基于如何搞好公路行業檔案管理工作探析

趙冬雅

摘 要：近年來，隨著科技的快速發展以及檔案逐漸呈現出的多樣化，有時候公路檔案管理工作會呈現出滯后的局面，從而給公路工程的施工管理、竣工驗收、質量檢驗以及后期的使用、養護、擴建等工作帶來一些不必要的麻煩。文章就公路工程建設檔案管理實踐作初步分析。

關鍵詞：公路；檔案；管理工作；信息化建設

1 公路檔案在建設中的重要性分析

檔案管理工作在公路管理中起著重要的作用，首先，公路檔案可以為公路建設提供先進的科技信息和管理動態。隨著科技的快速發展，社會已經步入信息時代，公路檔案管理通過對檔案信息資源的開發，將其以圖書、情報資料、電子郵件等方式為公路建設的管理和決策提供及時有效的管理理念和科技動態。公路檔案管理將從人事管理、資金管理、質量管理、技術管理等方面，為公路管理提供強有力的保障。公路檔案是記錄了不同時期公路管理的情況，通過對檔案管理記錄的各個工作進行不斷的反思，總結經驗，探索出適合公路管理的經營理念。

檔案管理對公路建設和養護也起了不可忽視的作用。公路建設是一個技術復雜的工程。在公路建設過程中，將會形成大量的工程管理類、設計類、施工類、決算類等技術文件，而對這些文件進行整理、歸檔將會對今后的公路養護和擴建提供準確的資料。公路檔案中對公路運營的記錄，還能夠給公路管理相關部門提供依據，使得他們能夠優化設計、節約投資，促進公路事業又好又快的發展。

2 公路檔案管理中存在的問題及原因分析

公路檔案管理中存在很多問題，如施工管理與工程檔案管理脫節、表格沒有統一標準和檔案管理水平差等等。產生這些問題的原因有：

2.1 施工管理用表格式不統一。工程用表是公路工程項目管理的一種表現形式，它是根據國家有關規定對工程質量控制而在工程施工過程中形成的原始記錄。由于各地對規范的理解不一，在施工用表的設計中，又缺乏科學合理的設置。格式各自不相同，有些公路工程項目的施工用表如何設置在公路相關規范中甚至沒有說明，使得各施工單位只能根據各自對表式的理解來編制或填寫，造成填寫的數據內容重疊，沒有科學反映客觀實際情況。另外，我國工程規范的修改又跟不上我國施工技術的發展，使得目前的施工用表更難以適應工程技術的發展要求。

2.2 工程檔案管理意識淡薄。工程項目檔案文件的產生貫穿于工程建設全過程，其形成、積累和管理應由建設、監理、設計、施工單位根據各自的分工及時進行收集整理。一些施工單位認為工程檔案的管理只是事后的一種文件的整理工作，與工程進度、質量等比起來無關緊要，他們在工程建設過程中大多注重工程資料的目的為了計量，只要能計量，以后的事情另當別論，比如說某條公路路面28d強度達到后已經計量了，而在做評定資料時查找相關資料卻被丟失了。不重視資料的收集和整理，忽略了對資料有效性、規范化和完整性的控制，使得形成的工程資料在質量出現了物質形態不統一，信息記錄要素不完整的狀況。

2.3 公路工程檔案管理人員專業化程度不一。由于公路工程檔案管理與工程息息相關，這就對檔案管理人員的專業技術水平有一定的要求。而大多工程上的檔案管理人員不是非本專業的技術人員就是剛畢業的學生，缺少工程技術知識和經驗，難免給資料的整理也帶來了一定的困難。

2.4 工程檔案編制辦法不統一。我國交通工程尚沒有形成統一、規范的竣工資料編制辦法，這些編制辦法往往是由各省交通行業自行制定。由于竣工檔案不同于一般文書檔案，它的形成不但要符合行業管理的要求，還要符合檔案編制的規范要求，在驗收交工時既要通過行業的審查，還要通過檔案專項驗收。現在大多建設單位把竣工資料委托給專門的檔案管理單位保管。在檔案管理時，管理者往往憑自己對有關文件理解來確定文件的編制辦法，致使同一施工單位在不同的地區竣工文件的編制辦法出現不一致的狀況，造成竣工資料的返工，使得施工承包單位無所適從。

