新時期航空企業檔案工作運行機制研究與實踐

丁洪瓊

新時期航空企業檔案工作運行機制研究的總體目標就是要促使檔案館不斷調整思想和方法，以全新的理念駕馭檔案工作的重大變革，研究適應航空企業檔案工作發展的完善的組織、制度、工作流程和保密安全體系，搭建成熟實用的集成管理平臺，構筑特色服務機制，促進檔案信息服務向數字化、專業化和知識化的三化轉型，進一步加強檔案專業自身的建設與發展，使之更好地為本單位可持續發展提供強有力的基礎管理和檔案信息資源保障。

一、提煉全新理念，引領檔案工作運行機制創新

思想現代化是管理現代化的前提，任何工作的跨越和創新，都必須有一個嶄新而有創意的思想觀念作前導。在筆者所在的中航工業成都所（以下簡稱成都所）檔案工作運行機制創新研究與實踐互動中，檔案館確立“發掘信息資源，共享人類智慧”的信息管理核心理念，奠定檔案工作的發展基礎；確立“主動作為，堅持檔案工作服務型號研制為第一要務”的檔案工作核心理念，突出檔案工作的自身定位和企業特色；確立“理念先行、需求引領、轉型推動”的工作方式核心理念，轉變檔案工作的實踐方式；確立“數字化、專業化和知識化”的發展方向核心理念，推動檔案工作實現新跨越。面對工作對象和環境的變化，檔案館在思想觀念上進行積極有效的適應性、開拓性調整，在選擇中繼承，在繼承中創新，以理念引領發展，逐步從幕后走向前臺，從后端走向前端，從局部走向全程，從保管走向監管和控制，從信息管理走向知識管理。

二、完善檔案工作體制，加強對檔案工作的規范、導向和約束作用

檔案工作的規范性和政策性很強，形成者的義務、利用者的權利和服務者的行為都要靠相關的組織領導、制度和程序來保證。

1、檔案工作組織建設研究

按照《檔案法》及其實施辦法等有關法規文件要求，成都所早期成立了館處合一的檔案館，配備了專、兼職檔案工作隊伍。鑒于單位機構改革和人事變動，為便于有效加強全所檔案綜合管理力度，適時下發《關于調整所檔案管理相關機構和網絡成員的通知》，形成了由主管副所長直接領導、以檔案館為主體、以各部門分管檔案工作領導和專、兼職檔案員為網絡的檔案工作組織體系，并進一步明確了相關機構、各部門分管檔案工作領導和兼職檔案員的職責，保持檔案工作組織體系的正常有效運行。

在機構調整過程中，根據崗位設置等實際情況，一方面，形成了檔案館內各檔案管理工作崗位的說明書，并進行了相應的職責分工，從而進一步明確了各崗位的工作職責、崗位職責以及對人員的相關要求；另一方面，為完整地體現企業檔案部門的管理職能，取得企業中其他各相關部門的支持、配合與協調，在企業各部門調整并制訂、實施其崗位職責時，有意識地把有關檔案資料管理的相關內容納入到他們的崗位職責中去，明確相應的義務職責，從而實現整個企業內在檔案管理工作方面的高度協調與配合。

2、檔案工作制度建設研究

檔案管理是企業管理鏈中一個重要環節，其制度應涵蓋從文件形成到利用各個環節的工作內容。根據航空企業的實際情況，結合《中華人民共和國保守國家秘密法》、《企業檔案工作規范》、國家檔案局10號令等新要求，成都所創新性地將保密要求融入到各業務流程中，強化和規范檔案工作參與者的責任和義務、各門類文件材料的歸檔范圍和保管期限以及基層檔案工作管理網絡的構建，即規定做什么，由誰做，形成了覆蓋各環節、各門類檔案及各分室的管理制度，提出涵蓋電子文件生命周期的數字檔案館管理制度，為全所各項工作開展提供了強有力的檔案制度保證，使企業檔案工作有法可依、有章可循。

（1）綜合性檔案業務工作管理制度研究

結合檔案工作業務流程需求，提煉歸納在實際工作中形成和采取的一系列原則、方法，形成了包括檔案工作獎懲、統計、借閱利用、輸入輸出、分發、更改文件材料管理、編研、調撥、庫房管理、鑒定銷毀、密級資料管理等方面的綜合性檔案業務工作管理制度。

（2）各門類檔案資料管理制度研究

根據國家檔案局和航空工業檔案館相關制度要求，結合自身實際，對各門類文件材料的形成、積累、歸檔、整理、著錄標引等方面分別制定相應的管理規定，明確了各部門在檔案工作中的責任和義務，界定了各門類文件材料的歸檔范圍和保管期限。涵蓋了文書、航空產品、通用標準、科學技術研究、設備儀器、基本建設、聲像、成果專利、實物、質量、引進技術資料和經營檔案等常用門類。

