土地檔案管理與信息化建設

張曉蕊

摘 要：土地檔案是用文字、聲像、圖表等方式記載土地的各種信息的檔案資料。傳統的土地檔案管理以人工方式進行檢索調卷，效率極低。檔案的信息化建設是在不改變檔案信息內容的前提下，改變檔案及其內容的存在形式，從而提高檔案的檢索、分析、整合效率。改革開放以來，土地的管理活動越來越多，土地檔案資料的數量和查詢利用需求也越來越多，傳統的土地檔案管理方式已經不能滿足需求。因此，針對土地檔案的特點，結合現代科學技術和管理理念，進行土地檔案信息化建設，提高土地檔案管理水平，已經成為土地檔案管理工作的重要課題。

關鍵詞：土地檔案；土地檔案管理；檔案信息化建設

土地檔案是用文字、聲像、圖表等方式記載土地的各種信息的檔案資料。傳統的土地檔案管理以人工方式進行檢索調卷，效率極低。檔案的信息化建設是在不改變檔案信息內容的前提下，改變檔案及其內容的存在形式，從而提高檔案的檢索、分析、整合效率。改革開放以來，土地的管理活動越來越多，土地檔案資料的數量和查詢利用需求也越來越多，傳統的土地檔案管理方式已經不能滿足需求。因此，針對土地檔案的特點，結合現代科學技術和管理理念，進行土地檔案信息化建設，提高土地檔案管理水平，已經成為土地檔案管理工作的重要課題。

1 當前土地檔案管理工作的特點

1.1 土地檔案庫藏量越來越多

土地檔案記錄的是土地使用過程中的歷史信息，包括土地信息登記表，宗地圖、土地權屬來源文件等重要文件，這些文件要求保存的期限都很長，甚至要求做永久保存。因此土地檔案必然會逐年積累增多。而改革開放后，土地管理活動的活躍，更使土地檔案出現了爆發式的增長。

1.2 土地檔案的利用率越來越高

土地與人民生活、企業生產、國家建設等活動密不可分，從普通居民的房屋權屬確認，到企業的生產建設，到市政、水利、交通等部門的建設、乃至地區、國家對宏觀經濟的布局調整等，都需要土地檔案提供可靠的信息依據。隨著國家經濟的活躍，土地檔案的利用率也越來越高。

1.3 土地檔案管理中的社會服務職能越來越突出

隨著改革開放的發展，越來越多的居民參與到土地管理活動中來，因此土地檔案的查詢對象也由過去的政府部門向社會大眾轉變。同時，根據 《土地登記資料公開查詢辦法》的要求，國土資源管理局也應向社會提供土地登記資料的公開查詢服務。因此，土地檔案管理中的社會服務職能越來越突出。

2 土地檔案信息化建設的目標

從國土資源局的社會職能和自身需求出發，當前進行土地檔案信息化建設的目標，一是利用現代科學技術減輕檔案管理的工作量，提高檔案管理的效率，并最終提高檔案管理的工作水平。二是為社會提供資源的共享、快速檢索查詢等服務。三是為各級政府部門的決策提供信息依據。土地檔案的信息化建設應牢牢圍繞這些目標，結合國土資源局的現實進行開展。

3 土地檔案信息化建設的基本方法

土地檔案信息化工作任務繁重，需要各級政府部門和相關部門齊心協力，按照一定的方法步驟逐步開展：

3.1 基礎設施的建設

信息化建設的基礎設施包括檔案數字化設備（如掃描儀、計算機等）和檔案信息網絡系統（如路由器、網線等）。它們是檔案信息轉換、存儲、傳輸、共享的基礎條件。

3.2 土地檔案信息資源的建設

土地檔案的信息資源建設主要是將傳統的紙質檔案，通過掃描、數據壓縮等技術手段，轉換為計算機系統能夠識別、處理、存儲、傳播的電子檔案。另外，其他管理系統在工作過程中所產生的數據也是土地檔案信息資源的重要來源。

3.3 土地檔案信息管理系統的建設

土地檔案信息管理系統的的主要功能包括檔案信息的收集、檔案的管理、檔案信息的安全、檔案的查詢利用等方面。土地檔案管理作為國土資源局的工作之一，其土地檔案信息管理系統也應依托國土資源局現有的管理系統進行建設。

（1）應用系統應提供各種接口，能與其他設備和系統進行數據交換，并形成標準電子文檔。

（2）建立土地檔案數據庫，實現對檔案的管理，檢索、查詢等功能。

（3）建立完善的安全保密體系，通過權限控制、PKI系統、數據加密技術等對系統進行保護。

（4）建立相關的規范、制度、標準和流程，為系統的使用提供指引。

（5）和國土資源局現有系統緊密結合，為其他國土資源局其他部門提供檔案查閱服務，并將其他部門的工作成果數據歸檔到土地檔案數據庫中。

（6）與國土資源局網站結合，為社會提供公共查詢服務。隨著社會對土地檔案查詢需求的激增，過往到國土資源局檔案室才能查詢資料的方式耗時費力，已經不能滿足工作需求。寧波市國土資源局在自己的網站上建立了一個檔案查閱平臺，提供公共查詢服務，從而減輕檔案查詢的工作量、提高查詢效率、降低查詢的社會成本。

3.4 建立復合型的管理團隊

人才是一切工作的重要保障。我們要引進專業的土地檔案信息化管理人才，加強檔案管理人員的培訓，培養出一支信息技術、檔案管理、國土資源專業知識樣樣精通的復合管理團隊，為土地檔案的信息化建設提供人力保障。

4 土地檔案管理信息化建設過程中應注意的事項

4.1 轉變土地檔案管理不重要的陳舊觀念

傳統的土地檔案管理工作效率低下，檔案信息資源利用率低，且不能產生巨大的經濟效益，因此某些領導對檔案管理工作并不重視，不愿進行過多的投資。而檔案信息化不僅對國土資源管理工作帶來了便利，還大大的提高了土地檔案信息資源的利用率，對社會產生巨大的影響，因此，領導干部應轉變土地檔案管理工作不重要的陳舊觀念，為土地檔案管理和信息化建設提供人力、物力、政策的支持。

4.2 必須保證紙質檔案和電子檔案的一致和同步更新

有的同志認為電子檔案建立以后，紙質檔案的管理工作可以忽視，這種觀念是錯誤的。目前，紙質檔案還是電子檔案的最主要來源，也是電子檔案準確性、真實性、可靠性的基礎和保證。在未來相當長一段時期內，傳統紙質檔案和電子檔案共存的模式是不會改變的。因此必須保證紙質檔案和電子檔案的一致性，對變更之處要及時進行同步更新。

4.3 增強土地檔案管理部門的社會服務意識

以前，土地檔案管理部門主要對國土資源局內部提供服務，因此在社會服務意識上難免有所欠缺。現在我們進行信息化建設，面對社會提供服務，這就要求我們與時俱進，改變服務理念，樹立主動熱情的社會服務意識。

總之，我們應當重視和加快土地檔案的信息化建設，結合現代科學技術和管理理念，不斷提高土地檔案的管理水平，為國土資源的合理利用提供保障。

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