3 加強公路檔案管理的具體措施

公路檔案是公路建設和維護等工作的重要依據，所以公路檔案要求齊全成套，不能殘缺短少，要維護公路檔案的有機聯系、形成規律，做到完整、準確、系統。因此，筆者在從事多年的檔案管理工作中深刻認識到，要加強公路檔案的管理，必須要從以下幾方面入手，加強管理。

3.1 提高公路檔案管理意識。首先，公路管理的各部門領導要重視檔案工作，將其作為一項重要工作來抓，定期審查檔案工作的情況，了解檔案管理工作的進程，并提出要求和分配任務，積極指導檔案部門的工作，幫助和解決檔案管理工作中所存在的困難。其次，公路檔案管理工作人員自身要樹立良好的管理意識，改變陳舊的管理模式，多學習先進的管理理念，提高自身的業務素養水平，并具有開拓創新的意識，更好地位公路檔案工作服務。

3.2 要認真記錄建設工作的質量。公路檔案的質量和其真實性是檔案管理工作中不可忽視的問題，真實的記錄公路建設中的立項、可行性論證、勘察、設計、材料供應、施工、監理等過程，并將這些過程中所形成的文字、圖紙資料整理、歸檔，形成公路建設檔案，使其能夠真實的反應工程內在質量。充分利用檔案信息能夠發現工程質量缺陷，有益于公路建設的發展。

3.3 舉辦培訓班。舉辦公路工程檔案管理培訓班，普及工程建設檔案管理知識。編制公路工程資料的工作是由建設、設計、施工、監理單位共同完成的，而主要工作是由承包人完成的。由于公路工程資料工作人員來自五湖四海。知識結構、工作經驗參差不齊。為使所編制公路工程資料完整及規范，提高工程資料管理的專業性，有必要在編制竣工資料之前組織他們進行培訓，可以邀請工程技術專業和檔案技術專業的專家授課、輔導。

3.4 要完善公路檔案的管理制度。要使得公路檔案能夠發揮其積極的作用，就要使得公路檔案工作有章可循、有法可依，要將各種檔案的法規制度落實和貫徹于工作之中，使得檔案管理能夠進一步規范化、制度化、標準化。還要使得檔案管理部門權責分明，明確每個部門的任務，建立相對完善的獎懲制度，并對管理人員培訓和強化其規范的制度觀念。

3.5 加強公路檔案管理的信息化建設。第一，要逐步建立公路檔案信息數據庫。為了能夠獲取更多的信息源，促進公路檔案信息資源的開發和利用，為公路事業的發展提供更及時有效的服務，就要努力建設和完善公路檔案管理信息數據庫，對入庫的數據要進行仔細核查，準確錄入，及時更新、補充數據庫信息，同時要要注意保護好數據庫的安全。第二，要加大公路檔案信息資源的共享。檔案管理部門要積極利用互聯網，搭建一個公路管理部門、工程項目單位與相關的各部門直接的公路檔案管理網絡資源共享平臺，逐步建立公路項目建設信息網、內部檔案局域網，加大資源共享的空間。第三，檔案管理部門要不斷提升綜合管理水平，要充分利用先進的科學技術，盡可能將紙質檔案轉化為電子檔案，能夠延長其保存時間，實現信息化的管理模式，確保重要資料的安全性，進而推動了公路檔案管理的現代化、科學化、規范化。

4 結語

公路檔案管理工作是一項立足現實，面向未來的長遠工作，因此對公路檔案的管理要不斷吸收先進的管理理念和科技手段，將公路檔案工作、現代科技、公路建設的長期發展結合起來，積極運用現代化的管理手段，開發和利用檔案信息資源，使得檔案管理的發展與公路事業發展同步進行，并為公路事業發展提供支持。