淺析新時期檔案信息化建設

薄一博　劉宵靜

摘 要：如今電子檔案已經在社會各個機關單位得到了廣泛應用，這些發展對電子檔案管理流程工作提出了新的挑戰。在新的挑戰面前檔案管理部門必須將檔案管理的重點放在如何把文件、錄像、照片等原始記錄轉化為方便使用的電子信息上，并及時、高效、真實的提供給信息使用者，以此來適應新時期檔案信息化的發展需求。本文通過分析檔案信息化建設的重要性對新時期檔案信息化建設提出些許建議。

關鍵詞：信息資源；檔案信息化；電子檔案管理

當今社會信息化的迅猛發展，人類社會逐漸向信息化社會的邁進，信息技術已經成為當代社會最具潛力的新生產力，電子信息在人們的社會生活中所占的比例越來越大。

而隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案本身也發生了轉變。檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先的可視記錄識別轉變成了依賴機器識別的代碼型，也就是電子檔案，進而檔案管理模式也從傳統的手工模式不斷變化其管理流程。檔案管理者需轉變觀念、通過計算機網絡為人民服務，促使檔案管理緊跟時代步伐。

1 充分理解檔案信息化建設的重要性

1.1 在現代化電子檔案建設過程中必須重新思考檔案管理理論和方法

由于現代計算機科學技術在檔案管理中的大范圍應用，新的檔案管理理論和方法不斷涌現，進而遇到一些新的問題。如機關檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的綜合能力問題、電子檔案的管理問題、電子檔案的收集鑒定問題等，對于這些新問題，檔案界都必須有相應的理論和技術支持。

1.2 電子檔案建設的根本目標是提高檔案信息化的管理水平

要實現檔案信息化，就必須創建科學有效的電子檔案管理系統，充分合理的使用電子檔案。檔案信息化建設是一個循序漸進的過程，在這過程中，人們要做好幾項工作：1、對收集而來的資料進行規范化管理，保護信息資源原始性的同時改進電子檔案的管理流程；2、根據信息資源的收集與處理流程來設計相應的計算機軟件程序，使之更好的為電子檔案工作服務；3、在電子檔案的保管中建立完善的控制程序與制度，確保電子檔案的安全。

另外，在檔案信息化建設過程中必須立足當前并認識長遠，坦然面對并解決檔案信息化過程中會出現的種種問題，進而提高檔案信息化的管理水平。

2 檔案信息化過程中電子檔案在實際應用中的發展趨勢

自動化辦公、無紙化辦公等在我國這十幾年的發展來看，促使了電子檔案的生成，也使得檔案信息的生成方式發生了很大的變化，諸如文件的起草、簽發等過程可以在計算機技術的支持下更快捷方便的進行，這樣電子檔案的利用方式與傳統紙質檔案的利用方式就會出現很大的差異。這就要求電子檔案的管理者具備更高的計算機科學知識，所以，現代檔案工作的重點也應該適應數字化管理的需求，從實體紙質等檔案管理轉變成對信息資源的管理，以信息管理為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案進行處理，使之成為可利用和保存的電子檔案。

另外，經過處理的信息資源是可以被共享和多平臺利用的信息資源，電子檔案資源只有通過信息化處理，才能真正實現檔案資源信息的價值，進而為社會經濟發展、科技進步等各個領域提供更全面快捷的服務，使之成為未來信息化社會的寶貴資源。由此看來，檔案信息化工程中電子檔案的應用是檔案利用工作發展的必然趨勢。

3 新時期推進檔案信息化建設的幾點建議

3.1 規范電子文件檔案的收集和管理工作

電子文件的收集和歸檔是檔案信息化的基礎工作，也是最重要的工作之一，確保收集到的信息資源的原始性和真實性是檔案收集機構的重中之重。檔案部門要以《電子文件歸檔與管理規范》為依據，對收集到的檔案進行鑒別與篩選，加強對檔案真實可信度的調查，確保有價值的信息資源歸檔，保護電子檔案的完整、真實和有效性。

3.2 加強檔案信息化人才建設

檔案管理人員的整體素質決定了檔案信息化進程的快慢，檔案管理人員是信息資源與資源使用者之間聯系的紐帶，起到至關重要的作用，檔案的信息化過程中需要大量的具備檔案管理與計算機科學技術的綜合型人才。檔案人員除了需具備檔案管理技術以外還需要有一定的計算機技術，能熟練地運用計算機進行檔案信息的錄入與收集工作，還必須懂得一定的網絡知識，能夠給用戶快速提供有效的信息資源。所以，檔案管理部門不但要配備檔案保護與管理方面的人才，還需要對檔案管理人員進行計算機方面的培訓，使他們的能力能夠適應新時期檔案信息化的發展需求，為未來信息化社會提供人才保障。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

電子檔案固然有很多優點，但是信息資源的安全性卻是一個不可忽視的問題，對于檔案信息化建設中所遇到的安全性問題主要有兩個方面：其一是檔案信息安全儲存，信息儲存中要增強網絡安全意識和計算機防護意識，加強計算機網絡系統的監控，采取各種手段和措施來確保信息的安全。其二是檔案信息的安全利用，這就要求管理者做好網絡身份認證和密匙管理，設備要安裝殺毒軟件和防火墻，防止病毒和黑客的入侵，各種數據要及時進行備份和銷毀。一方面確保信息能夠安全儲存，一方面保證了信息的安全管理。

綜上所述，現代檔案管理必須向著檔案信息化發展，電子檔案的應用在未來社會必將成為主流，而科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進、不斷提高管理水平才能適應現代社會的發展需求，開創檔案管理工作的新局面。

參考文獻

[1]馮惠玲，檔案學概論[M]，中國人民大學出版社，2013，4.

[2]羅南，淺談高校檔案信息化建設與管理[J ]. 黑龍江科技信息， 2010.9.

[3]梁建梅，教學檔案管理與信息化建設[M].中國書籍出版社，2000.9.

[4]楊公之，檔案信息化導論[M ]. 中國檔案出版社，2001，9

[5]薛四新，檔案信息化應用系統建設 [M]. 機械工業出版社，2006.1