重視辦公室檔案管理規范化培養管理人才

隋麗婷

摘 要：檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發展能夠起到推動作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；創新

一、辦公室檔案管理工作的重要性

隨著時代的進步、社會的發展，辦公室檔案管理面臨著更多問題和挑戰！檔案管理是一項涉及面廣，涉及信息量大的工作，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現實意義。首先，檔案管理規范化能夠促進一個部門甚至整個單位的管理水平。檔案可以反映出部門、單位的業務水平和人事變遷情況，但本單位與其他部門產生業務關聯時，查閱對方相關檔案是雙方相互了解的最為簡便和真實的途徑。所以，檔案管理工作能夠推進單位和部門的工作進程，反映出單位的管理能力。其次，檔案管理工作規范化能夠豐富現代管理手段。檔案管理工作已經逐步自動化，網絡電子信息化檔案管理方式加強了辦公室檔案管理的準確性。充分利用計算機技術存儲，將網絡電子信息化技術應用于檔案管理工作，以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統的管理模式，不僅能夠將單位內部的各種檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免了查找上的困難，節省了大量的人力、物力、財力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時，更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準確快捷。第三，規范檔案管理工作有利于檔案管理人員素質的提升。辦公室的臨時檔案管理一般是由文書或者其他人員兼職，并未配備專業人員負責，致使工作人員的專業知識不夠，同時由于缺乏相關檔案專業的管理知識的培訓，使得很多單位辦公室檔案管理人員素質不高。規范檔案管理工作，能使執行者充分認識到檔案管理工作的重要性，提高對單位檔案管理工作的重視。在規范檔案工作的同時，有利于提高檔案工作人員素質及檔案管理水平。檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發展能夠起到推動作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。

二、如何加強辦公室檔案管理工作規范化

（1）構建檔案管理信息化平臺。構建檔案管理信息化平臺，是指將檔案數字化，從檔案的實體管理轉向信息管理，使檔案的管理方式從傳統的手工紙質管理向現代計算機管理轉變。首先是要將檔案材料信息化。將檔案材料信息化是指利用技術手段將紙質材料、聲音和錄像等文件，通過統一、完整的檔案數據庫以數字化形式進行有序存儲。建立檔案數據庫是一個循序漸進的過程，是信息化管理模式的核心。其次，建立檔案資源管理系統。用數字化存儲的方式將以各種載體形式存在的檔案資料存儲于網絡檔案信息平臺中，實現信息資源的全文存儲、網絡傳輸和智能檢索。各單位應充分認識構建的檔案管理信息化平臺的必要性和迫切性，制訂詳細的信息化建設方案，加大資金投入力度，建設一套技術完善、管理科學的信息管理系統。

（2）建設完善的辦公室管理機制。要改變傳統的辦公室檔案管理方式，規范辦公室檔案管理工作，首先要建設完善的管理機制，正規化的單位管理其實質就是依靠好的機制，從而將一切管理的井井有條。辦公室檔案管理也需要依靠良好的工作機制將其規范化，即制定適合自身發展的制度模式，進行辦公室檔案的標準化建設，對檔案材料實行全過程的管理和監控，包括材料的形成、收集、鑒定和歸檔等過程，逐步實現管理的標準化。將紙質文件按照重要性和保密性分開存放，建立存取級別制和登記制，其他非重要文件可以按照時間、類別、發文機關等分別存放，便于查閱和整理。還有一些其他類的參考資料，如設備說明書、員工學習資料等要與文件分別存放。并且，文件檔案的存放要符合檔案的存放管理時限，將有保存年限和永遠保存的文件資料分區保存。

只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。

（3）加強人才隊伍建設。辦公室檔案管理人員大都不是檔案專業或計算機專業方面的人才，從事檔案管理工作的積極性不高，在選任辦公室檔案管理工作人員時，要堅持德才兼備的標準，尤其是在道德品質方面，要挑選愛崗敬業、遵紀守法的人員從事檔案管理工作。信息時代下，檔案管理人員要增強使命感和責任感，提高自身素質，通過多種形式的學習、培訓、交流、研究，優化工作人員的知識結構；要有扎實的信息理論知識，掌握信息管理領域的相關理論和專業技能，熟悉當代政策法規，提高計算機水平。

通過改善辦公室檔案管理人員的知識結構，提升獲取新技能的意識，能增強辦公室信息方面的安全意識和保密意識，培養管理人才，從而使辦公室管理人員的業務能力和職業素質得到全面提升。

參考文獻：

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（黑龍江省哈爾濱市信訪服務中心）