淺談如何做好醫院基建檔案工作

曹志軍

摘 要：隨著醫院基建工程項目的逐年增多，其重要性越來越受到重視。本文通過對醫院基建檔案中存在的問題進行分析總結，提出了加強醫院基建檔案管理的建議，以促進醫院基建檔案的管理水平。

關鍵詞：醫院；基建檔案；建議

近年來，隨著國家社會經濟的發展，人民生活水平的提高，陳舊的醫療環境已不能滿足人民的需求，也影響了醫院的可持續發展。全國醫院迎來了改擴建的浪潮，很多醫院建設項目也被列入省、市重點建設項目。隨著醫院基礎設施建設的快速發展，基建檔案工作的重要性也越來越清晰的體現出來。

1 醫院基建檔案的重要性

1.1 為醫院建設發展提供歷史資料

醫院基建檔案為醫院規劃、建設、管理提供歷史依據，它不僅服務于今天，也有利于未來。基建檔案中的文字、圖紙、影像為醫院的規劃建設發展提供技術參數指標，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。

1.2 為醫院改擴建工程提供數據

基建檔案的好壞直接關系到醫院整體建設和維修改造的速度、成本，甚至影響到建筑安全，是醫院基建管理中長期而重要的工作任務[]。隨著時間的推移，當初的基建人員或退休或調離，當樓內水暖電檢修、改造、新型大型醫療設備安裝、科室調整改造等后續工程，完全依賴基建檔案。尤其醫院不同于一般的建筑物，其內部的放射科、手術室、感染科等特殊建筑，原始的基建檔案可以為這些特殊的科室維護、改造提供非常重要的依據。

1.3 為反腐倡廉提供重要資料

基建檔案不僅記錄了醫院建設與發展的歷史，同時也記錄了工程項目的招、投標過程、施工過程中設計變更、簽證，工程材料選用等一系列的資料，為后期審計部門審查，打擊貪污腐敗、維護廉政提供重要依據。

2 目前醫院基建檔案主要存在的問題

2.1 基建檔案工作滯后

基建檔案收集整理具有涉及建設單位、監理、施工等多個部門、施工程序復雜、時間跨度大等特點。參與建設的施工單位技術水平、管理水平良莠不齊，大部分只重視工程進度、工程質量等硬性指標的效果，對工程資料收集滯后。有時因工程款沒有及時到位，施工出現間歇現象，施工單位的領導或負責工程的技術員不斷更換，資料交接不到位，導致一些資料殘缺不全。往往在項目竣工接近驗收時采取補救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設單位的資料不能真實反映施工現場實際數據，給后期的維修和日常使用帶來很大的麻煩。

2.2 缺少專業專職檔案員人員

有些醫院派醫院的檔案人員對建設檔案進行管理，檔案人員只懂得檔案知識，沒有工程項目建設的相關技術知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時的實際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準確辨別數據可靠性。有些醫院派基建部門的技術員兼職檔案工作，多數兼職檔案員對檔案基礎不扎實，不熟悉檔案工作規律、分類方法及有關規范，同時肩負著繁重的基建任務，對基建資料不能及時進行整理、收集、立卷、歸檔等，直接影響了檔案質量。

2.3 文件材料收集不規范、不全面

由于收集單位多，各單位管理方式不一致，使檔案資料不規范。如許多參建單位將原始資料保存在本單位，只將復印件交予建設單位，不符合檔案管理制度；有些原始資料無經規范手續被多次涂改；有些質檢報告等用私章或計算機打印代替簽名。缺少圖像、聲像等形式資料。

2.4 竣工圖紙與實物不符

工程變更簽證較多的時候，有的施工單位為了節省資金，將原施工圖與變更圖加蓋上竣工圖章就合成了竣工圖，竣工圖中沒有根據設計變更通知單作相應的修改圖。更有的直接用施工圖代替竣工圖，無任何標志說明。有的沒有加蓋竣工圖章、設計出圖章等。使竣工圖紙失去準確性，造成竣工圖與實物不符。

3 對醫院基建檔案工作的建議

3.1 健全、完善基建檔案管理制度

醫院要結合本單位的實際工作情況，制定出一套切實可行的規章制度、工作細則、崗位職責等，主要明確基建檔案管理的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求，使檔案人員及相關工程人員有章可循，確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

3.2 明確工程檔案資料收集范圍

要做好醫院基建檔案資料收集工作，就必須對工程檔案資料的收集有一個明確的范圍。對于不同的項目收集資料的范圍不相一致，不能僅僅依靠施工單位的經驗進行收取，建設單位檔案人員要事先了解清楚工程項目的規模、前期手續、使用功能等情況，同時對照相關檔案部門的檔案整編要求，列出必須收集的檔案資料清單，在開工時將清單印發到監理、各施工單位及相關部門。

3.3 配置專業的基建檔案人員，同時加強業務培訓，提高業務素質

隨著基建檔案管理向著信息化、規范化邁進，基建檔案管理工作又是一項很復雜的工作，這就需要檔案管理者：一是必須懂得建筑工程的專業知識，二是必須懂得檔案業務，三是掌握電子文檔管理和網絡技術，四是具備較高的政治素質、理論修養、法規觀念、職業道德和敬業精神。同時，檔案管理人員必須與時俱進，醫院應當經常地派檔案人員到檔案管理部門進行學習、業務交流，逐步規范檔案資料編制流程、歸案范圍、整理分類方法等，從而提高基建檔案管理質量。

3.4 信息化進程

對于有條件的醫院，應當實現基建檔案管理的電子化。從工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段進行錄入收集，進行合理立卷。對于紙質檔案，可以通過電子掃描的方式將其形成電子文件保存下來。電子檔案的實現，不僅可以減少原件的損耗，而且也可提高查詢檢索速度，其統計功能也很強大，能提高工作效率和質量，提高檔案利用率。

總之，基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，是基建工程項目的重要組成部分之一。它既為醫院的建設、維修、管理、改建、擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。因此，我們必須做好基建檔案建設及管理工作，把好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統、安全，并不斷地提高業務水平和服務質量，使基建檔案在提供利用中更好的發揮其作用，為醫院可持續發展提供更好的服務。

參考文獻

[1] 楊靜誼.醫院的基建檔案[J].檔案管理，2012（02）：88

[2] 謝賜業.醫院基建檔案資料收集應注意的幾個問題[J].現代醫院，2009，9（1）：141-142.endprint