（3）數字檔案館管理制度研究

結合數字檔案館建設要求，研究企業在信息技術應用和電子業務實施方面的特點，對數字檔案館的開展進行深入分析和探討，找到了適合現有管理流程的現代化檔案管理模式，形成了促進數字檔案館建設的管理制度，規范了電子文件從形成、歸檔、整理到利用的全過程管理。

（4）檔案資料分室管理制度研究

對各檔案資料分室的建立及其檔案資料管理工作的具體特點進行研究，形成了人事檔案、教育檔案、會計檔案、審計檔案、保密檔案、保衛檔案、紀檢監察案件檔案等分室檔案管理制度，規范了各分室檔案資料的管理，形成了門類齊全、制度完善、組織健全的覆蓋全所的檔案工作網絡。

3、檔案工作業務流程建設研究

為了規范企業檔案部門的管理職能行為，便于開展工作并保證其工作質量，需要有相應的工作流程來幫助業務人員達到預定的工作目標。在形成檔案工作制度體系的基礎上，對各個環節工作流程進行認真梳理，研究制訂了一套完整的具有可操作性的工作程序來引導檔案工作的順利進行，內容涵蓋企業各類檔案資料管理與服務保障全過程，是對制度體系的具體執行和補充。

4、檔案工作安全保密建設研究

建立確保檔案館和人員安全的檔案館應急預案，以及確保工作環節符合保密要求的保密二級制度，確保檔案工作的安全保密與有效服務。

（1）突發事件應急機制研究

為建立健全檔案館處置突發事件應急機制，有效預防、及時控制和迅速消除或最大限度減少突發災害事件對檔案工作人員和檔案資料造成的損害，制定了《檔案館應急預案》，明確了其適用范圍、工作原則、組織機構及職責、應急處理程序以及備災工作等有關內容。endprint

（2）檔案館保密二級制度研究

檔案館作為保密安全要害部門，結合《保密法》及其實施辦法和集團公司、研究所保密制度的有關規定，深入分析檔案工作中的保密注意事項，制定并嚴格執行相應的保密二級制度，包括檔案資料管理、資料打印復制管理、待銷毀庫房管理、調撥分發管理、信息導入導出、機器設備管理和專用資料管理等方面。

三、構建特色服務機制，以三化轉型促進檔案工作取得實效

在當前新的發展趨勢下，檔案館敏銳體察變化，找準自身角色定位，主動介入，以自我提升應對需求之變，以創新服務應對角色之變，加強三化轉型研究，確保檔案工作有效運行，真正實現檔案工作“服務”的宗旨。

1、數字化轉型研究

隨著信息技術的快速推進，傳統的檔案管理和利用手段已經無法滿足工作的需要，現代檔案工作和服務的數字化要求日益緊迫。為此，成都所檔案館以需求為導向，以用戶為中心，以利用促發展，著力加快檔案信息化進程，全面推進數字檔案館建設，打造全所先進的信息資源中心，實現資源數字化、應用網絡化和管理信息化，促進數據的有效管理、信息的快速傳遞和知識的便捷利用。

2、專業化轉型研究

在專業化服務的實踐中，學科館員制是成都所推進檔案人員與專業技術人員相結合的新嘗試。每位學科館員一對一服務于相應專業和專家，了解該專業發展動向和專家信息需求，挖掘和搜集信息資源，有針對性提供檔案資料咨詢解答、學科/專業資源推介、動態信息跟蹤報道及資料翻譯等服務。每位學科館員能“向專家學知識，在服務中成長”，經過積累和沉淀，提升自己的專業水準，通過個人的成長帶動檔案隊伍的整體提升，實現檔案服務的專業化以及檔案人才隊伍的專業化。

3、知識化轉型研究

在新時期知識化進程中，檔案館構建了基于單位內部局域網、集成多種平臺與工具的檔案情報信息服務綜合保障系統架構，實現了檔案、情報、圖書等多種信息資源的集成管理、檢索與利用，全面提升企業綜合信息管理與共享能力，以敏捷、集成服務快速響應知識管理需求的變化。通過搭建一個在網絡環境下挖掘與發揮知識資產價值并能夠創造新知識的集成平臺，深入開發、整合并加工各種專業知識，實現知識資源系統化、有序化，完成知識有效引導、組織和挖掘，實施集成知識檢索與傳遞的知識管理，提供全面的知識服務，促進檔案工作不斷取得新的突破和發展。

（作者單位：中航工業成都所檔案館）endprint