加強企業科技檔案管理的實踐意義分析

戴志艷

(中冶東方工程技術有限公司秦皇島研究設計院,河北秦皇 066004)

加強企業科技檔案管理的實踐意義分析

戴志艷

(中冶東方工程技術有限公司秦皇島研究設計院,河北秦皇 066004)

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料,是企業發展軌跡的全面、真實記錄,是企業生產經營管理的重要評估依證和發展保障。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式,決定著企業的商業版圖和未來發展,然而設計院的圖紙整編保存管理工作做的好多事,同時能促進企業發展也能帶動工作進度,對不斷提高管理效率具有深遠的影響。對此我們將對加強企業科技檔案管理的實踐意義進行分析。

加強 企業科技 檔案管理

近年來，隨著企業的不斷壯大，特別是入世后市場競爭的日趨激烈，企業檔案管理的重要性便逐步顯現出來，企業檔案管理經歷了由探索階段、規范化階段到現代化階段的發展過程，是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。利用檔案，能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。企業檔案管理作為企業的一項重要基礎工作，其作用的大小，價值的體現和地位的高低是隨著現代企業制度的建立和對企業檔案認識的不斷深化而不斷提高的。所以新形勢下，檔案管理工作如何在企業“轉機制，抓管理，練內力、增效益”的改革中更好地發揮其應有的價值和作用。如何為領導科學的決策和企業的經濟建設提供參考依據。是當前需要深入思考的重要問題。

1 目前存在的問題

1.1 如何保存好設計院圖紙檔案

首先，要選擇正確的保管方法，由于圖紙檔案的制成材料比較特殊，且幅度較大，特別容易磨損破碎，不同于一般檔案材料保管方法，因此，應該首先選擇正確的保管方法，折疊保管是一種比較好的方式，圖紙以其紙質的特殊性，圖幅大小不一區別于別的紙質檔案，管理人員應該在管理的時候應該特別注意，其實各大設計院檔案處的圖紙檔案都是折疊且用文件袋包裝的，分為項目-專業-卷冊，分別豎向放置，以便于隨時抽取看圖，圖紙也不易損壞。利于圖紙的保存，利于圖紙的調用。目前先進的檔案管理應當是：將圖紙逐一掃描為電子版，并按照編碼要求存入計算機內，使用查詢調用軟件，方便隨時遠方調用和套用。因此企業管理人員應該積極利用各種方式將圖紙檔案保存完整。

1.2 領導重視欠缺

設計院的圖紙資源和其它資源一樣，用則得利，不用則廢，用好了發揮的作用就大，用不好則發揮不了作用。從目前設計院的圖紙資源利用情況看，管理和使用趨于相對規范，已基本進入微機化管理，但還處于應用計算機建立檔案數據庫、案卷目錄、卷內目錄、專題目錄等階段，有的還人工抄寫和人工檢索，檔案工作現代化管理發展滯后。

1.3 歸檔資料不全

目前企業檔案普遍存在材料收集不齊全的問題，具體表現在：索引編制不規范，內容不全；管理性工具(查閱、借閱登記、利用效果反饋、檔案總登記簿等)未建立或建立不全，記載不全或無記載；編研材料內容不完整，體例不規范或者根本就沒有編研；聲像檔案嚴重缺乏等。還有部分單位為了使用方便，將應統一歸檔集中保管的檔案資料分散保管，或者利用檔案人員在借閱檔案后沒有及時歸還檔案部門，將檔案隨處亂放，造成頁面損毀、甚至丟失，導致檔案內容不全，材料失散的現象，嚴重影響了檔案的完整與安全。并且立卷歸檔及時與否、質量的優劣取決于該單位領導的檔案意識、重視程度。有的企業只注重重復和價值不大的文件資料作為立卷歸檔范圍，而對一些大項目特別是帶有高新技術含量的復雜性項目，缺項較多；有的人已經調走資料卻還未歸留為已用，造成技術資料流失；還有的單位項目已經結束，資料還未歸檔；再有的歸檔混亂將不同保管期限的資料混放在一起，這樣既不符合規范又影響查閱。

2 加強檔案建設

2.1 建立和完善設計院圖紙檔案工作

企業的檔案部門應該加強完善對設計院圖紙檔案管理工作，有利于維護企業的利益，和節約資源做到充分利用每一點。圍繞設計院圖紙檔案新事物必須做到積極開展設計院圖紙檔案建檔工作。有效管理、齊全完整，不流失、不散落。并且突出圖紙檔案建設重點。管理人員也要明確責任，規范管理。建立健全設計院圖紙檔案管理的法規、制度。企業將圖紙檔案的管理納入檔案基礎業務建設范疇，爭取早日建立起比較完備的圖紙檔案管理法規和制度。進一步完善歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求等制度，因此加強設計院圖紙檔案資源建設。企業以保存完整圖紙為導向，積極調整館藏收集范圍，不斷整合各類圖紙檔案資源，真正做到充分利用每一份紙張。

2.2 加強檔案工作人員業務培訓

面對目前檔案部門知識老化，新技術知識貧乏的狀況，提高現有專職檔案人員的業務水平是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。要通過業務培訓使檔案人員具備一定專業知識和能力，以扎扎實實的業務功底、較強的管理能力和服務意識，通過科學嚴謹的管理手段，開發利用檔案信息，更好地發揮企業檔案作用，為企業經濟發展提供服務。工作中不斷學習檔案法規、檔案工作的理論、操作規范以及檔案工作者的職業道德，從而提高對檔案工作的認識，端正對檔案工作的態度，增強做好檔案工作的自信心和責任感。并且檔案部門在收集、整理、保存檔案的同時，要始終堅持檔案工作為企業中心工作服務的原則，不斷研究開發利用保持檔案信息資源的新途徑。一是讓檔案在技術改造方面服好務。在檔案收集保存完好后，要注意充分利用好檔案信息資源，為企業技術改造服務。二是讓檔案在節能挖潛方面服好務。企業檔案資料是企業各項政治經濟技術活動的經驗積累，充分利用好檔案資料必將收到事半功倍的效果。三是讓檔案為維護企業權益服好務。做到最好的利用和管理。

3 結語

總之，只有不斷強化企業檔案管理的服務意識，增加服務的主動性，才能真正體現企業檔案存在的價值；企業檔案工作人員只有在企業向現代流通轉變的過程中，不斷調整自己的定位和服務方向，起到“雨中送傘，雪中送炭”的作用，才能使檔案工作為企業創造財富，企業檔案工作才能更有生命力。

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