淺談醫療設備檔案管理

呂康

電子、信息技術飛速發展，醫療設備種類日漸增多，精密度和智能化程度越來越高，已成為醫療、科研、教學、機構、臨床學科工作最基本要素，在醫院應用日趨廣泛，涉及臨床各個學科。醫療設備檔案管理水平的好壞直接影響到醫院的醫療質量、技術水平和社會、經濟效益的高低，加強醫療設備檔案管理是極其重要的。

1 做好醫療設備檔案管理的重要意義

醫療設備檔案是指醫療設備采購以及運行過程中形成的資料，主要有申購請示及批復、論證報告、企業三證復印件、購銷合同、發票復印件、設備裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告以及全套隨機技術資料等。

1.1 參謀作用 醫療設備檔案是做好預測服務的第一手資料，是效益分析的客觀依據，能夠為醫院領導的決策提供及時、有效、精準的信息支撐，為同類設備的更新換代提供依據。

1.2 指導作用 醫療設備檔案是設備保養、檢修的必備條件，可以使維修人員降低對廠家的依賴，擺脫被動從屬地位，提高自主維修力度，準確判斷并及時排除故障。設備維修人員更可通過故障規律分析，實現主動維修和預防性維修，提高設備使用效率，降低維修費用。

1.3 保障醫院合法權益 醫療設備檔案能夠為醫院維護合法權益提供必要的法律依據。如設備故障或由于設備問題引發醫療糾紛時，可根據設備的原始檔案與廠商協商解決。

2 目前醫療設備檔案管理的主要問題

醫療設備檔案管理目前主要存有以下問題：

2.1全員檔案意識低，檔案利用率低 醫院領導對設備檔案管理重視不足，對設備檔案管理缺乏嚴格考核，同時受人員、經費、設施等限制，檔案管理工作易受冷遇，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2.2 醫療設備檔案管理制度欠完善 目前較多醫院未制定專門的設備檔案管理制度，無專職人員，使得醫療設備檔案管理人員職責不明確，履職不到位。

2.3收集流程不規范，歸檔范圍欠明確 檔案人員普遍未參與設備采購申請、安裝和驗收過程，資料收集隨意性較大，容易造成有價值資料遺失、損壞，導致檔案無法及時立卷歸檔，嚴重影響醫療設備檔案的保存和利用。同時存在一定的保管期限不明確的問題。

2.4 設備檔案管理人員業務素質有待提高 目前醫院很少設置專職設備檔案管理員，普遍采用兼職，人員變動頻繁，缺少系統的檔案管理知識培訓，管理知識匱乏，專業素質和業務水平普遍較低，影響到醫療設備檔案的管理水平。

3 加強設備檔案管理的有效措施

3.1 建立健全設備檔案管理規章制度 根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等法律法規，結合醫院實際，建立健全醫療設備檔案管理規章制度，確保管理工作制度健全，有章可循，崗位職責明確，工作人員切實履職。切實加強檔案管理網絡建設，成立由分管院長直接領導的檔案管理領導小組，實行醫院、科室、職工的三級管理，定期召開會議，明確工作目標和任務。將檔案管理列入醫院目標管理，納入科室每月質量績效考核。同時要深入開展檔案法律法規的宣傳，提升全員檔案意識，營造檔案工作的良好氛圍。

3.2 明確劃定醫療設備檔案的歸檔范圍 根據醫院固定資產管理要求，1500元以上的醫療設備納入固定資產管理，10000元以上的醫療儀器設備建立醫療設備檔案。歸檔內容由以下兩部分組成：

3.2.1 申請及采購過程所產生的文件 包括采購申請、論證表（記錄）、公開招投標資料、購銷合同、商務談判記錄或協議書、發票復印件（原件保存在財務檔案中）、裝箱單、貨物運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備操作說明、全套隨機技術資料、企業三證復印件等。屬于上級衛計委嚴格配置大型設備的，須要有衛生資源配置許可有關資料。屬于進口設備的，尤其是享受國家免稅政策的進出口設備，除以上資料外，還需要有注冊許可證、機電設備進口證明、海關免稅證明、報關單、外貿合同、質保證書、發票憑證、商品檢驗報告等。屬于嚴格監管特種設備的，還需要有政府部門出具的技術鑒定和使用許可。

3.2.2 設備使用過程中形成的資料 包括設備操作規程、使用情況記錄、維保記錄、設備檔案卡、每年的經濟效益分析、使用率和完好率統計、醫療診斷陽性檢出率、報廢申請與審批記錄等。這些資料一般按年度歸檔。

3.3規范設備檔案收集流程，做好動態管理 醫療設備經歷采購、安裝與調試、轉移、報廢等四個階段，設備檔案歸檔時間長，資料多，設備檔案管理員應隨設備的變化，及時跟蹤收集相應資料，嚴格把關，確保齊全。設備檔案管理人員一是要參與設備采購、安裝與驗收全過程，收集齊全資料后方可驗收。二是要嚴格借閱手續，設備安裝和調試時，如操作人員需參考操作手冊等，應當場編碼編頁，及時辦理借閱手續。三是要了解各部門、各階段設備資料形成規律，有目的地進行收集。四是要將收集到的資料進行整理、建檔，資料應盡量齊全。

3.4 充分利用信息化技術，提高檔案利用率充分利用計算機管理系統和管理軟件，實現醫療設備檔案現代化管理，提高工作效率，確保工作質量，同時更方便使用者查找、閱讀，節省成本，提高檔案利用率，同時更有力于提高檔案的保密程度。

3.5 提高檔案管理人員綜合素質 將檔案人員培養作為醫院人才重要組成部分，積極開展技術培訓，組織外出進修、參觀學習，使其掌握檔案管理知識和新的科技管理手段，不斷提高業務水平。設備檔案管理人員還要加強設備專業知識，掌握電子文檔管理和必要的網絡技能。

4 結語

醫療設備檔案管理是醫院檔案管理乃至醫院科學管理工作的重要組成部分，充分發揮醫療設備檔案作用，有助于持續提高醫療技術水平，對醫院管理意義深遠。醫院必須持續建立健全相應工作規章制度，加強醫療設備檔案管理；檔案管理人員更要積極履職，細心工作，切實做好醫療設備檔案管理工作，使各種醫療設備效能得到充分發揮，產生良好的效益回報。

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