企業的信息化檔案管理分析

吉海蓉

摘 要：隨著國民經濟的快速發展，很多不同種類的中小型企業都開始不斷的出現。一些企業由于組織者的文化水平較低，沒有明確的檔案管理意識。企業中更沒有設置專業的部門來對檔案進行管理，及時隨著信息化時代的到來，這些企業開始注重檔案的管理，但是由于各方面存在著缺陷，比如制度不完善，檔案管理人員的缺乏。這些都導致很多企業的檔案管理十分落后，有些企業甚至不知道該如何管理檔案，這些問題都大大的影響了企業的現代化的進程。本文主要針對中小型企業的檔案管理問題進行分析，探討研究出如何將檔案管理與信息化時代接軌，對促進企業的發展有很大的幫助。

關鍵詞：信息化；檔案管理；企業

1 企業信息化檔案管理的含義

隨著21世紀的到來，網絡技術得到飛速的發展，這不僅推動了信息化時代的到來，也對且的檔案管理工作起到了非常深遠的影響。在信息化的時代背景下，企業領導層應該充分運用科學的管理手段，先進的管理方法，對企業的經營管理活動進行高效率的調控，不斷增加企業的綜合實力，提升企業在行業中的競爭力。不僅如此，對于企業的檔案管理也要跟的上時代的步伐，企業要全面開展檔案的信息化管理工作。所謂企業信息化檔案管理，顧名思義就是通過網絡、信息化等手段對企業的檔案進行管理，提高檔案的運作效率，達到企業檔案資料的共享，這大大提升了企業檔案管理的科學性和時效性，推動了企業檔案管理的進一步發展。

2 企業檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理存在安全隱患

一個企業的檔案是這個企業的命脈，企業的所有資料都在檔案庫里，一旦檔案管理發生了問題，企業會受到致命的打擊。比如企業剛研發出的一項新的技術，檔案一旦泄露，被競爭對手拿到，企業將面臨著嚴重的打擊。再比如企業與其他公司簽訂的合同突然就不翼而飛了，這個時候企業將面臨著任人宰割的局面。檔案的安全問題存在于檔案管理的各個方面。確保檔案安全是檔案管理的責任使命，企業要想盡一切辦法盡到最大的努力改善檔案管理。

2.2 企業檔案管理人員的素質不夠

雖然隨著信息化進程的加快，企業對檔案信息化管理給予了一定的重視，但是檔案管理人員的專業水平還是有待改觀的。大多數檔案管理人員僅僅是做了一些基礎的技術培訓，沒有全面掌握好檔案的管理技巧和管理知識，也不具備熟練的操作能力，這些遠遠不能滿足檔案管理工作的需求。檔案管理涉及到企業的很多私密性的東西，必須要有專業的人士進行管理。檔案管理人員不能進滿足于一些基本的技能，還要跟的上時代的步伐，靈活運用現代化的科學技術，熟練的對相關的軟硬件進行操作，努力提升自己的專業素質。

2.3 企業檔案管理混亂

在企業信息化檔案管理還沒有實施之前，企業的檔案管理顯得是非的混亂，因為企業每天都可能有大量的檔案形成，這些檔案只能經由檔案管理者認為的進行歸檔，資料的繁復會使得檔案管理人員顯得力不從心。常常會發生檔案不見的情況，找一份檔案需花費很長的時間，這些都嚴重影響了企業的運作，降低了企業的工作效率。

3 企業信息化檔案管理的出現

隨著信息化時代的到來，企業檔案管理也朝著信息化的方向靠攏。一旦實現了檔案信息化管理，以前那些檔案管理中出現的問便會迎刃而解。企業要抓住信息化時代帶來的機遇，發展檔案的信息化管理就必須遵循以下幾條。

3.1 加強檔案信息化管理的人才引進

要想搞好企業的檔案信息化管理，就必須引進管理人才。 大難信息化管理是一項特別復雜的工作，科學性很強，所以專業的管理人才才是檔案信息化管理的關鍵。企業應該加大投入力度，大力培養引進檔案信息化管理人才。同時，檔案信息化管理人員應該不斷學習

提高自己的專業水平，適應信息化時代的要求。企業更應該加大對技術方面的投資，努力建立一個屬于自己的檔案信息化管理的隊伍。

3.2 加強對檔案信息化的規范制定

所謂“沒有規矩，不成方圓 ”。一套規范的檔案管理制度對促進企業的檔案信息化管理是有很大的幫助的。只有在一定的規范標準的制約下，才可以更好的建設檔案信息化管理。首先，企業要先建立一個檔案管理部門，提高檔案信息化管理人員對檔案管理的的責任意識，另外，企業還要建立一套完善的檔案信息化管理制度，保證大難管理是在一個有序合法的環境下執行，企業必須要加大力度貫徹執行該規范條例，使得檔案管理真正做到規范合理。推動檔案管理信息化的進程，提高檔案信息化管理的科學性。

3.3 增強檔案管理的創新與質量

隨著信息技術的發展，檔案資源管理也變得越來越信息化。從一定程度上來說，它為檔案的信息資源提供了合理的保證。關于怎樣進行檔案資源管理的問題，它是一個嚴峻的。復雜的工作。在進行檔案資源的管理時，對檔案資源的了解是必要的。檔案部門要更加的重視檔案的管理，合理的分配好各種類型的檔案，只有這樣才能夠使得企業的信息服務上到另一個軌道，從而實現企業的有效管理。要想很好的對檔案進行管理，各個檔案部門必須利用一些先進的信息技術和科學的方法，對各種檔案進行分類。而且，每個部門都要有一個負責人，這樣萬一出了問題就可以得到及時的解決。

4 總結

總而言之，在這個信息化迅速發展的時代，企業必須要合理的利用科學技術，不斷創新管理方法，加強企業的檔案管理，從而促進我國經濟的發展和人民生活水平的提高。

參考文獻

[1]段春雁. 論新形勢下企業檔案管理的信息化建設之我見[J]. 辦公室業務，2013，03：151-152.

[2]張靜怡. 信息化背景下供電企業檔案管理改革研究[D].云南大學，2013.

[3]李文琦. 中小型企業的信息化檔案管理[J]. 企業導報，2012，05：176-177.