現(xiàn)代檔案管理科學(xué)化管理的重要性

張永寬

摘 要：檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，現(xiàn)代檔案管理要求去糟求精，將傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)來過來進(jìn)行革新，提取出精髓，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，來讓其得到更好的應(yīng)用，為檔案利用提供機(jī)會，創(chuàng)造條件。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)化 機(jī)會

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（c）-0180-01

檔案作為時(shí)代的記錄，社會的記錄，企業(yè)的記錄，是我們?nèi)祟惏l(fā)展歷史的記錄，檔案管理工作一直都存在，只是在不同的時(shí)代中扮演著不同的角色，但是均發(fā)揮著同樣的作用，為歷史提供鑒證，為以后的發(fā)展提供依據(jù)。檔案作為現(xiàn)代社會比較重要的信息資源，其管理的科學(xué)化對于其工作質(zhì)量和效率具有不小的提升，該文就檔案管理的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行了研究分析。

1 檔案管理的問題

（1）檔案管理的重要性被忽視。很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作都沒有一個(gè)比較科學(xué)客觀的認(rèn)識，將檔案當(dāng)做企業(yè)和單位的附屬部門，認(rèn)為其主要是對企業(yè)的檔案進(jìn)行保存的部門，無法給企業(yè)和單位帶來實(shí)際性的經(jīng)濟(jì)利益，因此沒有對其產(chǎn)生重視的態(tài)度，對于檔案的保存和管理比較疏忽，因此檔案工作在內(nèi)部的不到重視。

（2）檔案管理不規(guī)范。檔案管理人員目前很多都是兼職或者非本專業(yè)人員，他們本身的檔案知識和檔案意識不強(qiáng)，在執(zhí)行檔案管理操作的時(shí)候，并沒有嚴(yán)格的按照檔案管理規(guī)范來進(jìn)行，對于檔案的交接手續(xù)等均沒有仔細(xì)的核實(shí)，也沒有簽字，因此檔案的丟失和不全情況經(jīng)常發(fā)生，導(dǎo)致了這些問題的責(zé)任界定存在困難。

（3）檔案管理水平落后，技術(shù)力量支持不足。檔案管理人員并沒有經(jīng)過培訓(xùn)和思想教育，其往往還兼顧其他工作，因此工作起來其精力被分散，導(dǎo)致了檔案資料失真和時(shí)效性比較差，因此檔案和實(shí)際情況具有一定的出入，檔案信息不完全。

（4）檔案管理宣傳教育力度不足。檔案人員對檔案的重要性沒有進(jìn)行普及，以至于社會大眾無法深刻的認(rèn)識到檔案資源的重要性，還有就是檔案管理因?yàn)閷I(yè)性比較高，需要較多的時(shí)間來管理，而宣傳不到位，使得檔案人員使用的方式和知識均比較落后。

（5）檔案管理人員缺乏對自身的認(rèn)識。檔案人員并沒有將檔案工作當(dāng)成一個(gè)具有發(fā)展前景的工作來對待，對自身也是比較疏忽，不能夠去努力的提升自身的專業(yè)技能，因此檔案管理工作就變得止步不前，消極的思想影響了工作，導(dǎo)致了工作的無進(jìn)展可言。

（6）檔案管理模式陳舊。檔案管理在我國開展了很多年，也形成了比較固定的模式和方式，導(dǎo)致了檔案管理模式跟不上時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)和軟件的應(yīng)用還不夠全面，檔案手工操作的輕比較多，占據(jù)了比較大的人力、物力和空間。

2 檔案管理對策及思考

檔案記錄的是企事業(yè)、社會等等的發(fā)展歷程，對于其發(fā)展中優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行了記載，而且還包含了國家政策和社會市場需求等等信息，是企事業(yè)和群眾獲取信息的來源。針對以上存在的問題，就檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)思考及對策。

（1）嚴(yán)格按程序交接。檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負(fù)責(zé)。

（2）強(qiáng)化檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個(gè)人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。

（3）健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（4）建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到檔案的依據(jù)作用。

（5）加強(qiáng)宣傳工作，提升檔案人員的工作積極性。檔案工作需要通過宣傳來實(shí)現(xiàn)發(fā)展，宣傳不僅僅是向社會普及檔案管理的重要性，還包括了對檔案人員和企業(yè)內(nèi)部人員的思想觀念，讓工作人員能夠?qū)n案的重要性給予認(rèn)識，看到該事業(yè)的發(fā)展前景，積極的投入其中。宣傳工作做得好，可以讓大家在進(jìn)行檔案提交的時(shí)候，注重檔案的規(guī)范性，能夠提升檔案工作的效率，提升檔案的質(zhì)量。檔案管理要求工作人員從思想上引起重視，通過各方面的努力配合來共同實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效和高質(zhì)量。

（6）加強(qiáng)檔案資料在群眾中的重要性認(rèn)識。檔案對于現(xiàn)代社會的重要性不言而喻，可是因?yàn)樾麄鞑坏轿换蛘吖ぷ鞑灰?guī)范，使得大家對于檔案信息的重要性沒有一個(gè)比較清楚的認(rèn)識，對檔案資料的重要性進(jìn)行普及，有利于群眾對檔案的了解，提升群眾對檔案的利用需求，增加檔案的利用率。

（7）建立檔案信息化工作。檔案管理加入信息化技術(shù)后能夠符合現(xiàn)代檔案管理的需求，其效率更高，工作質(zhì)量更高，而且開放式和信息化的檔案管理模式，能夠讓檔案管理工作得到更多的利用，對其發(fā)展具有非常好的促進(jìn)作用，對于企業(yè)和單位對信息的利用提供了更好的額渠道。

總而言之，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，現(xiàn)代檔案管理要求去糟求精，將傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)來過來進(jìn)行革新，提取出精髓，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，來讓其得到更好的應(yīng)用，為檔案利用提供機(jī)會，創(chuàng)造條件。

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