淺談圖書分編工作流程的問題與對策

祝詳麗

摘 要： 隨著信息技術的飛速發展，圖書館的書籍數量在逐年增加，體現了一所高等院校的綜合水平。然而，當下圖書的分編流程亟待優化，分編流程中的任何一個環節出了差錯或者次序出現混亂，都會使圖書管理質量受到嚴重影響。對于圖書館的整體工作而言，圖書分編是必不可少的重要環節。針對圖書分編在圖書管理中的重要性，文章對圖書分編工作流程的問題進行了分析，并提出了對策。

關鍵詞： 圖書分編 工作流程 問題 對策

一、圖書分編流程及其必要性

圖書分編工作是由一系列分編流程構成的，大致順序是：驗收—查副本—編類—給號—制片—圖書加工—審核—排公務片—移交—填月報表。由此可以看出，圖書編排過程中各個環節看似相互獨立，其實是相互關聯、缺一不可的，若是銜接不好則必定會影響工作進度，而且各個環節之間順序不能顛倒，否則會發生順序的錯亂。

圖書分編工作工序復雜、技術性強、工作量大，同時是多工種、多人協作的綜合性工作。有些圖書館分編工作不規范，館員崗位安排不當，且沒有制定工作流程，經常出現工作相互推諉、扯皮現象，各道工序的銜接出現混亂，經常相互影響，失誤時有發生，工作中一旦出現差錯，由于責任不清，工作范圍及工作內容不明確，等等，就會相互指責，相互推卸責任，極大地影響了工作效率和工作質量。因此，圖書分辨工作流程優化是圖書館管理信息化的必然趨勢，隨著圖書館管理越來越現代化，圖書館管理已經逐步走向成熟。但是圖書分編工作作為圖書管理工作中的重要組成部分，其分編流程的最優化是簡化工作流程，節約勞動力資源，進一步推進圖書館管理信息化的建設。

其次，圖書分辨工作流程優化直接決定圖書管理整體水平。分編流程的最優化能提高圖書使用效率，發揮圖書館應有的作用，讓學生更快尋找所需資源。由此可見，工作人員必須發揮聰明才智，為分編工作流程最優化提出見解，貢獻自己的一份力量。針對學校圖書館的不同情況，深入分析各道工序的具體工作內容、職責范圍及其聯系，科學地組織人員，明確各道工序的具體工作內容，使各工序職責分明，各工序間銜接有序，避免工作窩工和混亂現象的發生，對提高工作效率和工作質量，更好地發揮學校圖書館的資源效益，提高圖書館的管理水平等各方面都是十分必要的。

二、傳統模式中的圖書館采編流程

傳統運作中圖書館采編流程一般情況下可以分為：制訂相關計劃，合理分配人力、資金、設備等，如果將這些程序投入到實際工作中，按照所收藏的類型進行采集并且分類，從而整合出一定的圖書館信息，例如：館藏圖書的數量、種類及存放地點等，那么在這一過程中，各種數據的采集相對分離，導致相同的數據被多次引用或者交叉使用，從而出現重復現象，大大增加工作量，降低經費的使用價值；相同的數據如果因為人為原因而無法整合，就加大了讀者全面讀取同一資源數據的難度。此外，各個協作流程都局限于各自的領域內各自為政，互不干涉，圖書管理員只是關注各自所負責部分的局部利益，對于整體的分配安排是否合理不關心，嚴重缺乏團隊協作精神。

三、當前圖書館管理中存在的問題

圖書館管理的目的是提高服務質量，為讀者提供更好的閱讀服務。而就我國當前的圖書館管理狀況來說，由于館內所配置的管理系統的種類很多，比如書籍保存管理系統，借閱管理系統等，這些同時存在的管理系統因種類過多，使得圖書館管理變得一片混亂，嚴重降低了圖書館管理質量。我國境內現有圖書館在管理工作中存在的主要問題有：

1.圖書館內部存在多個管理系統共存現象，這些系統在實際運行時容易發生交叉管理，不利于館內資源的共享和利用。

2.在圖書分編上，由于不同圖書館都具有自己的、不同的圖書分類體系，因此當圖書館進行合并，統一之后的圖書館在圖書分類上會存在多個分類體系，這一現象同樣會阻礙圖書館分編工作的開展。

3.圖書館合并之后，統一化下的圖書館在目錄檢索體系上也會出現做種目錄體系并存的問題，這一問題與前兩個問題一樣，很可能造成圖書館內部分管理工作發生交叉，使用目錄檢索時，相同的目錄在聯合總目錄中多次、重復出現，影響圖書館信息管理質量。

四、確定合理工作流程的原則和條件

合理工作流程的確定與各館規模，每年進書量，人員多少及是否實行計算機管理等密切相關，不能簡單一概而論，要視各館具體情況而定，以下提出的一般原則及條件，僅供參考。

1.最佳性

在當前條件下，分編工作的工序和操作過程及實施辦法是合理的，力求減少各工序間不必要的重復工作。

2.節奏性和均衡性

分編圖書時要掌握一定的節奏，注意各道工序的均衡，各工序加工圖書既不負擔過重，又無窩工現象，使工作人員勞逸結合。

3.直流性和緊湊型

確定工作流程盡可能走直線，盡量減少曲線和回線，各工序間銜接緊湊、有序，在加工圖書的移動次數最少，傳遞方式適宜，減少勞動消耗。例如，在加工圖書時采用分批方式，用樣本書和工作單在各工序間流動，既減輕勞動強度，又減少在加工圖書的整體移動次數，加快圖書加工的進程。

4.工作效率和質量

確定的工作流程以提高工作效率和質量為目的。新制度的工作流程與以前相比，工作效率和質量得到明顯提高。否則，其工作流程不合理。

5.各工序職責分明

各工序的具體工作內容、職責范圍有明確界定，使工作人員有章可循，哪道工序出問題由本工序及時解決，杜絕推諉、扯皮現象。

6.實踐檢驗性

確定的工作流程應經得起實踐檢驗。在實際工作中，經過一段時間的試行，提高了分編工作的效率和質量，縮短了分編工作時間，得到了工作人員的認可，實踐證明是合理的。否則，必須不斷改進和提高。

五、實現圖書館分編工作流程最優化的措施

1.盡量進行小批量作業endprint