淺析文書檔案管理存在的問題及對策

梁曉瑩

摘 要：文書檔案管理水平是衡量單位檔案管理的重要標準。本文從文書檔案管理的特點著手，對于文書檔案管理存在的問題進行深入的分析，并提出了相應的解決對策，為提升文書檔案管理水平作為參考。

關鍵字：文書檔案；工作；單位

文書檔案又稱管理性檔案，是政府機關、事業單位、企業單位、社會團體和其他社會組織在領導與行政管理活動中形成的具有保存價值文件的總稱。文書檔案管理工作水平直接決定著文書資料的完整和質量。目前，不管是政府機關還是企事業單位，文書檔案管理工作還存在著不少問題，因此，對文書檔案管理工作進行深入研究具有非常重要的現實意義。

1 文書檔案管理的特點

文書檔案管理主要在于對資料的保存和收集，對“歷史”的記載，文書檔案管理的對象主要是發生的事件、人事、書報、文件、物品存檔、進程記載等，主要應用的是紙質載體進行記錄，然后根據不同的類別進行分類存放在檔案室中。此時的管理重點在借閱、收集、保存和編目編冊等工作上，保證資料安全、完整非常重要，而在檔案管理中記載歷史的作用最大，讓后人可以借鑒和引用歷史資料。與文書檔案有直接關系的就是文書工作，文書工作包括登記、收集、運轉、催辦、承辦，以及收集、歸檔、整理和立卷文件等，這也是檔案形成的全過程。文書工作是檔案工作的基礎和前提，文書部門把在單位活動當中形成的具有保存價值的文件資料通過整理、立卷，再由檔案部門歸檔。文書檔案的內容豐富，是對單位各方面的真實反映和記錄，包括行政管理、黨群管理、會計檔案、科技檔案、特種載體檔案等。而文書檔案的載體也多種多樣，包括單位的各種合同、責任書、協議、錄像、錄音、照片和電子檔案等。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 領導對文書檔案管理工作的人數不足

因為文書檔案管理是近些年才開始發展起來的，在我國的起步較晚，很多單位的領導對于文書檔案管理工作的認識不夠。檔案部門一直都是機關的冷衙門，在很多領導的眼里，檔案工作是一項簡單、可有可無的工作，而且投入大，經濟效益不顯著。所以，一般領導對于檔案部門的工作要求不高，檔案部門的工作人員只需能夠對文件及時的收集和歸檔即可，這對于文書檔案工作人員的工作積極性有嚴重的打擊。另外，領導和檔案部門的負責人對于檔案工作認識的不同也會影響到文書檔案工作人員的工作質量。

2.2 文書和檔案工作的銜接存在問題

在實際的工作當中，文書工作和檔案管理既有其別又有聯系，是分工不同但又有統一性的整體，正確處理好文書工作和檔案管理才能做好文書檔案管理工作。所以，必須要文書工作和檔案管理相結合起來，建立一個一體化的管理體系，讓文書工作和檔案管理互相配合。同時，對于它們的銜接問題正確處理，才能實施科學、有效的管理。然而，現在這兩個部門在銜接上存在很大問題，檔案管理人員很少會考慮到文書工作人員，導致銜接過程中脫節，使單位的檔案管理在處理方法和公文格式上不夠規范、不夠標準，從而使文書檔案管理的質量有所降低。

2.3 員工的培訓工作還需加強

因為文書檔案工作在我國的起步較晚，重視程度不夠，很多單位存在著檔案管理工作人員沒有經過檔案專業培訓的情況，而且也沒有上崗證，對于檔案的分類、歸檔和立卷等工作技能不夠熟練，沒有掌握文書檔案管理的精髓，甚至連文書檔案管理工作的基本要求都達不到，很難實現對文書檔案管理的有效性。在有些單位還缺乏文書檔案管理的專員，直接由文秘兼任，從而大大降低了文書檔案工作的水準，致使文書檔案的立卷不合規范、收集范圍不明確等問題出現。而且，隨著互聯網的發展和進步，文書檔案管理的信息化是未來的發展趨勢，員工的專業技能需要適應時代的發展，然而員工的培養不夠、專業能力不強已經嚴重滯后到了文書檔案管理工作，很難適應現代化的發展要求，會對經濟效益產生一定的影響。

