高速公路項目檔案管理存在的問題及對策

朱泳珍

摘 要：隨著我國高速公路事業(yè)的發(fā)展進步，高速公路項目的檔案管理越來越受到重視，在高速公路管理中的地位十分重要。因此，對高速公路項目檔案如何進行科學合理化管理，成為高速公路運營管理中的重大問題。這就要求高速公路有關部門能夠對項目檔案管理進行科學的規(guī)劃和長遠的計劃。本文根據(jù)目前高速公路檔案管理中存在的一些問題，提出了一些針對性的解決措施。

關鍵詞：高速公路；項目檔案管理；問題與對策

高速公路項目檔案是指從一開始的規(guī)劃以及設計，然后中期的勘查、施工，再到最后的竣工、檢驗的全過程中所用到的所有有價值的文件材料，它在高速公路項目中占有重要地位。編寫項目檔案主要由施工單位以及監(jiān)管單位在施工過程中共同完成的，主要有設計文檔、施工文檔、監(jiān)管文檔、驗收文檔等幾個部分組成，主要是為了給項目在建設過程中以及日后監(jiān)管維護提供參考依據(jù)。我國的高速公路事業(yè)正在飛速發(fā)展進程中，要提高高速公路整體工程的質量，高度公路項目的檔案管理在整個高速公路工程實施中占有重要地位。但是我國如今的高速公路項目檔案管理中存在著不少問題，如管理人員質量脫節(jié)，管理體系不完善等，因此，就要加強對高速公路項目檔案管理制度的健全和完善。

1 高速公路項目檔案管理中現(xiàn)存的問題

我國的高速公路事業(yè)發(fā)展日新月異，但同時檔案的數(shù)量也與日俱增，如何做好檔案管理已經是一件亟待解決的任務。但是高速公路項目檔案內容繁雜，至今未能形成科學系統(tǒng)化的信息管理體系，而且還存在著一些問題，具體如下：

1、檔案真實性準確性不能保證。在許多高速公路建設過程中，很多參與建設的單位不重視檔案資料的編寫，檔案材料的編寫只是為了應付檢查，因此各類材料都屬于胡亂變湊而成，準確性和真實性不能保證。

2、檔案材料與建設過程脫節(jié)。有些施工單位在工程實施過程中，工程與材料的編寫不能同步，經常出現(xiàn)部分工程已竣工，材料才開始編寫這種情況，記錄不能跟上施工進度，甚至忘記記錄，歸檔不及時會導致檔案材料的記錄的不完整，這是高速公路項目檔案管理中存在的主要問題，需要給予重視。

3、思想認識上的缺陷。許多高速公路建設單位只重視施工過程，對檔案的管理記錄十分輕視。施工單位對檔案管理的認識不夠，沒有把檔案管理當成工程建設項目的重要組成部分，容易導致檔案管理各方面問題的出現(xiàn)。

4、各檔案編寫單位不能協(xié)調統(tǒng)一。在有些高速公路建設過程中，多個參與檔案編寫的單位不能協(xié)調統(tǒng)一，導致檔案編寫方式各異，對于后期檔案管理造成極大困擾。例如檔案中對于工程名稱各異，導致后期檔案管理者對項目名稱的混亂而造成管理工作不能順利進行。同時，沒有統(tǒng)一的管理模式也會造成檔案管理工作失衡。

5、檔案管理人才缺乏。一些高速公路施工單位的檔案管理人員素質不夠，沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)知識學習，難以完成工作需求。而且，檔案管理缺乏復合型的專業(yè)人才，無法進行高強度大范圍的檔案管理工作。同時由于施工單位對于檔案管理的輕視，往往導致具有專業(yè)知識、綜合素質較高的專業(yè)人才也受到輕視，工資往往也較低，這就導致了專業(yè)人才的流失，對檔案管理工作是十分不利的。

2 導致檔案管理問題出現(xiàn)的原因

作者認為目前檔案管理工作方面出現(xiàn)的問題是由多個復雜方面引起的，主要有以下幾個：

高速公路建設自身的特點。高速公路建設具有長期性以及復雜性，因此建設任務十分艱巨。且高速公路施工戰(zhàn)線極長、通?？鐓^(qū)域范圍極廣，使得施工期間的檔案資料收集和整理相當困難，管理人員無法及時收集整理信息。這些都給檔案的收集和整理帶來相當大的困難。

