新時期檔案信息化管理的探討

武依然

二十一世紀， 信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的一個重要標志。隨著信息社會的到來， 信息技術在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎業(yè)務建設的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉移。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設， 已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案管理信息化的必要性

1.檔案管理信息化是必然趨勢。隨著現(xiàn)代科學技術的開展， 特別是計算機管理檔案軟件的開發(fā)， 以計算機應用技術為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術已經(jīng)在檔案管理系統(tǒng)中廣泛應用。但是從目前實際情況看，作為檔案主管部門的各級檔案局（館）， 由于多種條件的制約， 利用的廣度和深度還不夠。

2.檔案管理信息化更加規(guī)范。從管理的角度看，傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，按檔案管理規(guī)范的要求，通過人的實際工作對檔案進行管理.這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產(chǎn)生很大差異；檔案實行信息化管理，雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理的要求編制成計算機管理程序來實施管理，使檔案管理更加標準、規(guī)范。

二、檔案信息化管理的對策

1.明確歸檔范圍。凡作為紙質文件內(nèi)容應該歸檔的電子文件，都應該歸檔保存，并納入檔案管理范圍。與歸檔紙質文件內(nèi)容相應或相關的視頻、音頻文件，以及業(yè)務數(shù)據(jù)庫、公務電子郵件、政府網(wǎng)站內(nèi)容等也應該歸檔保存。

2.統(tǒng)一技術應用標準。應用標準不統(tǒng)一，將給電子文件的集中管理、廣泛使用、長期保存等帶來極大困難。目前，在中央辦公廳牽頭領導下，國家檔案局正同有關部門一起研制電子文件的有關技術標準。在統(tǒng)一技術標準出臺之前，各地要盡量使用兼容性強、適應范圍廣的硬件和軟件，以利于將來本地區(qū)電子文件同全國統(tǒng)一標準的接軌使用。

3.建立地區(qū)電子文件中心，構建立體網(wǎng)絡。各級國家檔案館要積極建立本地區(qū)的電子文件中心，通過在線接收、離線接收等方式實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。這種“集中統(tǒng)一”是個相對概念，強調(diào)的是在總體上和制度上要管住單位的檔案目錄，并不是把一個單位的全部檔案集中到一起，保管在一處庫房里，而是在統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度的前提下，分級負責，分庫保存。這樣既有利于維護檔案的完整與安全，又有利于進行科學決策，有助于強化管理，便于檔案的有效利用。實行一體化管理后，各子系統(tǒng)產(chǎn)生了橫向聯(lián)系，形成一個多層次、多元化的立體網(wǎng)絡，實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)庫的相互檢索利用，發(fā)揮了信息的整體功能，促進了檔案資料的信息交流和資源共享。

三、檔案信息化的安全問題

檔案信息化的發(fā)展，在提高工作效率、促進檔案工作發(fā)展、實現(xiàn)檔案信息資源共享、給利用者帶來極大便利的同時，也帶來了像病毒傳播、非法訪問等問題。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全。

1.對電子文件進行安全備份。將本單位所有電子文件在異地備份一套，其中劃入永久保存的，還要轉換成紙質或縮微膠卷，實行異質備份，以確保電子文件安全。已建立電子文件中心的，由電子文件中心統(tǒng)一進行電子文件的異地異質備份。原則上，無論是檔案館，還是檔案室，所有應歸檔保存的電子文件都應至少有一套異地備份，所有劃入永久保存的重要電子文件，都要盡快轉換成紙質或縮微膠卷保存。

2.通過建立健全檔案安全管理體系，解決檔案信息共享與檔案保密需求間的矛盾。通過引入相應的信息安全技術和制度體系，對檔案信息進行全程監(jiān)督和管理，以有效解決信息化管理工作中的信息安全問題。操作系統(tǒng)安全是檔案信息安全最基礎的屏障，隨著信息攻擊活動向縱深發(fā)展，安全攻擊的目標往往是漏洞多的操作系統(tǒng)。因此在檔案信息安全建設中，客戶機和服務器應該要定期利用漏洞掃描工具檢測系統(tǒng)漏洞和系統(tǒng)配置情況，定期給操作系統(tǒng)打補丁，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，堵住各種安全漏洞，并采取堅實有效的防病毒技術。防火墻技術是一種前端網(wǎng)絡設備，主要部署在數(shù)字化檔案館（室）的內(nèi)部網(wǎng)絡和外部網(wǎng)絡之間，對非法信息進入計算機起到屏障作用，是兩個網(wǎng)絡之間執(zhí)行控制與安全策略的保障設備，通過安全訪問控制保護內(nèi)部檔案信息應用的安全。

3.加強對電子文件信息系統(tǒng)和載體的安全檢測。要按照國家規(guī)定的信息安全等級標準分級，建立電子文件的信息系統(tǒng)和安全防護體系，加強網(wǎng)絡安全管理，執(zhí)行各項嚴格的安全管理制度，要對電子文件的存儲介質進行檢驗和認證，保障設備和軟件安全可用、信息不會被輕易篡改或竊取。要加強對內(nèi)部系統(tǒng)、內(nèi)部使用的涉密計算機及涉密載體的安全保密措施，嚴防文件在內(nèi)部傳輸過程中被竊密。要隨時關注電子文件的安全保護技術研究的進展，及時引入先進的技術，確保檔案安全，更好地服務社會。

（作者單位：石家莊市社區(qū)衛(wèi)生服務管理中心）