淺談中英文書信格式

余璐姣

摘 要：隨著全球化和科技的發(fā)展，各種通訊方式如雨后春筍，人們聯(lián)絡(luò)的方式越來越簡便和方便，人們之間相處的機會就變得越來越少，心之間的距離也變得遙遠。因此，要了解我們的傳統(tǒng)文化——書信的書寫格式，傳承我們的文化。

關(guān)鍵詞：中英文；書信；格式

書信歷史悠久，其格式也幾經(jīng)變化。按通行的習慣，中文書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結(jié)尾、署名和日期；而英文書信一般由六部分組成。即，信頭（Heading）、信內(nèi)地址（Inside Address），稱呼（Salutation）、正文（Body of Letter）、結(jié)束語（Complimentary Close）、署名（Signature）。

在中文書信中地址是寫在信封上的，而英文書信中含有信頭和信內(nèi)地址。

一、信頭（Heading）

信頭，一般寫在信紙的右上角，包括寄信人通信地址和寫信日期。如：

Changsha No.1 Middle School

P.R.China，

Nov.8，2005.

二、信內(nèi)地址（Inside Address）

信內(nèi)地址位于左上角。在信頭之后，下空兩三行，從左邊頂格處寫起。信內(nèi)地址是收信人的地址，包括姓名，職務(wù)，公司名稱，市、州或省，郵政編碼和國家。第一行寫稱呼和姓名，第二行寫收信人的單位名稱，第三行寫地址，地址中每個詞的首字母要大

寫，如：

Dr. David Fuller

Graduate Studies

Northern State University

1200 South Jay Street

Aberdeen，SD57401-7198

U.S.A.

三、稱呼

中英文的稱呼都會遵循“因人而異”，會根據(jù)收信人的年齡、地位或職位不同。

中文中的稱呼要在信紙第一行頂格寫起，后加“：”，稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關(guān)系。這里簡要說明幾條細則：

1.給長輩的信

若是近親，就只寫稱謂，如“爸”“媽”等；親戚關(guān)系的，就寫關(guān)系的稱謂，如“姑媽”等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”等。

2.給平輩、晚輩的信

可直接用對方名字。

3.給師長的信

通常只寫其姓或其名，再加“老師”二字，如“段老師”。對于學有專長、德高望重的師長，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”，亦可在姓名后加“先生”二字。

而英語中的稱呼語（Salutation）同樣也有多種形式：

（1）在不知道收信人姓名的情況下，有以下幾種稱呼方式：Dear Sir/Madam（to a man/Madam， if the name is unknown），如果是寄往某公司的信還可用“Dear Sirs”。

（2）在知道收信人姓名的情況下，有以下幾種稱呼方式： Dear Mr. Smith（for a man），Dear Mrs. Brown（for a married woman）Dear Miss Jones（for a single woman），Dear Ms Todd（Ms does not reveal the marital status of a woman）.

四、正文

中文書信的正文通常以問候語開頭。問候是對收信人的一種禮節(jié)，體現(xiàn)寫信人對收信人的關(guān)心。接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。這一部分，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當。

英語中的正文（body）包括三個部分：第一部分是開頭，需要開門見山地說明寫信的原因和目的。如果是寫給不認識的人，還要加上一個簡單的自我介紹。如果是回信，還要說明何時收到對方關(guān)于什么內(nèi)容的信。

五、結(jié)尾

正文寫完后，一般都會要表達對收信人的祝福及勉勵。我們把它稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種尊重和禮貌。

中文結(jié)尾的習慣寫法在正文寫完之后，緊接著寫“此致”“敬禮”，但是要注意的是這兩個詞的格式，“敬禮”要另起一行頂格。

英語書信的結(jié)束語（Complimentary Close），通常也以禮貌的祝福或者愿望來結(jié)束。如：

I am looking forward to your reply.

六、署名和日期

在書信最后一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結(jié)尾后的右方空半行的地方。如果是寫給比較親近和熟悉的人，直接寫上自己的名字，不用寫姓。如果是寫給單位的或是比較正式的推薦信，一定要把姓與名全部寫上，以示尊敬。日期一項，用以注明寫完信的時間，寫在署名之后或下邊。

英文署名是在結(jié)束語的下方簽名，先手寫出，再打出來。

總體而言，中英文書信的格式有著相同點，也有著不同點，相同點體現(xiàn)了文化的相通性，而地域的差異又帶來了不同點。隨著全球化的發(fā)展、科技的進步，人與人之間的聯(lián)絡(luò)變得很方便，而最初的這些傳統(tǒng)聯(lián)絡(luò)方式卻漸漸地消失，人與人之間的感情變得更疏遠，因此，我們更需要傳承這些文化，保留其精髓。

（作者單位 湖南石油化工職業(yè)技術(shù)學院）

編輯 謝尾合endprint