淺談養老保險檔案規范化管理

姚慧榮

隨著企業改革的深化和機關事業單位人事制度改革的逐步深入，職工的流動性進一步加大，大量職工由原來的“單位人”變為“社會人”，加之養老保險覆蓋面的擴大和退休人員的逐年增加，職工養老保險的檔案數量也在逐年增加。傳統的管理方式和陳舊的手工操作方法，已經不適應形勢發展的要求，也不能滿足養老保險業務的需求，實現職工養老保險檔案管理的現代化、科學化、規范化迫在眉睫。

一、職工養老保險檔案管理存在的主要問題

統一的社會保險檔案管理法規實行較晚，管理不統一。我國自2009年9月才出臺實施了《社會保險業務檔案管理規定》，之前一直沒有統一的社會保險檔案管理的規定，檔案管理部門也沒有把其列入管理范圍。社會保險經辦機構，根據各自的工作需要，制定了一些辦法和要求，但并不統一、不規范。一些職工遺失養老保險檔案資料的情況時有發生，特別是一些流動人員，自己保存有關參保資料的現象較多，雖然養老保險經辦機構和勞動保障部門提出了要求，并且設立了保管檔案的機構和人員，但由于沒有過硬的措施和規定，加之參保人員對此認識不夠，仍然有很大一部分流動人員保存著個人的參保檔案資料。一些單位的勞資人員不及時將養老保險的有關資料歸檔或不認真辦理的問題也不同程度的存在，給參保人員享受保險待遇帶來麻煩，有的還引起爭議。

養老保險檔案管理水平不高，影響社會保險業務的開展。近年來，隨著養老保險業務量的逐步加大，特別是國務院決定將退休人員實行社會化管理服務以后，職工退休后，各種待遇的享受，都由社會保險來負責。為了更好的做好服務，各級政府和社會保險部門，加大了職工養老保險檔案的管理力度，投入了一定的資金建設檔案室、購置設備、開發管理軟件等。但由于這項工作剛剛起步，還沒有實現軟件、硬件和管理人員相配套，有的軟件不成熟或不能完全適應保險業務的需要，特別是由于沒有統一標準，全省甚至全市無法實現聯網和資源共享，不僅造成資金的浪費，也影響養老保險業務的開展。有的硬件陳舊落后，與軟件不能匹配，有的沒有專業人員，現代化技術不能發揮出應有的管理效能。在縣區一級，多數仍然沿用過去手工操作的陳舊管理方式，不僅效率低，質量也較差，查找數據資料費時費力，準確度也難以保證，直接影響工作的開展。

養老保險檔案信息開發利用程度不高，浪費了大量信息資源。我市的企業職工養老保險開展了近20年，機關事業單位職工養老保險也搞了近10年時間，職工養老保險積累了大量的檔案信息資料，但這些信息資料的開發利用仍處在“初級階段”，主要用于職工計算養老保險待遇和離退休人員養老金調整等方面，即服務職工個人。而服務社會、推動社會保險事業的發展和為領導決策等方面幾乎沒有開發和利用。

二、職工養老保險檔案管理設想與建議

職工養老保險檔案管理工作，近年來已經引起了有關部門的重視，采取了一些措施，也取得了很大成績，特別是國家出臺《社會保險業務檔案管理規定》和《國家檔案局9號令》后，我省對此項工作十分重視，對各市、縣區加強了督導，并要求在規定時間內接受社會保險檔案的驗收。根據工作實際，筆者認為，今后應從以下方面加大工作力度。

第一，加快職工養老保險檔案管理的現代化，改變陳舊落后的管理方式與手段。僅秦皇島機關事業單位養老保險參保職工已達12.21萬人，傳統檔案管理和紙質目錄檢查根本無法滿足檔案管理和事業發展需要，所以職工養老保險檔案管理現代化，是適應時代需求，發展職工養老保險業務的必然要求。要克服資金緊張的困難，采取多渠道籌集資金，多種措施并舉的辦法，“軟”、“硬”件一起上，上下一起動。在全省甚至全國范圍內統一構建安全、高速網絡，開發結構合理、功能齊全、界面友好的應用軟件，實現省內信息、數據共享，以適應當前參保人員流動性大，異地辦理業務量不斷增加的實際情況。

第二，加強對職工養老保險檔案管理工作的宣傳，營造良好的社會氛圍。由于職工養老保險工作歷史較短，檔案管理工作開展時間更短，并且需要職工退休以后才能顯現作用，加之過去宣傳力度不夠，很多人對養老保險的有關規定和具體業務不太了解，職工養老保險檔案的作用知之更少，還沒有引起廣大職工的關注。在職職工養老保險檔案資料和個人基本信息的收集填寫中，有的不認真填寫，有的甚至長時間放在自己手中保管等等。通過廣泛深入的宣傳，使人們認識到養老保險檔案與每個參保職工利益密切相關，不僅關系自身的老有所養，也關系整個保險事業的發展和管理水平。加強職工養老保險檔案管理工作，僅靠養老保險經辦機構是遠遠不夠的，需要有關部門的支持，需要參保職工和各單位的密切配合。

第三，加強職工養老保險檔案的開發利用，發揮服務職工和社會事業的效能。在職工養老保險檔案信息的開發與利用工作中，應從目前單純為職工個人服務變為服務社會事業，從由只為計算職工養老保險待遇到為保險事業的發展提供依據。如根據職工養老保險檔案，編制養老保險基金收支計劃，預測未來若干年養老保險基金使用情況，為養老保險事業的發展提供前瞻性設想。根據職工養老保險檔案職工的基本情況，對若干年參保人員享受待遇情況進行預測和計算，為調整職工離退休待遇提供依據等等。

第四，加強職工養老保險檔案管理工作研究，適應改革發展和保險事業的要求。職工養老保險檔案管理工作是一項專業性、技術性較強的工作，必須根據其特點，按照與時俱進的要求，不斷加以改進、完善、提高和創新。隨著電子計算機、多媒體技術等現代化手段的廣泛應用，職工養老保險檔案管理，也必須跟上時代的發展，用現代化管理的理論，加強對職工養老保險檔案管理方式與方法的研究，使職工養老保險檔案管理工作體現時代性和先進性，適應形勢發展和社會保險事業發展的要求。

（作者單位：秦皇島市機關事業養老保險處）