檔案管理意識的薄弱。雖然我國高速公路建設有相關的法規(guī)政策，但是許多施工單位對檔案管理還是十分輕視，他們更看重工程的施工而不是檔案的收集管理，使得科學化的項目檔案管理系統(tǒng)無法建立起來，檔案管理部門缺乏統(tǒng)一協(xié)調性。

管理人員的缺乏。對檔案管理的輕視往往導致微薄的檔案管理投入，這使得檔案管理部門無法高薪聘請專業(yè)人才，可能聘請的只是專業(yè)擦邊，不具備專業(yè)的理論知識，無法掌握檔案管理的要素，不能滿足檔案管理工作的需要。

對管理人缺乏培訓。檔案管理人員也需要通過不斷的培訓進修來掌握新的知識，有些高速公路施工單位沒有組織經常性的員工培訓，使得檔案管理人員不能掌握新的檔案管理知識，也無法樹立對檔案管理負責到底的精神，導致管理人員自身思想認識上無法勝任管理工作。

3 存在問題的解決對策

針對高速公路項目檔案管理方面存在的問題以及形成的原因，作者提出了一下幾條措施，僅供參考之用：

第一，要建立完整的項目檔案管理制度。在高速公路建設工程開始之前，可以建立起完善的檔案管理制度，例如，可在施工單位及監(jiān)管單位等建立起關于檔案管理的責任制度，使其簽訂責任書，保證其對檔案管理工作的進行。同時，可在相關單位建立專門的檔案管理室，有專門的人員負責看管和監(jiān)管，保持從業(yè)人員的穩(wěn)定性，減少流動性。還可以健全資料管理制度，使檔案資料的收集、整理、編制分開來，交給相關專業(yè)人才進行處理，避免檔案管理工作陷入混亂。在這方面為了提高檔案管理工作的效率，可以運用新型的管理技術，例如制定管理結構網絡圖等，使得檔案管理工作可以有序進行。

第二，建立完善的監(jiān)察管理制度。解決好高速公路建設前期的準備工作之后，在項目工程期間也要建立起完善的監(jiān)察管理制度，對施工全過程進行動態(tài)管理，對各單位的檔案管理工作進行不定期的抽查，及時得知檔案資料的收集整理情況，對不符合規(guī)范的檔案資料進行修補，以完善檔案資料的完整性和準確性等。對此，可將項目檔案管理納入項目建設管理之中，使檔案資料管理與項目建設質量掛鉤，使檔案的管理也成為工程整體質量的一部分。這樣能有效地使檔案管理為各單位所重視，能有效地提高工程檔案管理的質量，避免項目檔案發(fā)生缺漏、拖延等現(xiàn)象。

第三，借助新技術進行檔案管理。我國科技發(fā)展日新月異，檔案管理也開始步入數(shù)學信息化時代。高速公路項目檔案管理要善于借助新型網絡技術，通過網絡對檔案進行數(shù)字信息化管理。在對紙質資料進行管理的同時完善電子文件的管理，更好地對項目檔案進行科學的管理。

第四，加強員工的培訓與進修。要做好項目檔案的管理，在保證檔案管理人員的專業(yè)性同時，要注重對從業(yè)人員的培訓和進修工作，在此基礎上還可以組織員工進行相互之間的交流，交換經驗方法?？梢酝ㄟ^置辦培訓班，培訓會，以及使員工能免費進修等方法，對檔案管理人員進行業(yè)務上和經驗上的學習，掌握新的檔案管理技術，解決從前難以解決的問題等。

第五，加強領導重視。領導是整個項目工程的核心，要想做好項目檔案的管理，就要使領導對項目檔案管理有足夠的重視和支持，這是提高項目檔案管理質量的保證。

4 結語

高速公路項目檔案是由專業(yè)的檔案管理人員負責的，檔案管理人員的理論知識和綜合素質在管理工作中是關鍵，所以要保證檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)性。而作為高速公路項目檔案管理工作的核心，領導的重視與支持，檔案管理制度的健全與完善，都是至關重要的。高速公路項目檔案的科學化管理，能夠提高高速公路建設的整體質量，對以后的工程維修與工程反思意義重大。

參考文獻

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