加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

干部人事檔案是是歷史地、全面地了解干部和正確選用干部的基礎(chǔ)，是做好干部工作的必備條件之一。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，干部人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新問(wèn)題，干部人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)。新時(shí)期如何提高檔案管理水平，開(kāi)發(fā)檔案本身所具有的潛在價(jià)值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為干部人事工作服務(wù)，已成為一個(gè)嶄新的重要課題。

1 干部人事檔案管理的地位和作用

一是歷史依據(jù)和管理服務(wù)功能。人事檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)記錄和個(gè)人本來(lái)面目的客觀反映，是做好干部人事工作不可缺少的基礎(chǔ)材料。在實(shí)際工作中對(duì)于年齡、工齡、學(xué)歷和待遇等問(wèn)題，要堅(jiān)持以檔案為基礎(chǔ)，以歷史資料為依據(jù)，對(duì)照政策，及時(shí)提供有價(jià)值的信息，并為正確解決問(wèn)題提供第一手資料。在日常工作中，人事檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在為職工個(gè)人提供歷史公正的憑證，可以為職工干部出具歷次任職，學(xué)歷層次、社會(huì)關(guān)系、黨團(tuán)關(guān)系、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)、工資收入等憑證。

二是識(shí)人和用人依據(jù)。人事檔案是考察、了解員工的重要手段，人力資源管理不可缺少的依據(jù)。切實(shí)做好人事檔案管理工作，對(duì)部門(mén)人事制度改革過(guò)程中選拔聘任干部提供資料起到重要作用。人事部門(mén)借助人事檔案及其管理工作對(duì)有關(guān)人員的年齡狀況、學(xué)識(shí)水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)、政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)工作能力和主要工作經(jīng)歷等，有一個(gè)合乎實(shí)際的了解和掌握，以達(dá)到知人善任和人盡其才。

三是人力資源開(kāi)發(fā)載體。人力資源管理的各項(xiàng)職能都與人事檔案有著緊密的關(guān)系。部門(mén)可以通過(guò)對(duì)不同類(lèi)型的人事檔案資料進(jìn)行研究分析，可以從中發(fā)現(xiàn)人才成長(zhǎng)的某些特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)于發(fā)現(xiàn)人才、識(shí)別人才、培養(yǎng)人才和使用人才，都具有十分重要的意義；完善、有效的人事檔案對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)具有很大的促進(jìn)作用，可以根據(jù)各種有價(jià)值的信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新人，避免壓制人才，埋沒(méi)人才；有效的人事檔案管理可以使人力資源信息共享，促進(jìn)部門(mén)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才積壓和“用非所學(xué)”的現(xiàn)象產(chǎn)生，并且為組織的發(fā)展合理地配置人力資源。

2 當(dāng)前干部人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

一是檔案管理意識(shí)淡薄。干部人事檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，也不容易取得明顯成績(jī)。因此，少數(shù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案工作不夠重視，甚至存在著一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)，在實(shí)際工作中存在一些突出問(wèn)題，如有些單位管檔人員配備不到位，沒(méi)有按規(guī)定比例配備工作人員；投入不夠，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，保管條件比較落后；檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，變化比較大等。這些問(wèn)題既影響了干部檔案管理人員的積極性，又影響了干部人事檔案管理的工作水平。

二是管理不夠完善。由于形成材料的部門(mén)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠等原因，檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。如《干部履歷表》、學(xué)歷材料、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表、甚至是入黨材料，都有缺失或不完備。由于時(shí)間過(guò)久，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集。

三是立卷不夠規(guī)范。隨著社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的引入，人事檔案在就業(yè)和職位升遷方面的憑證參考作用越來(lái)越受到重視。這就要求人事檔案中每份材料的來(lái)源和內(nèi)容必須真實(shí)可靠，必須經(jīng)過(guò)組織嚴(yán)格的鑒別和認(rèn)真的審查核實(shí)。然而，在實(shí)際工作中卻發(fā)現(xiàn)不少問(wèn)題，有的檔案材料填寫(xiě)格式不規(guī)范，紙張不符合要求，有的存在內(nèi)容填寫(xiě)前后不一、記載不實(shí)、審核不準(zhǔn)等問(wèn)題，不利于檔案的保存和利用，也使干部人事檔案的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、完整性功能逐漸趨于弱化。

