發揮應有作用。我國明確規定：干部檔案的目的是“歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部”。目前不少地方處級以下干部推行公開競爭上崗，有些地方過多重視對競聘人員的現場表現考察，忽視了人事檔案在干部選拔中的作用，人事檔案作用被邊緣化。

4、缺乏監督，審查不嚴，一部分內容失真。一部分中層領導、檔案管理人員審查不認真，造成部分入檔材料存在涂改、使用圓珠筆、前后內容不一等問題。在“三齡一歷”專項審查認定后，年齡等不一致情況有所好轉。

5、形成者與利用者的不一致性。人事檔案的形成、收集按照處事公開原則、個人參與原則。在人事檔案形成過程中，個人參與資料的書寫、形成，但是從上交一刻起，就脫離對個人檔案的監督管理。我國明確規定：“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，這使得個人無法了解自己形成的資料是否進入檔案，及處理、保管、利用等方面的情況。從而形成了個人的人事檔案資料自己無法利用的局面。

3 加強人事檔案管理使用的思考

1、提高檔管人員素質，全員參與，全面提升人事檔案管理水平。首先是保障檔案室的軟硬件配備管理，場所、防護設施到位，專人進行日常維護檢查。其次檔管人員要熟知檔案材料的審查歸類、管理、應用，能熟練操作計算機，利用檔案對干部隊伍進行分析，提供信息，還要有較高的思想政治素養。再次對全體職工，尤其是中層干部進行培訓，讓大家充分了解人事檔案材料的歸檔要求，從源頭上減少不規范的材料，讓大家認識到人事檔案關系到每人的切身利益，全員重視人事材料的形成；作為中間審查的中層人員，要保證材料真實，評語要避免官話、套話、千篇一律，盡量做到有針對性、客觀準確，確保材料保質按期交檔。另外要警醒一些私企職工存在的人事檔案無用論的思想，加強私企、個企的人事檔案管理工作。

2、構建管理信息系統，全面實現人事檔案管理的信息化，豐富人事檔案的內容與應用。首先是在傳統的紙質資料基礎上，通過計算機的應用，把聲音和影像等資料逐步納入干部人事檔案的信息錄入，豐富干部檔案的收集范圍。其次，建立職工人事檔案信息數據庫，以便快速準確地獲取干部的簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，減少對紙質檔案的磨損、破壞。再是通過信息查詢比對，干部之間各項能力的優劣一目了然，甚至可以通過多媒體把動態影像、聲音和相應的文字融為一體，提供相應干部的形象、氣質和口頭表達能力等，展現其綜合素質，為干部考察提供依據。最后，在干部統計工作中，信息管理系統可以一次性完成干部統計調查、資料整理、統計分析過程，節約大量的人力，物力，財力等，并且比人工統計更具有完整性、準確性。要強調的是加強計算機的應用，并不等于放松紙質檔案的管理，傳統的紙質檔案才是第一位的、基礎性的，是做好信息化管理的保障。

3、加強人事檔案達標整理工作。首先用辨證眼光看待檔案升級，堅持內容大于形式的思想，盡量保持檔案的歷史性、完整性。對尺寸小的檔案，采取粘貼到標準白紙上的方式處理，減少多邊粘條剪切；對于不適宜打孔的檔案，采取其他方式裝訂；對于新檔案嚴格執行標準尺寸。其次完善撤、銷檔管理，盡量減少銷毀。對所有撤出的材料要登記在案、區分管理，對有一定價值的，要歸入綜合檔案；由于一定原因確需銷毀的，要完善登記簽字手續；對于用途不大，又不涉及保密的盡量轉交當事人。再是加強檔案目錄更換管理，正常情況檔案目錄嚴禁更換，如因類別添滿等確需更換時，要有主管領導簽字核對，并把原目錄保存備查。

4、適當放開對檔案當事人查詢、利用的限制。人事檔案是當事人個人情況的全面記錄反映，與個人利益息息相關，當事人應當擁有知情權。限制當事人的查閱，主要防止當事人對檔案的篡改損毀，檔案信息化管理有效解決了這個問題，應當放開當事人對個人電子人事檔案的查詢，行使個人知情權、監督權。同時應適當拓展人事檔案的利用，如提供紙質復印件、復制電子版影像資料等；通過檔案管理人員或者其認可的第三方，協助當事人完成原始檔案的證明、查證等利用，不應以保密性設置層層障礙。

5、完善干部檔案資料全過程的利用、監督。嚴格執行材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保密制度等。在材料歸檔時交接雙方必須簽字、檔管人員還要進行登記備查；同時嚴格入檔材料審查，對不合格材料及時退回、限期整改歸檔。加強調轉人員的人事檔案審查，實行審查人負責制，杜絕不合格檔案流轉，防范檔案調轉過程中作假作弊。完善計算機的使用管理，實行電子檔案與原始紙質檔案的互補，防止因紙質人事檔案方式上的非公共性、內容上的不充沛以及易作假性形成人為毀壞或者磨損毀壞。