2.4 各部門對檔案工作的配合不夠

各部門對于檔案工作不是很配合，對于檔案管理工作的水平的提高產生了很大的影響，單位文書的歸檔工作需要各個部門對重要的文件資料進行整理和收集，然而一些部門為了自己工作方面，不愿意把需要歸檔的文件資料交給檔案管理人員進行統一的保管。而檔案管理人員因為沒有相關職能部門的配合與支持，收集檔案工作受到阻礙，在多次催促未果的情況下，也只能不了了之，時間一長，一些非常重要的文件資料就有所散失，再對相關責任人進行追究也為時已晚。

3 提高文書檔案管理水平的對策

3.1 爭取領導對文書檔案管理工作的支持和重視

領導對于文書檔案工作的重視程度直接影響其發展，而且在很大的程度上，領導的態度決定著文書檔案管理工作人員的積極性。所以，工作人員對于文書檔案管理工作要認真落實，不斷提高單位領導對文書檔案管理工作的關心、理解、支持和重視，爭取讓檔案工作納入當單位全年的工作重點和總體工作規劃中去，加大對于檔案設備的資金投入，向規范化、信息化、現代化的方面邁進，由被動的提供檔案工作資料變為主動參與領導決策需要，提升檔案服務工作的前瞻性和主動性。讓文書檔案管理工作發揮應有的作用，有效提升單位文書檔案管理工作的水平，為自身工作的開展和進行提供充分的保障。

3.2 做好文書工作和檔案工作的規范銜接

在文書檔案管理工作中，文件是檔案的基礎，文件的質量直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案。所以，文書部分規劃化是文書檔案管理工作的基礎和前提，這就要求相關人員做好文書工作和檔案工作的規范銜接，做好文書資料的歸檔和立卷。另外，要努力實現文書檔案工作的一體化管理，讓檔案管理能夠在一個有序、規范的范圍中進行，而且要加強文書人員對文書資料質量的重視程度，如紙張大小、文字格式、書寫顏色、修改及批閱等，都要有一個嚴格的標準和程序，并且嚴格要求按照標準來執行，對于文件的收發要進行及時準確的記錄和登記，發現文件缺失要及時查找，并對上級部門進行及時的匯報，保證文件資料的完整，從而有效提升文書檔案管理的效率。

3.3 加強文書檔案管理工作人員的培訓

目前，我國的文書檔案管理工作人員的水平參差不齊，隊伍不穩定，嚴重影響到了文書檔案管理工作的整體水平。文書檔案管理工作不僅要求管理人員具備相應的知識基礎，更有要廣闊的知識面，所以對于他們的培訓顯得非常重要。對于國外成功的檔案管理培訓經驗借鑒學習，定期開展檔案專業知識的培訓課程。隨著科技的發展，文書檔案管理模式也發生了巨大的改變，這就要求管理人員具備相應的計算機管理檔案的能力，能夠熟練應用辦公軟件進行電子資料和文件的制作、使用、維護，努力提升他們的業務水平和專業素質，從而建立出一支高質量的檔案隊伍。

3.4 加強各部門之間的協作，做好文書檔案的收集工作

在文書檔案當中，有很多利用價值高的檔案來源于各部門。所以，與各部門之間加強協作，對于檔案的質量和結構不斷完善，是檔案部門工作的重點。檔案員需要經常到各部門走動，獲取相關信息，加強與各部門的溝通協調，保證檔案收集工作的順利暢通，從而獲取并收集有價值的信息資料，發揮檔案部門的重要作用。

4 結語

文書檔案管理工作直接關系到檔案資料的完整，這就要求單位加強對文書管理工作的重視、強化文書檔案管理水平、各部門加強協調與合作、增加管理人員的培訓，確保文書檔案管理工作的標準化、規范化，從而充分發揮文書檔案的功能，為實現社會經濟效益提供有效的保障。

參考文獻

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