四是“人檔分離”增多。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和人才流動(dòng)等外部環(huán)境的逐步寬松，人才流動(dòng)速度加快，流動(dòng)方式更加靈活。各類(lèi)人才“跳槽”頻繁，造成“人檔分離”現(xiàn)象越來(lái)越多。此外還有部分大、中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，檔案沒(méi)有隨人走，學(xué)歷檔案和工作檔案分散保存。這不僅給人才引進(jìn)帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)，也給組織人事部門(mén)的管理帶來(lái)了難度。

3 加強(qiáng)干部人事檔案管理工作幾點(diǎn)思考

一是強(qiáng)化檔案意識(shí)。一是領(lǐng)導(dǎo)重視要落到實(shí)處。各級(jí)黨委及其組織人事部門(mén)必須高度重視干部人事檔案管理工作，將其列入全年組織工作要點(diǎn)和重要議事日程。各單位均要明確一名檔案專(zhuān)干，由管檔部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案專(zhuān)干的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)強(qiáng)化管檔單位和管檔人員的檔案意識(shí)，有效避免檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象。二是宣傳要深入人心。要大力開(kāi)展人事檔案管理工作的宣傳，努力營(yíng)造全社會(huì)關(guān)心人事檔案，自覺(jué)支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對(duì)人事檔案工作的知曉率。

二是把好兩道關(guān)口。一是要把好“入門(mén)關(guān)”。要對(duì)干部檔案缺少材料情況進(jìn)行集中清理，通過(guò)書(shū)面方式，責(zé)成材料形成單位將材料收集整理、經(jīng)單位審核后統(tǒng)一移交管檔單位，盡量減少、避免歷史遺留問(wèn)題的影響，保證干部檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。二是把好“更新關(guān)”。要建立檔案資料收集責(zé)任制，對(duì)負(fù)有提供資料責(zé)任的部門(mén)和人員作出歸檔內(nèi)容和時(shí)限的要求。同時(shí)，對(duì)在普遍性、階段性工作中形成的材料和特殊性材料，檔案人員主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)?；煌涎?、不積壓，確保干部人事檔案材料完備，與實(shí)際情況同步。

三是規(guī)范檔案管理。一是高標(biāo)準(zhǔn)完善基礎(chǔ)設(shè)施，確保安全管理。安排專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配套建立干部人事檔案專(zhuān)用庫(kù)房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三室”分開(kāi)，防火、防盜、防塵、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位；配備完善計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等辦公設(shè)備，提升辦公硬件需要和檔案管理環(huán)境。二是嚴(yán)要求加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理程序。制度是做好工作的前提和保證，如果沒(méi)有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。建立健全干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等制度，做到制度上墻，責(zé)任落實(shí)，規(guī)范檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序，堅(jiān)決做到做到“五不查”、“四不借”“三不轉(zhuǎn)”。特別是針對(duì)人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步，人才不合理地流動(dòng)，造成“人檔分離”越來(lái)越多的現(xiàn)象，要嚴(yán)格按照管理權(quán)限，對(duì)不在本單位的人員的檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的要及時(shí)轉(zhuǎn)遞，有效避免“人檔分離”情況的發(fā)生。

四是加快檔案信息化建設(shè)。一是做實(shí)基礎(chǔ)工作，加快檔案工作信息化建設(shè)步伐。在檔案日常工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案信息化，建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，利用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)等工作，保證干部檔案信息的實(shí)效性、真實(shí)性和正確性。二是創(chuàng)新技術(shù)和手段，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技術(shù)，探索新的方法，對(duì)檔案進(jìn)行合理、靈活地開(kāi)發(fā)利用，充分挖掘信息作用，把“死”檔案變成“活”資源，有效服務(wù)社會(huì)。

作者簡(jiǎn)介

馬士民（1983—），男，山東濱州人，職稱(chēng)：助理館員，學(xué)歷：本科，主要研究方向：檔案管理。