探討信息時代檔案管理發展新方向

摘 要：隨著計算機技術的不斷發展和普及，我國的各個企事業單位在其日常辦公中的信息管理、物料管理以及財務管理等工作均實現了辦公自動化， 同時計算機技術也為檔案及資料的管理提供了便捷的手段。文章就檔案管理軟件的發展趨勢以及其必要性進行闡述，并結合實例了解檔案管理軟件在實際中的應用。

關鍵詞：檔案管理；軟件；實例應用；傳統管理

1 傳統文書檔案管理中存在的問題

文書檔案是機關團體、企事業單位進行科學管理、經營決策、問題處理、信息交流、研究開發等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內容。傳統文檔的管理一般都是靠紙質文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：

1.1 傳統模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性

在傳統文檔管理下，如果想要借閱相關的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續才能借閱，并且還需要進行繁瑣的登記。如果是在當地還好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現文檔的價值，所以說它缺乏時效性。

1.2 傳統模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存

在傳統文檔的管理下，文檔的材質多數都是紙質文件，而紙質文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復，但也有無法修復的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補。所以說紙質文檔不利于長久保存。

1.3 傳統模式下的文檔管理的復雜化

在傳統文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進行詳細的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當復雜的流程，不但需要大量的人員來進行分類整理，還要進行一定的維護，在還文檔時還要有一套流程來進行登記。總是在重復著工作，卻效率很低。

1.4 檔案信息共享和在線服務

傳統的檔案管理實質上是一種“死”檔案管理模式，檔案信息查找困難，信息不能共享，利用率及其低下。但是，利用計算機對檔案進行數字化處理，文書檔案轉換成電子文本，并建立統一的電子文書數據庫，這樣一來，檔案管理由案卷級擴展到文件級，由單一渠道擴展為體系化，檔案目錄的外部特征轉換為內部特征，綜合管理，極大的提升了檔案運作水平，提高了工作效率。此外，有效利用網絡技術和計算機技術將檔案信息與載體分離管理利用，達到信息系統共聯，從而得出信息的縱向和橫向、歷史與現實之間的多方位、多層次的記錄，有效地實現了檔案信息的在線服務和共享資源。

2 做好數字化環境下文書檔案管理的建議

2.1 規范體制，統一標準

要做好辦公自動化、數字化環境下文書檔案的歸檔管理工作，必須從以下幾個方面著手，規范文檔管理體制，統一技術操作標準。一是規范文檔管理體制。目前，許多單位的文件管理和檔案管理是分離的，屬于不同的管理部門，檔案部門對文件的前期控制往往難以開展，一不小心就成了“越權行為”。因此，必須從管理體制上進行規范，在單位內實行文件管理與檔案管理統一領導，統一規劃，使二者同步發展。應將檔案部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環節都在檔案部門的統一監督指導下進行。

2.2 提高檔案人員的綜合素質

1.從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。

2.以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。

3.加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

2.3 制定相應的檔案管理法律

檔案管理的自動化進程越來越快，也是未來檔案管理的大勢所趨，通過計算機管理檔案，優勢非常的明顯，相對于過去的紙質檔案來說，電子檔案有著巨大的發展潛力，相關的管理者應該積極的解決相應的制約因素，我們國家是依法治國的國家，任何事情都應該按照相應的法律規定予以執行，對于未來的檔案管理也是如此，針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發現，相關的部門應該及時制定相應的法律對這些行為進行規范，只有通過法律規范了電子檔案的管理細節，才能有效的幫助電子檔案的管理和發展，并且對于觸犯了相關法律的人員，應該制定相對應的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關法律制定之后，應該堅決執行，做到有法必依、執法必嚴。

3 總結

伴隨著科技的進步，科學的發達，傳統的文書檔案管理已經漸漸地不能適應人們所需，把傳統與現代技術相結合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現“文檔一體化”的現代科學管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公軟件自動化、數字化是信息社會時代的重要標志之一，為了更好的服務全人類，文檔管理的現代化進程將永不停止。

參考文獻

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案，2011（12）.

[2]李志紅.適時新時期發展需要做好文書檔案管理工作[J].北方經貿，2012（05）.

作者簡介

郭飛峽（1979-），男，湖北省宜昌市秭歸縣社會保險局企業養老保險股股長，助理館員。